Visualiseer elk proces met een flowchart

Wat is een flowchart?

Flowcharts zijn onmisbaar voor projectleiders en procesmanagers. Logisch, want niets is zo fijn als overzicht hebben over processen of projecten. Betreed jij nog maar net de kleurrijke kosmos van projectmanagement en lean werken? Dan zit het maken van een flowchart misschien nog niet helemaal ingebakken in je DNA. Helemaal niet erg! Met deze blog helpen we je op weg.

Kortgezegd kun je met een flowchart, ook wel stroomdiagram of processchema genoemd, heel snel inzicht krijgen in een proces. En heb je eenmaal ervaring met flowcharts, dan kun je soortgelijke stroomschema’s ook snel begrijpen. Ook als die door een collega-projectleider zijn gemaakt. De betekenis van de symbolen in een flowchart zijn namelijk grotendeels universeel. Al zien we in de praktijk dat er hier en daar creatievelingen zijn die net hun eigen draai geven aan het maken van een processchema.

Voor het tekenen van een proces zijn er heel wat symbolen die gebruikt kunnen worden. Die gaan we hier niet allemaal bespreken, maar je vindt hier wel alvast de vijf vormen waar je niet zonder kunt als je een flowchart maakt.

	Ovaal Bij het uittekenen van een proces begin je altijd met een liggend ovaal. Dit geeft namelijk de start van je proces aan. Zitten alle stappen van het proces in het document? Dan eindig je ook weer met dit symbool.
	Vierkant Elk proces bestaat uit verschillende stappen. Deze stap symboliseer je in het processchema met een vierkant.
	Liggende ruit Is er een go/no go-moment in het proces, of een ander beslismoment? Dan geef je dit aan met een liggende ruit.
	Rechthoek met een golvende onderkant Is een handleiding of ander document onlosmakelijk verbonden met de workflow die jij aan het visualiseren bent? Dan geef je dit aan met het symbool dat wel wat gelijkenissen vertoont met een vlag.
	Pijl Een proces of workflow kun je pas als zodanig omschrijven als de verschillende    processtappen en beslismomenten met elkaar verbonden zijn. Daarom kun je niet zonder pijlen of verbindingslijnen als je een procesflow gaat tekenen

Voordelen flowchart

Als je eenmaal bedreven bent in het maken van stroomschema’s, heb je een nieuw proces of workflow in een mum van tijd gevisualiseerd. Ben je nog geen pro in het maken van flowcharts en twijfel je over de meerwaarde? Dan trekken onderstaande voordelen je vast over de streep.

1. Visuele weergave

Als je een proces probeert uit te leggen in een gesprek, is het voor de ontvanger ontzettend lastig om te weten welke stap nu precies wanneer plaatsvindt. Grote kans dus dat je gesprekspartner geen idee meer heeft hoe het proces verloopt als hij/zij er zelf mee aan de slag gaat. Een uitgeschreven document is dan al beter, maar lappen met tekst nodigen vaak niet echt uit om alle stappen te volgen. Kortom, dan kun je niet zonder een visuele weergave. En laat dat nou net zijn wat een flowchart is.

2. Uniforme communicatie

We zeiden het al even: de symbolen in een stroomschema worden redelijk universeel gebruikt. En alhoewel sommige mensen er hun eigen symbolen op nahouden, zijn zeker de symbolen voor het proces en de beslismomenten uniform. Ideaal dus om snel een proces of workflow te doorgronden.

3. Snel inzicht in verbeteringen

Ken je dat; processen die al jaren zo gaan, omdat ze nou eenmaal ooit zo zijn bedacht. Zeker processen die niet zijn uitgetekend, hebben daardoor nogal eens de neiging om inefficiënt te zijn. Als je een flowchart gebruikt, zie je direct welke stappen onnodig of dubbel plaatsvinden. Heel handig dus als je snel procesverbeteringen wilt doorvoeren.

Ga zelf aan de slag

Het is tussen de regels al te lezen: wij zijn enthousiast over het gebruik van een flowchart. Niet voor niets is het een van onze lean process mapping tools, een fancy term voor de methode om processen te optimaliseren. Overigens is een flowchart niet de enige manier, we gebruiken ook graag een swimming lane. Wat dat is en hoe je dat stroomdiagram gebruikt om te optimaliseren met process mapping, lees in de blog die we eerder schreven.

Maar even terug naar de flowchart. Er zijn verschillende manieren om zelf een flowchart te maken. Je kunt heel ouderwets een en ander op papier tekenen en dit inscannen. Werkt prima, maar is wel vrij statisch. Een procesupdate neemt dan al snel aardig wat tijd in beslag. Daarom werken projectmanagers graag met programma’s zoals Microsoft Visio of Miro. Heb jij (nog) geen toegang tot dergelijke programma’s? Dan kun je je eerste stroomdiagram ook maken in Microsoft Word of PowerPoint. In deze applicaties kun je de veelvoorkomende vormen terugvinden onder invoegen. Wel zo handig!

Is het maken van een flowchart een van de stappen die jij zet om slimmer te werken en kun je daarbij wel wat ondersteuning gebruiken? Tijdens een Lean Yellow Belt training of een Lean Six Sigma Green Belt training ga je zelf ook aan de slag met het in kaart brengen van een eigen proces.