Dat is een rare uitspraak voor een Lean-consultant/trainer. Iemand die passie heeft voor Continu Verbeteren, graag processen in kaart brengt, dagstarts inricht, verbeterborden maakt.
Kortom: ik ben wel overtuigd van het gebruik van de Lean-tools en geloof oprecht in Lean werken en Continu Verbeteren. Maar …
Ik geloof dat dit alleen maar duurzaam in een organisatie werkt, wanneer daar ook de juiste cultuur heerst. De houding en het gedrag van de mensen in de organisatie bepalen of het continu verbeteren ook stand houdt.
Wat versta ik onder een Continu Verbeter cultuur?
Een cultuur waarin verbeteren een normaal onderdeel is van het werk. Waarin tijd vrijgemaakt wordt voor verbeteren en men gemotiveerd is om met verbeteringen aan de slag te gaan. Dit betekent ook dat er de wil is om te leren, dus elkaar feedback geven en ontvangen is heel normaal. Waarin het juist goed is als je even stopt met wat je aan het doen bent, omdat bijvoorbeeld de kwaliteit in gevaar komt. Een cultuur waarin genoeg tijd is om je werk goed te doen.
Om de juiste cultuur te creëren hebben de medewerkers hier een aandeel in, maar ook de leidinggevenden alsook de structuren van de organisatie spelen hierin een rol.
Als medewerker moet je gemotiveerd zijn om je werk elke dag een beetje beter te willen doen. Moet je openstaan voor veranderingen, openstaan voor feedback geven en ontvangen.
Als leidinggevende moet je je medewerkers in hun kracht zetten: waar zijn ze goed in en hoe benut ik dat het best. Geef je heldere doelen aan waar het team naar werkt, dit geldt voor alle lagen in de organisatie. En zorg je ervoor dat hier continu op gestuurd wordt.
Als organisatie zorg je voor procesmatig werken, waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen, waar een structuur van dagstarts, weekstart etc zorgt voor dagelijkse aandacht voor Continu Verbeteren.
Natuurlijk is bovenstaande niet volledig en kun je dit nog veel specifieker maken of onderdelen uitlichten die voor jouw organisatie van belang zijn. Belangrijker is dat er aandacht voor de cultuur is en dat Lean niet alleen bestaat uit de set van tools of de trainingen die gegeven worden.
Volgens het model ‘The four building blocks of change’ van McKinsey zijn vier dingen belangrijk wanneer je wilt dat mensen een gedragsverandering ondergaan:
- Begrip kweken voor de verandering, zijn mensen overtuigd van het nut ervan (ik snap het)
- Veranderingen versterken vanuit de formele mechanismen (het wordt ondersteund door de structuren en afspraken in de organisatie)
- Zorgen dat iedereen de vaardigheden hiervoor ontwikkelt (ik kan het)
- Zorgen voor goede rolmodellen (zie ik mijn collega’s en leidinggevende hetzelfde doen)
Naar mijn mening kun je deze vier onderdelen ook leggen naast de implementatie van Lean in de organisatie:
- Snapt iedereen in de organisatie waarom we Lean willen gebruiken, waar gaat Lean ons bij helpen?
- Hebben we in de organisatie dag/weekstarts lopen, zijn de doelen goed doorvertaald en sturen we hierop dmv KPI’s?
- Hebben we iedereen getraind in Lean (white, yellow, greenbelt, feedback geven etc)
- Hoe is de feedback-cultuur? Kan ik mensen makkelijk aanspreken wanneer we niet meer verbeteren of we ons niet meer verbazen? Zie ik de directie en leidinggevende ook het gedrag vertonen dat hoort bij Continu Verbeteren?
Kortom: besteed aandacht aan de cultuur in je organisatie. Aandacht voor houding en gedrag kan niet ontbreken bij een duurzame Lean implementatie!