Hier moet je op letten bij het maken van een RACI

Wat is RACI?

RACI staat voor Responsible (Verantwoordelijk), Accountable (Aanspreekbaar), Consulted (Geraadpleegd) en Informed (Geïnformeerd). De RACI-methodiek is ontworpen om verschillende problemen en uitdagingen in organisaties en projecten aan te pakken. Het is een krachtig hulpmiddel voor het definiëren en communiceren van taken en verantwoordelijkheden.

Het wordt vaak weergegeven in de vorm van een matrix waarin taken en verantwoordelijkheden worden toegewezen aan specifieke rollen of individuen. De toepassingen hiervan zijn ontzettend breed. Voorbeelden hiervan zijn het uitvoeren van taken binnen projecten, als onderdeel van organisatieontwikkeling maar zeker ook bij thema’s als compliance en regelgeving waarin het specifiek toekennen van rollen en verantwoordelijkheden een grote rol speelt.

Waarom een RACI?

Als wij met klanten in gesprek gaan over de RACI methodiek is vaak niet bekend welke problemen je hiermee zoal kunt oplossen. Denk hierbij aan:

• Verwarring en onduidelijkheid: Een van de meest voorkomende problemen in organisaties is de verwarring over wie verantwoordelijk is voor wat. RACI brengt duidelijkheid en transparantie in de toewijzing van verantwoordelijkheden.
• Dubbel werk en overlap: Zonder een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden kunnen teamleden onbedoeld dezelfde taken uitvoeren of zich in elkaars werkgebieden begeven.
• Verantwoordelijkheid vermijden: In sommige gevallen kunnen mensen proberen verantwoordelijkheid te ontlopen. RACI maakt het moeilijker om verantwoordelijkheid te vermijden, omdat er duidelijk wordt aangegeven wie aanspreekbaar is.
• Miscommunicatie: Slechte communicatie leidt tot fouten en vertragingen. RACI zorgt voor betere communicatie door aan te geven wie moet worden geraadpleegd en geïnformeerd bij verschillende activiteiten.
• Risicobeheer: Het identificeren van risico’s en het aanwijzen van verantwoordelijken voor het beheersen ervan is essentieel voor het succes van projecten en organisaties
• Efficiëntie en productiviteit: Door de juiste mensen verantwoordelijk te maken voor specifieke taken, wordt de efficiëntie en productiviteit verbeterd. Teamleden weten wat er van hen wordt verwacht en kunnen zich richten op hun toegewezen taken.
• Besluitvorming: In besluitvormingsprocessen kan het onduidelijk zijn wie de uiteindelijke beslisser is. RACI verduidelijkt deze rol en voorkomt dat besluiten in de lucht blijven hangen.
• Verandering en groei: Wanneer organisaties groeien, nieuwe processen implementeren of hun structuur wijzigen, kan RACI helpen bij het beheren van deze veranderingen door duidelijkheid te verschaffen over de nieuwe rollen en verantwoordelijkheden.

Kortom, de RACI-methodiek is een waardevol instrument om een breed scala aan organisatorische uitdagingen aan te pakken door duidelijkheid te scheppen, verantwoordelijkheden vast te stellen en de communicatie te verbeteren. Het helpt bij het voorkomen van problemen en draagt bij aan een effectievere en efficiëntere werkomgeving.

Maken van een RACI-matrix

Het opstellen van een RACI doe je door een tabel te maken. In de bovenste rij staan de rollen en in de eerste kolom staan de taken. Zo worden de verschillende rollen en taken aan elkaar verbonden.
Zie onderstaand fictieve voorbeeld over hoe een gezin de huishoudelijke taken heeft verdeeld:

RACI binnen een organisatie

Het vorige voorbeeld is eenvoudig en klein. Een RACI kan echter ook een stuk groter worden, bijvoorbeeld bij organisaties. Daarin is er vaak sprake van complexe processen, meerdere afdelingen en stakeholders. In dat geval zal de RACI waarschijnlijk nog relevanter zijn, want het gevaar van langs elkaar heen werken is dan vele malen groter. Na het opstellen en het invullen van een RACI, kan worden gestuurd op de inzichten die de RACI biedt. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

• Per taak is er 1 ‘A’ nodig. Niet meer (geen twee kapiteins op een schip) en niet minder (geen eigenaarschap betekent dat taken geen prioriteit krijgen).
• Te weinig of geen R’s bij een bepaalde taak, betekent dat die taak niet afkomt. Te veel R’s kan leiden tot verwarring of inefficiëntie.
• Indien er bij een taak veel C’s zijn voor een bepaalde taak, zou het wel eens kunnen zijn dat het een heel stroperig proces is. Immers mogen veel mensen zich bemoeien met deze taak.
• Te weinig C’s of I’s kan erop duiden (te) weinig mensen betrokken zijn bij deze taak en dat er mogelijk beter of meer gecommuniceerd moet worden.

Ben je bezig met het inrichten van een project of het opstellen van een functieprofiel? Denk dan eens aan een RACI. Het bespaart ‘uitzoektijd’ en geeft jezelf en je collega’s veel overzicht en duidelijkheid.

Wil je zelf leren hoe je een RACI maakt of wil je één van de andere 35 Lean tools zelf leren gebruiken? Overweeg dan om een Lean Yellow Belt of Lean Green Belt training te volgen. Wij vertellen je er graag meer over.

Geschreven door Robert-Paul Kottman.