Slimmer werken, wat is dat?
We kennen en horen het allemaal: hoge werkdruk!
Er ligt veel werk, er zijn te weinig collega’s en met de aantrekkende markt en toename van vacatures, zal dat voorlopig niet minder worden. Het risico is dat we te veel blijven hangen in de waan van de dag en niet meer aan continu verbeteren toekomen.
“Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg”
Dit klinkt misschien als een dooddoener. Maar deze uitspraak van Albert Einstein is in de kern waar het om draait. Echter zijn we van nature gewend om ons werk uit te voeren zoals we dat al jaren doen: ‘Waarom veranderen als wat ik deed altijd werkte?’. Daar is op het eerste gezicht iets voor te zeggen zo lang de klanten jouw dienstverlening of jouw product goed blijven vinden.
Wie bepaalt wat goed is?
Vanuit Lean Six Sigma staat de klantwaarde altijd centraal. De levensvatbaarheid van het bedrijf waar je voor werkt, hangt in grote mate af of jij voldoet aan de klantwaarde.
Zoals je in de eerste alinea kon lezen verandert de markt op dit moment drastisch. De economie trekt aan en veel vacatures blijven open staan. Dat betekent dat er meer op de schouders terecht komt van de huidige medewerkers binnen een bedrijf.
Kritische klanten
Tegelijkertijd zal de klant zijn klantwens niet naar beneden bijstellen, omdat bedrijven meer vacatures open hebben staan. Sterker nog, door de vele (online) mogelijkheden is er veel keuzevrijheid voor een klant en zul je je moeten onderscheiden om de klant tevreden te stellen.
Dat is ook precies de reden dat ‘doen wat je deed’ in veel gevallen niet meer werkt. Waar jouw product of dienstverlening in het verleden nog voldeed aan de klantwens, verwacht de klant inmiddels een stapje meer. Ondanks dat het product nog net zo goed is als 2 jaar terug.
“Leuk allemaal, maar je begon over werkdruk…”
Zeker, dat ben ik niet vergeten. Maar de uitleg over ‘doen wat je deed’ was belangrijk. Waarom?
De combinatie van de veranderende klantwens met een arbeidsmarkt waarin meer druk komt te liggen op de zittende medewerkers, levert een situatie op waarin ‘doen wat je deed’ wringt. Soms wordt dat opgelost door extra uren werk of tijdelijke inhuur, maar een bestendige oplossing is dat niet.
We moeten ons aanpassen. Het werk slimmer regelen, automatiseren waar dat mogelijk is en/of een combinatie hiervan. Slimmer werken is ook kritisch kijken naar hoe ons werk(proces) loopt en beoordelen of alle stappen wel nodig zijn. Vrijwel altijd ontdekken we wel processtappen die ooit ingevoerd zijn, maar waarvan niemand meer weet waarom dat ook alweer moest. Dat is geen verwijt, zo ontstaan processen nou eenmaal in de loop van de tijd.
“Maar hoe doen we dat slimmer werken dan?”
Goede vraag! Het is namelijk, zeker de eerste keer, niet altijd makkelijk om je eigen werkprocessen in kaart te brengen. Vooral omdat dat ook nog eens op verschillende manieren kan.
Mijn tip: vraag je bij elke handeling af of dat een handeling is die waarde toevoegt voor de klant. Is jouw klant bereid te betalen voor die handeling? Is het antwoord nee? Is de handeling ook niet wettelijk verplicht? Dan is de kans groot dat die handeling overbodig is.
Heb je mensen binnen de organisatie met een ‘Lean belt’ rondlopen? Vraag hen om hulp! Deze medewerkers zijn getraind om samen met jou objectief een proces in kaart te brengen. Ook zijn de lean belts in staat om jou te helpen je werkprocessen slimmer vorm te geven.
Zijn deze belts er niet? Dan kun je natuurlijk ook altijd bij Bureau Tromp terecht. Je kunt zélf een Lean Six Sigma opleiding volgen om Lean Six Sigma expert te worden, maar je kunt ons natuurlijk ook altijd inschakelen bij het slimmer maken van jullie werkprocessen. We helpen je daar graag bij!
