Lean leiderschap (3 tips)

Het toepassen van Lean Leiderschap

Ondanks de vele successen in de toepassing van Lean en Six Sigma, zien wij veel organisaties stoeien met het omarmen van een dagelijkse verbetercultuur. Dat is niet zo vreemd, want cultuur zit ‘m in gedrag en dat verander je niet van de één op de andere dag. De start (en gelijk ook de belangrijkste voorwaarde) voor het creëren van een continue verbetercultuur begint bij het management. Zij scheppen de condities voor continue verbetering, zij kunnen medewerkers motiveren en zij geven richting en prioriteit aan de gewenste resultaten. Om die reden geven je we graag een aantal tips om een continue verbetercultuur te faciliteren.

1. Creëer bewustwording van de noodzaak om te verbeteren

In ons werk hebben we dagelijks te maken met ingeslopen gewoonten. Het hebben van gewoonten is op zich geen probleem; sterker nog, het is soms erg handig.

Bijvoorbeeld: als je autorijdt moet je heel veel handelingen tegelijk of kort achter elkaar uitvoeren en ook nog op het verkeer letten. Dat kun je alleen goed doen als je de meeste handelingen automatisch (vanuit een gewoonte) kunt uitvoeren. Een gewoonte wordt pas een probleem als deze haaks staat op de werkzaamheden van collega’s of niet in het belang is van de klant. Helaas is dit aan de orde van de dag. Veel organisaties zijn ingericht naar functie en niet naar proces. Zo ontstaat al gauw een inmenging van mensen die hetzelfde werk verrichten in tegenstelling tot mensen die elkaar aanvullen in werkzaamheden.

Tip: Motiveer en stimuleer je medewerkers om het maximale uit hun dagelijks werk te halen en ze zelf na te laten denken hoe ze dat slimmer kunnen inrichten. Hierbij is het belangrijk dat je een medewerker inzicht biedt in zijn/haar rol als onderdeel in het totale proces van waarde creatie. Houd daarbij vast aan het principe dat niemand naar zijn werk gaat om de boel te verstieren, maar dat een slecht functionerend proces een medewerker dagelijks frustreert of in zijn/haar vaste gewoonten brengt.

2. Creëer de juiste condities om te verbeteren

Het is belangrijk om te beseffen dat het creëren van een continue verbeter cultuur een kwestie van lange adem is. Uit onze ervaring blijkt dat er wel degelijk de wens bestaat om de organisatie slimmer in te richten, maar dat die verantwoordelijkheid volledig bij de medewerker wordt neergelegd. Hiermee wordt de Lean methode immers geassocieerd. De waarheid is weerbarstiger, want ondanks dat de verbeterkracht van de werkvloer komt, dienen medewerkers hier wel in te worden gefaciliteerd.

• Als er te weinig tijd wordt vrijgemaakt zal een medewerker altijd een uitdaging in zijn/haar agenda hebben en onvoldoende aandacht kunnen besteden;
• Wanneer er geen/onvoldoende begeleiding is, zullen medewerkers moeite hebben met de toepassing van Lean en er al gauw een negatieve associatie aan overhouden;
• Zonder kennis van de Lean methode heeft een medewerker onvoldoende bagage om dagelijks te verbeteren.

Tip: Jouw rol als leidinggevende is minstens zo essentieel als die van de medewerkers, omdat het de verantwoordelijkheid van een leidinggevende is om de omslag te faciliteren. Investeer continue in je medewerkers door ze voldoende capaciteit, begeleiding en opleiding te bieden om een cultuur van verbetering te realiseren en borgen.

3. Geef duidelijke richting

Het realiseren van een cultuur van continu verbeteren doen we vanuit een vooraf bepaald doel. Dat doel kan per organisatie variëren, maar het is meestal af te pellen tot het verbeteren van kwaliteit, snelheid of duurzaamheid. De cultuur van continue verbeteren is een middel om daar te komen. Helaas zien we dat veel organisaties moeite hebben om dat doel voor ogen te houden als er niet direct resultaten worden geboekt. Gedragsverandering vraagt echter om geduld, omdat medewerkers langzaam uit hun vaste gewoonten worden gehaald door dagelijks laagdrempelig te verbeteren. Een verlies van focus of aandacht t.a.v. het doel zal ertoe leiden dat medewerkers hun prioriteiten verleggen en er weinig gebeurt.

Tip: Maak je de basis van Lean (Six Sigma) eigen. Wat kun je met Lean bereiken en spreek dezelfde taal als de medewerkers die ermee aan de slag gaan. Denk na over de strategische doelen die je met behulp van een continue verbetercultuur wil bereiken. Welke initiatieven pak je op en hoe tellen deze samen op tot de strategische doelen die je hebt geformuleerd. Knip deze doelen op in kleinere brokken en breng een prioritering (in termen van haalbaarheid en complexiteit) aan in welke initiatieven je als eerste wilt oppakken.

Deze blog is alles behalve uitputtend, maar wil jij meer weten over jouw leidinggevende rol in een Lean organisatie? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek. We horen graag over jouw ervaringen en kunnen helpen om jouw leiderschapskwaliteiten naar een nog hoger niveau te tillen.