Coaching bij een Green Belt praktijk opdracht
Bij het coachen van deelnemers aan een Green Belt praktijk project heb je als coach veel contact met de deelnemer aan het begin van het project. Wat maakt dat dit in de praktijk vaak nodig is en waarom dat waardevol is? In dit blog gaan we hier verder op in.
De structuur van Lean Six Sigma projecten
De structuur van een Lean Six Sigma project is gebaseerd op de Demming Cycle voor continu verbeteren (Plan Do Check Act) en bestaat uit 5 fases:
- Define (definieren van het project)
- Measure (vastleggen van de huidige performance van een proces)
- Analyse (onderzoek naar de grondoorzaken van de huidige performance)
- Improve (het ontwerpen en implementeren van het verbeterde proces)
- Control (borgen van het nieuwe proces)
Deze fasen vormen samen een structuur die het succesvol verbeteren van een proces ondersteunen.
De uitdaging van een Green Belt in de praktijk opdracht
Tijdens de theorie training maken de Green Belts kennis met de structuur van een project en met de tools die je in een project kunt gebruiken om een proces te verbeteren. Keer op keer blijkt dat het toepassen van deze structuur en deze tools op een praktijk situatie net even anders is dan in de training. Waar lopen de nieuwe Green Belts in hun project zoal tegenaan?:
- Voor veel Green Belts is het verbeterproject het eerste project dat ze zelfstandig leiden. Hier door moeten ze dus zowel aan de slag met de Lean Six Sigma tools als met de taken van een projectleider. Het maken van een planning is nieuw en overeenstemming bereiken met de opdrachtgever is ook een vaardigheid die bij projectmanagement hoort.
- Organisaties hebben de neiging om snel naar een oplossing voor het probleem te willen. De organisatie moet er dus aan wennen dat de Green Belt wat meer tijd wil besteden aan het vaststellen van de huidige proces performance en aan het analyseren van het probleem om de grondoorzaken te achterhalen.
- De tools vanuit de Lean Six Sigma gereedschapskist zijn op zichzelf heel krachtig maar vereisen in de praktijk vaak wat oefening. Het leren omgaan met hulpmiddelen in de praktijk heeft soms wat meer inspanning nodig dan waar de Green Belt op gerekend heeft.
De invloed op de coaching
Als coach help ik Green Belts om hun project op een goede manier uit te voeren. Omdat ze meestal al behoorlijk wat ervaring hebben opgedaan met het implementeren van procesverbeteringen, is die hulp het meeste nodig bij het structureren van het project en om tot een goede doelstelling te komen. In de loop van de analyse fase is een project meestal op stoom en is minder hulp nodig.
Wat ik vaak terug hoor aan het einde van een project is dat het echt heeft geholpen dat de doelstelling van het project heel helder is afgesproken. Hierdoor is het tijdens het project veel gemakkelijker om keuzes te maken welke activiteiten wel gedaan worden en welke niet. Door de Green Belt goed na te laten denken over het doel en de afbakening van het project wordt de kans op een haalbaar succes binnen een kortere tijd groter.
Ook geeft een Green Belt aan dat de gestructureerde aanpak nieuwe inzichten heeft opgeleverd die de gekozen oplossing vaak beter of relevanter maakt. Niet alleen de Green Belt maar ook de organisatie leert van de aanpak.
Een goed begin is het halve werk
Soms lijken gezegden open deuren maar ook in praktijk coaching is “een goed begin het halve werk”. Door aan het begin te investeren in een slimme opzet van het project en voor te bereiden op wat nog komen gaat worden de latere fases veel gemakkelijker. Als coach ondersteun ik daar dan ook graag bij en heb dus meer contact in de eerste fases van het project dan in latere fases.
Geschreven door Willem-Jan van der Knaap.