Wat is BPMN?
BPMN staat voor Business Process Management and Notation is een waardestroom methode met als doel om processen binnen organisaties van begin tot eind in kaart te brengen. Op die manier krijg je een gedetailleerd overzicht van werkmethoden of informatiestromen die nodig zijn om een proces te voltooien. BPMN sluit daarom ook nauw aan bij Business Process Management.
Voordelen van BPMN
Met BPMN kunnen we bedrijfsprocessen van een organisatie op een duidelijke en consistente manier vastleggen. Hierdoor worden relevante belanghebbenden, zoals proceseigenaren en zakelijke gebruikers, bij het proces betrokken. Zo kan het team effectiever reageren op eventuele problemen die in de processen zijn geïdentificeerd. BPMN biedt uitgebreide en toch rijke notaties die makkelijk te begrijpen zijn door zowel technische als niet-technische belanghebbenden. Modellering van bedrijfsprocessen biedt belangrijke voordelen voor bedrijven en organisaties zoals:
- Definiëren en begrijpen van procedures door middel van bedrijfsproces-diagrammen.
- Het biedt een standaardnotatie die gemakkelijk te begrijpen is door alle zakelijke belanghebbenden.
- Overbrugging van de communicatiekloof tussen het ontwerp en de implementatie van bedrijfsprocessen.
- Het is eenvoudig te leren en toch krachtig genoeg om de potentiële complexiteit van een bedrijfsproces weer te geven.
Overzicht van BPMN
Weten hoe het bedrijf werkt is de eerste en de meest cruciale stap in de verbetering van bedrijfsprocessen. Business Process Model and Notation biedt een grafische weergave van zakelijke workflows die iedereen – van bedrijfsanalist tot stakeholder – gemakkelijk kan begrijpen. Op deze manier helpt BPMN bij de analyse en verbetering van bedrijfsprocessen.
Elk proces dat met BPMN wordt beschreven, wordt weergegeven als een aantal stappen (activiteiten) die consequent of tegelijkertijd worden uitgevoerd volgens bepaalde bedrijfsregels.
Het opbouwen van een BPMN-proces
Bij het maken van een BPMN-procesbeschrijving zijn er een aantal standaard bouwstenen die gebruikt worden om overzicht te krijgen. De bouwstenen die achtereenvolgens voorbij komen zijn: Pools & lanes, flow elementen, connectors en data.
Pools en lanes
Swimlanes zijn de banen die een grafische weergave zijn van een medewerker. Eventueel kan er hierbij een overkoepelende pool (afdeling) zijn. Deze bevat dan meerdere lanes met meerdere medewerkers.
Flow elementen
Dit zijn de elementen die met elkaar worden verbonden om het proces weer te geven. Deze elementen bepalen het verloop van het proces. We maken onderscheid in de volgende flow evenementen:
- Activiteiten (activities): Activiteiten zijn taken of processtappen die nodig zijn in de uitvoering van een proces. Hiervoor gebruiken we taken en sub-processen. Taken zijn activiteiten die niet verder af te breken zijn. Bijvoorbeeld het printen van een rekening. Sub-processen laten zien dat er nog een onderliggend proces van belang is om de taak te volbrengen. Bijvoorbeeld het plaatsen van een order. Het niveau van beschrijving is dus ook deels bepalend welk type event je gebruikt.
- Evenementen (events): Evenementen zijn dingen die “gebeuren” en impact hebben op de bedrijfsvoering. Deze kunnen zowel intern als extern voorkomen. Deze worden gemodelleerd als ze impact kunnen hebben op het proces. De soort trigger kan eventueel worden gespecificeerd om aan te geven wanneer ze “actief” worden uitgevoerd. Er zijn drie soorten events: Start events, Intermediate events en End events.
- Gateways: Gateways kunnen op verschillende manieren worden weergegeven voor bijvoorbeeld paralellen processen. De activatie hiervan kan verlopen op basis van proceseisen of paden die getriggerd worden door bijvoorbeeld een mail.
Connectors
Connectors verbinden de verschillende evenementen, activiteiten en gateways met elkaar om zo het verloop van het proces weer te geven. De verschillende soorten connectors kunnen ieder op een eigen manier tot uitdrukking komen.
Data
Je kan gegevens of dataobjecten gebruiken om vormen van informatie weer te geven: gegevensobjecten, gegevensinvoer, gegevensuitvoer en gegevensopslag. Door deze symbolen te gebruiken kan weergegeven worden wat er nodig is om een proces te starten of waar in een proces data wordt opgeslagen.
Uiteindelijk kan je een BPMN-processen verrijken met data uit de IT-systemen of het daadwerkelijke proces. Je verrijkt het proces dan met data zoals doorlooptijden, bewerkingstijden, foutpercentages, medewerkers en werkuren. Hierdoor kan je kijken wat de impact is van eventuele veranderingen op het proces. Met BPMN kan je dus ook een simulatie uitvoeren.
Enkele gratis BMPN-tools die je hiervoor kan gebruiken zijn bijvoorbeeld: Bizagi, Lucidchart of Bonitasoft. Wil je meer weten of zelf aan de slag gaan met het maken van een waardestroom analyse? Volg dan een Lean Six Sigma Green Belt training.
