Binnen Lean Six Sigma draait het allemaal om het verbeteren van processen. Een cruciaal onderdeel om een proces te verbeteren, is om eerst het proces in kaart te brengen. Dit wordt ook wel Process Mapping genoemd. Er zijn vele manieren om dit te doen, de meest bekende variant is een Value Stream Map. Een andere veel gebruikte variant die organisaties gebruiken is een stroomdiagram, ook wel een flowchart genoemd. Wil jij meer weten over hoe je een stroomdiagram kunt gebruiken om een proces in kaart te brengen? Lees dan vooral verder.
Wat is een stroomdiagram?
Zoals omschreven is een stroomdiagram een manier om een proces in kaart te brengen. Want hoe kun je een proces verbeteren zonder dat je het kunt zien? Het is daarom belangrijk om een proces te visualiseren om het proces te begrijpen. Een stroomdiagram helpt daarbij, doordat het alle stappen van het proces in kaart brengt. Dit helpt om mogelijke vormen van verspilling te zien of een bottleneck te herkennen. Stroomdiagrammen worden bij heel veel organisaties gebruikt voor verschillende doeleinden. Bijvoorbeeld om een proces te documenteren, structuur van een organisatie te laten zien (organogram), maar ook om de stappen van een algoritme weer te geven. Het voordeel van een stroomdiagram is dat het voor iedereen leesbaar is en vaak makkelijk te begrijpen. Zelfs een complex proces kun je aan de hand van een stroomdiagram simpel weergeven. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van een stroomdiagram:
Hoe maak je een stroomdiagram?
Het fijne van een stroomdiagram is dat hij vrij gemakkelijk te maken is. Voordat je begint is het verstandig om een aantal stappen te doorlopen.
Stap 1: Bepaal het doel
Het maken van een stroomdiagram begint bij het bepalen waarvan je dit wilt doen. Welk proces wil je in kaart gaan brengen en waarom? Wat wil je bereiken ermee? Het doel bepaalt van welk proces je het stroomdiagram wil maken, maar ook wat het start- en eindpunt is.
Stap 2: Betrek de juiste mensen
Als het doel duidelijk is, is het belangrijk om de juiste mensen te betrekken. Een stroomdiagram maak je niet alleen, hier heb je de hulp van collega’s voor nodig die onderdeel zijn van het proces. Zij weten hoe het proces verloopt en kunnen vertellen welke stappen genomen worden.
Stap 4: Kies een programma
Een stroomdiagram is tegenwoordig heel makkelijk te maken. Vele softwarepakketten bieden de mogelijkheid om met standaard symbolen aan de slag te gaan. Onze voorkeur gaat uit naar Microsoft Visio. Dit is een programma dat gespecialiseerd is in het maken van onder andere stroomdiagrammen. Het nadeel is dat Visio een apart programma is binnen Microsoft Office, waar betaald voor moet worden. Er zijn ook goedkopere alternatieven. Zo biedt Microsoft Office ook de mogelijkheid binnen Word, Excel en PowerPoint een diagram te maken. Binnen deze laatste drie opties vind je onder ‘Invoegen’ – ‘Vormen’ de symbolen om een stroomdiagram te maken.
Stap 4: Teken het proces
Begin met in hoofdlijnen te omschrijven hoe het proces verloopt, van begin tot eind. Voor het maken van een stroomdiagram worden vaste symbolen gebruikt. Dit zijn veelal een rechthoek, ruit, pijl en een ovaal. Een aantal symbolen zijn hieronder weergegeven, met daarbij aangegeven waarvoor ze gebruikt worden. Er zijn nog vele andere vormen die gebruikt kunnen worden, zoals bijvoorbeeld documenten en databases.
Zodra je een stroomdiagram hebt gemaakt zal het helpen in het begrijpen van het proces. De verschillende softwarepakketten maken het tegenwoordig heel makkelijk om met een stroomdiagram aan de slag te gaan. Probeer het vooral zelf maar eens uit en je zult zelf merken hoe makkelijk het is.
