5S uitgelicht – verbeter processen met 5S

Wat is 5S?

5S is een middel om medewerkers bewust te maken van hun werkomgeving. 5S staat voor Scheiden, Schikken (of Sorteren), Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.  Deze Lean tool is ontstaan op de werkvloer. Dankzij 5S zorg je bij medewerkers voor rust, overzicht en focus op hun werkplek. Sinds 5S wordt gebruikt zijn er een hoop nieuwe branches ontstaan. Zo zijn wij als samenleving bijvoorbeeld veel meer digitaal gaan werken. Daardoor vraag je je misschien af: is 5S vandaag de dag nog wel van toepassing? En als ik 5S wil toepassen is dit dan ook mogelijk op het beeldscherm dat ik heb?

“Waar had ik dat ene document ook alweer neergelegd?” of “In welke map zitten nou die papieren waar ik gister mee bezig was?”, zijn vragen waar iedereen wel eens mee te maken heeft gehad op zijn werk. Heel erg logisch natuurlijk, maar het kan zorgen voor de enige frustratie, verwarringen en tijdverspilling. Om dit te voorkomen is het 5S model ontwikkeld.

Het 5S model is een veelgebruikte tool binnen Lean Six Sigma. Het wordt gebruikt om werkplaatsen efficiënter in te richten, schoon te maken, overzichtelijker in te delen – noem het hoe je wilt. Uiteindelijk gaat het erom dat jouw werkplek georganiseerd is. Of je op kantoor werkt, in een winkel of met machines, met 5S kun je het beste uit jezelf en je werkdag halen. Wat weer fijn is voor jou én voor jouw baas (mocht je die hebben natuurlijk).

5S overzicht

5S staat voor een aantal handige stappen die helpen om werkplekken beter te organiseren. Hiermee worden verspillingen weggenomen en de productiviteit verhoogd. Vrij vertaald staan de punten voor:

• Seiri | Scheiden
• Seiton | Schikken
• Seiso | Schoonmaken
• Seiketsu | Standaardiseren
• Shitsuke | Standhouden

Overigens wordt er vaak een zesde ‘S’ toegevoegd en staat voor ‘Safety’. Deze benadrukt voornamelijk het belang van een georganiseerde werkplek om ongelukken te voorkomen, maar behoort niet tot het officiële rijtje.

5S uitleg

Scheiden

Tijdens deze stap maak je onderscheid in wat belangrijk is en wat overbodig. Alles wat overbodig blijkt te zijn moet vervolgens geëlimineerd worden. Dat klinkt waarschijnlijk heel logisch, maar je zult je verbazen hoeveel overbodige voorwerpen of documenten er zijn. Alles wat wel belangrijk is maar niet in de nabije toekomst nodig is, kan op een speciale plek worden gelegd voor een later moment. Zorg dan wel dat dit niet de belangrijke onderdelen belemmert.

Schikken

Schikken is simpelweg alles een geschikte plaats geven. Voor gereedschappen geldt bijvoorbeeld dat alles een eigen vaste plek krijgt, op kantoor is het belangrijk dat alles zo georganiseerd is dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden.

Schoonmaken

Schoonmaken spreekt voor zich. Wie houdt er niet van een schone werkplek? Echter is dit niet het enige: ook regels en methoden met betrekking tot schoonmaken moeten worden vastgelegd om de werkplek ook daadwerkelijk schoon te houden.

Standaardiseren

Het standaardiseren houdt in dat er ook op lange termijn aan de eerste drie stappen kan worden voldaan. Eigenlijk wordt alles zodanig vastgelegd dat iedereen zich aan deze punten kan houden en weet wat hij kan verwachten. Een voorbeeld is het afbakenen van bijvoorbeeld gereedschap op een muur zodat iedereen precies kan zien welk voorwerp waar moet. Een andere manier is documentatie waarin bepaalde handelingen worden vastgelegd.

Standhouden

Wanneer alle stappen zijn doorlopen is het van belang dat gestandaardiseerde procedures opgevolgd blijven worden. De zorg voor behouding en continuïteit is dus essentieel om resultaten te kunnen boeken en de productiviteit te kunnen behouden.

Leestip: 5S in een kantooromgeving, 10-tips-voor-een-clean-desk-policy

Op kantoor

Nu zul je waarschijnlijk denken: leuk dat 5S maar ik heb niets te maken met papieren documenten of gereedschap. Betekent dat dan dat 5S niet werkt? Fout! Ook wanneer al je werkzaamheden plaatsvinden op je laptop of computer kun je 5S toepassen. Denk maar eens aan de tijd die je kan verspillen aan het zoeken van een bepaald document omdat je niet meer weet waar je hem hebt opgeslagen. Zonde, want tijd kost geld.
Aan de hand van deze 5 stappen zullen wij je laten zien welke mogelijkheden er zijn dit toe te passen. De huidige 5S’en passen we soms aan om ze beter toepasbaar te laten zijn op jouw digitale werkomgeving.

