WIP (Work in Progress) verwijst naar de hoeveelheid werk in een proces dat nog niet is afgerond. Denk aan producten die nog niet zijn opgeleverd, taken die nog niet zijn afgerond of deelprojecten die wachten op verdere acties. In principe hoort WIP er dus gewoon bij, maar als het aantal onvoltooide producten of processen te groot is, werkt de organisatie niet meer zo efficiënt. Gelukkig is dat nadeel prima op te lossen. Benieuwd hoe dat zit? We leggen het je uit in deze blog.
Wat is WIP (Work in Progress)?
De term WIP is vooral bekend binnen de bouw, productie, consultancy en andere dienstverlenende bedrijven. Het is goed om je te realiseren dat onvoltooide producten en diensten in elke organisatie voorkomen. Dat is ook helemaal niet erg, Work in Progress hoort er gewoon bij en is een natuurlijke fase in elk proces.
Betekent dit dat je nooit hoeft om te kijken naar WIP? Zeker niet! WIP kan namelijk onbedoeld voor vervelende gevolgen zorgen. Zo kan het zijn dat teams met te veel taken, projecten of producten tegelijkertijd bezig zijn. En je raadt het al: dat woordje te is problematisch. Als dat binnen jouw organisatie het geval is, loop je het risico dat de stress toeneemt, collega’s overbelast raken en dat het werk allesbehalve efficiënt wordt uitgevoerd. Gelukkig is een overschot aan WIP prima om te draaien. Het enige dat je nodig hebt, is kennis van projectmatig en lean werken.
Vind de optimale hoeveelheid WIP
Voor we je de gouden combinatie laten zien om het overschot aan WIP te beperken of te reduceren, zoomen we eerst even in op een interessant begrip: wet van Little. Deze wet, die ook wel bekend staat als de wachttijdtheorie, helpt procesmanagers over de hele wereld om inzicht te krijgen in wachttijden en voorraden. En laat dat nou net essentiële informatie zijn om je processen te stroomlijnen.
En als je het hebt over het stroomlijnen van je processen, is de verbinding met lean werken snel gemaakt. Bij lean management focus je je vooral op het weghalen van activiteiten die niet nodig zijn in een bepaald proces. En ja, dan gaat het dus ook om het reduceren van WIP. Bij de lean methodiek ga je ervan uit dat elk proces een optimale hoeveelheid Work in Progress heeft. Deze hoeveelheid is nodig om het werk vlot en zonder onderbrekingen te laten verlopen. Een overschot aan WIP zorgt voor vertragingen en een tekort kan zorgen dat teams zonder werk komen te zitten. Je snapt het al: het vinden van de juiste balans is belangrijk.
Zelf aan de slag met het reduceren van Work in Progress?
Alle bovenstaande theorie is natuurlijk handig om te weten, maar we begrijpen ook heel goed dat je vooral op zoek bent naar praktische tools om de hoeveelheid openstaande taken of niet-opgeleverde producten te reduceren. Onderstaande opsomming helpt je ongetwijfeld alvast op weg.
1. Stel limieten in
Een ideale manier voor het beheersen van het openstaand werk is door duidelijke limieten in te stellen. Stel bijvoorbeeld een maximum aantal taken in dat een medewerker tegelijkertijd mag uitvoeren. Zo voorkom je dat de hoeveelheid WIP ongemerkt oploopt. Uiteraard is het dan wel belangrijk om deze limieten ook echt te volgen. Hoe klantvriendelijk het ook lijkt: niemand heeft er dus iets aan als jij toch 10 taken extra uitvoert om iedereen tevreden te houden. Onderaan de streep kost dit geld en het zorgt ervoor dat het proces alleen maar verder vertraagt.
2. Gebruik Kanban-borden
Als je de hoeveelheid WIP wilt reduceren, is het heel fijn als je de hoeveelheid openstaande taken visualiseert. Zo weet het hele team welke taken, projecten of producten nog in uitvoering zijn. Ook helpt een Kanban-bord om eventuele knelpunten snel te identificeren. Ideaal dus als je een tool nodig hebt om snel actie te ondernemen.
3. Implementeer flowcharts
We zeiden het al: als je werk wilt maken van het beperken van de hoeveelheid Work in Progress, kun je niet zonder proceskennis. Flowcharts zijn hierbij ideaal: je krijgt heel snel inzicht in een proces en waar eventuele knelpunten zitten. Een Value Stream Map gaat overigens nog een stapje verder. Je visualiseert dan niet alleen het proces, maar ook de waarde en verspilling in elk procesonderdeel. Je begrijpt dat dat handige is informatie als je WIP wilt verminderen.
4. Houd stand-ups
Iedereen met een beetje ervaring met lean werken, weet dat stand-ups erbij horen. Tijdens deze momenten kijk je samen met het team waar mogelijke knelpunten zitten om taken af te ronden. Zo houd je met zijn allen een natuurlijke focus op het afronden van taken en verminder je dus het aantal openstaande taken.
5. Evalueer en verbeter
Deze laatste tip is een open deur, maar moet toch genoemd: zorg dat je processen regelmatig evalueert en verbetert waar nodig. Geloof ons, het voelt als veel werk, maar is echt onmisbaar als je efficiënter wilt werken. Je kan gebruikmaken van een Verbeterbord om je processen te evalueren en verbeteren. D waar nodig. Vul je gegevens hieronder in en download het verbeterbord.
Download: Verbeterbord
Heb je na het lezen van de blog nog meer informatie nodig over het reduceren van WIP of het stroomlijnen van je processen? Volg de Value Stream Map masterclass of één van onze Lean trainingen. Zo krijg je niet alleen nog meer handige tools tot je beschikking, je hebt dan ook de mogelijkheid om je eigen praktijkcasus te toetsen bij je medecursisten of de trainer. En dat is vaak net even wat fijner.