Verspillingen in een administratieve omgeving

Verspillingen in een administratieve omgeving

Verspillingen in een productie-omgeving zijn vaak makkelijker te benoemen dan in een administratieve omgeving. We zien makkelijk dat verspillingen elimineren in een productieomgeving leidt tot snellere productie en kwalitatief betere producten. In een administratieve omgeving vinden we het vaak moeilijker aan te wijzen waar de verspillingen zitten. Ook is het lastiger om de positieve gevolgen te zien van het elimineren van de verspillingen, omdat het niet iets is, dat met je ogen letterlijk te volgen is.

Dat een vergunningsaanvraag sneller gaat of makkelijker aan te vragen is, kunnen we niet letterlijk zien. Je moet dan echt doorlooptijden gaan meten of gaan vragen hoe moeilijk of makkelijk de aanvraag ging.

In een administratieve omgeving leidt het elimineren van verspillingen niet alleen tot sneller en makkelijker, maar ook tot meer werkplezier, een betere werklast, minder ergernissen en minder gedoe.  Zaken die lastig meetbaar zijn en vaak niet echt zichtbaar. Hoewel? Het betere humeur van medewerkers kan opvallend zijn 😉

Laten we ze alle 8 even onder de loep nemen, om inspiratie op te doen:

Transport:
Printerpapier is niet in de buurt van de printer
Er moeten stoelen bijgehaald worden, want de vergaderzaal is niet berekend op het aantal vergaderaars

Voorraad: 
Je hebt een volle mailbox met mail die nog niet beantwoord is.
Je hebt achterstand in te behandelen dossiers.
Er is ooit briefpapier besteld. Het is nog lang niet op, maar het logo wordt gemoderniseerd
Er is een voorraad pennen met uitgedroogde inkt. Wie gebruikt er nog een pen?

Beweging: 
Je moet terug naar je werkplek, omdat je iets vergeten bent
De vergadering is op een andere verdieping
Het overleg is op een andere locatie

Wachten:   
Even wachten tot iedereen er is, zodat de vergadering kan beginnen
Je wacht op goedkeuring
Je wacht op/bent op zoek naar informatie
Er zitten nog mensen in overleg in de door jou geboekte vergaderzaal

Overproductie:
Je schrijft een stuk met veel te veel woorden
Je schrijft een mail met een overstelpende hoeveelheid informatie
Je stuurt al je mail in CC aan te veel mensen

Overprocessing:
Toch nog even schaven en ‘verbeteren’ aan een stuk
Je stelt de beslissing nog even uit om te heroverwegen
Je opent en leest hetzelfde mailtje voor de zoveelste keer

Defecten: 
Je maakt tikfouten
Door haast ben je de bijlage in de mail vergeten
Je hebt de verkeerde versie van een bestand verstuurd
Er is verwarring over de geboekte vergaderzaal

Skills: 
Je hebt gebrek aan kennis om iets te doen en neemt geen tijd om bij te scholen
Je gebruikt maar 40% van de mogelijkheden van de software
Je hebt niet gezien dat iemand ergens goed in is
Je wilt alles zelf doen en niet delegeren

Het gaat natuurlijk niet over onder welke rubriek de verspilling valt, maar vooral over het herkennen van verspillingen. Dus verspil geen tijd aan discussiëren of het nou onder ‘Transport’ of Beweging’ valt ‘, maar herken de verspillingen en bespreek of het in dat geval ook echt een verspilling is en of je die kwijt kan.

Als voor het creatieve proces uit het raam staren noodzakelijk is, staar dan lekker uit het raam. Als je de hele dag achter een bureau zit, is een bespreekwandeling met beweging een goed idee.

Verspillingen zijn er altijd. Het is een illusie om te denken dat je voor 100% verspillingen kunt elimineren. Een verspilling oplossen levert misschien weer een nieuwe op, die minder erg is. Wees dus vooral pragmatisch.

Ik hoop dat dit wat inspiratie biedt om verspillingen te vinden en te elimineren in de administratieve werkomgeving, zodat je met plezier kunt werken.

Geschreven door Carla van Wees

Ga naar WhatsApp