Stap 1: Sorteren (Scheiden)

Te veel ongebruikte bestanden en mappen vertragen jou en je computer. Je hebt wellicht een bureaublad met allemaal losse documenten of een ingewikkelde mappenstructuur waar je met andere mensen in werk. Het zoeken naar nuttige en benodigde informatie wordt daardoor een tijdrovende bezigheid. Het is daarom belangrijk om eerst aan de slag te gaan met het Sorteren of Scheiden op je computer.

1. Maak een map aan met de naam “Red Tag” op een lokale schijf of een netwerkstation. Afhankelijk van wie er met het 5S project te maken hebben. Geldt dit voor jou alleen of voor het hele team? Een “Red Tag”-map is een map waar documenten tijdelijk worden opgeslagen voor definitieve verwijdering of welke nog niet direct een duidelijke andere plaats op de schijf krijgen. Door een “Red Tag”-map voor elke werkproces in te richtten raak je het overzicht niet direct kwijt.

• Je kunt je “Red Tag”-map inrichten op verschillende niveaus:
  • Definitief verwijderen.
  • Nog te overwegen.
  • Verzenden voor archief.

• Je kunt items ook eenvoudig “deleten” echter is het vaak dan niet zo makkelijk om eventueel te herstellen als je ze toch wilt houden.

2. “Red-tag” verwijder alle overbodige bestanden, mappen en pictogrammen vanaf je bureaublad of andere belangrijke mappen op je computer of telefoon.

3. Kijk kritisch naar elke document, map of snelkoppeling en vraag jezelf af:

• Heb ik dit nog nodig?
• Weet ik wat dit is?
• Als je het weet en het niet nodig hebt -> Verwijder het item.
• Als je niet weet wat het is en als je het niet nodig hebt -> Verplaats naar verder onderzoeken.

2. Bestanden die twee maanden in een Red Tag map staan kun je verwijderen. Hou hier wel rekening met eventueel verplichte bewaartermijn.

3. Besluit wat je doet met een “Red Tagged” item:

• Verplaats het terug naar je computer.
• Verplaats het naar een gedeeld netwerk.
• Archiveer.
• Verwijder.
• Stuur naar een andere organisatie om te zien of ze het nodig hebben.

4. Behoud een logboek met red-tags van gemaakte wijzigingen.

Stap 2: Structureren (Schikken)

Structureer bestanden en mappen om het totaal overzichtelijker te maken en direct toegang te hebben tot de benodigde informatie.

1. Bepaal een uniforme naamgeving om bestanden makkelijker te kunnen vinden. Zodat iedereen altijd alle bestanden kan terug vinden.
2. Ontwikkel een mappen systeem voor het organiseren van het werk:
   • Zorg voor een constante naamgeving methode.
   • Gebruik korte namen.
   • Sorteer lopend en afgerond werk.
   • Sla dezelfde soort items bij elkaar op.
   • Voorkom ingewikkelde mappen structuren.
   • Gebruik een snelkoppelingen om snel bij vaak gebruikte mappen te komen.

Stap 3: Schoonmaken

1. Zorg voor een schoon scherm en los eventuele problemen op:
   • Maak je computer schoon (scherm, toetsenbord, kabels).
   • Controleer of eventuele virussen.
   • Schoon het startmenu op.
2. Voer een audit uit om te kijken of gemaakte afspraken over bijvoorbeeld naamgeving uniform worden doorgevoerd.

Stap 4: Standaardiseer

Zorg voor nieuwe ontwikkeling van consistentie tussen collega’s en blijf verbeteren.

1. Geef inzicht in naamgeving methodes en standaardiseer deze.
2. Zorg voor een checklist die voor iedereen beschikbaar is waar de vernieuwde methodes aan moeten voldoen.
3. De items op de checklist moeten regelmatig worden gecontroleerd en waar nodig worden bijgewerkt om de kwaliteit te borgen.

Stap 5: Standhouden

1. Plan per week 5 minuten in om bestanden op het systeem te doorlopen.
2. Voer af en toe een 5-S audit uit.
3. Neem anderen mee in het standhouden van de nieuwe methode.

Het regelmatig kort bijhouden van het systeem zal een hoop frustratie, tijd en moeite schelen in het vinden van de belangrijkste informatie voor je werk.

Om je vast op weg te helpen hebben we een template voor je ontwikkeld.

5S is dus een geschikte tool die in elke organisatie toegepast kan worden, het maakt niet uit om wat voor werkplek het gaat. Na het toepassen van de punten zul je zien hoe prettig het is om een georganiseerde werkplek te hebben. Wanneer alle punten goed doorlopen zijn zal bovendien de productiviteit van de gehele organisatie toenemen. Dat is uiteindelijk het doel.

Werk jij ook op zo’n kantoor waar documenten altijd zoek zijn omdat de server niet georganiseerd is? 5S is een toegankelijke tool die we uitgebreid behandelen in onze Green Belt training. Schrijf je in voor deze 6-daagse opleiding Lean Six Sigma Green Belt! Heb je vragen? Bel ons op 030 – 227 0000 of stuur een mail naar info@bureautromp.nl