Wat is de invloed van de opstarttijd van projecten op je project selectieproces? En welke kansen zou een “Single-minute exchange of Project” verbeterproject bieden? In deze blog gaan we daar verder naar kijken.
Tijdens Lean en Six Sigma trainingen komt het gesprek regelmatig op het kiezen van de juiste verbeterprojecten. En ook hoe je dat moet organiseren binnen je organisatie. Dat is op zich een bijzondere vraag. In de meeste organisaties worden immers veel projecten uitgevoerd. Je mag dan verwachten dat een organisatie al een aanpak heeft voor het kiezen van de projecten die prioriteit zullen krijgen. En dit stellen van prioriteiten betekent dat dus ook dat andere projecten nog niet zullen starten. Omdat verbeterprojecten ook projecten zijn, kunnen die dus mee in het selectie- en prioriteringsproces van de organisatie.
Dat deelnemers toch vragen naar een mechanisme voor projectselectie doet vermoeden dat het huidige projectselectie proces niet voldoet voor verbeterprojecten. Ik denk dat dit een verkeerd uitgangspunt is. Natuurlijk is het goed om je eigen projectselectie proces te verbeteren. Ik denk dat het effectiever is om ervoor te zorgen dat je een verbeterproject definieert dat deze projecten mee draaien in het reguliere beslisproces. Dat de prioriteiten van de organisatie doorklinken in het projectvoorstel dat gedaan wordt.
In de trainingen bieden we een denkmodel aan voor het selecteren van projecten dat neer komt op het gebruik van een 2 bij 2 matrix (project selectie matrix):
- Op de horizontale as van de matrix gebruiken we de verwachtte inspanning die nodig is om een project uit te voeren.
- Op de verticale as gebruiken we de verwachte opbrengsten van de projecten.
De logica van deze matrix is dat je eerst de projecten doet die minder inspanning nodig hebben om veel opbrengsten te geven. Door de bank genomen is dit de basis van veel gebruikte project selectiemethoden. Niet zelden wordt ook iets van risicomanagement toegevoegd aan de criteria.
Wat maakt nu dat organisaties soms zo sterk kijken naar de vraag welke projecten te starten:
- Kosten projecten veel moeite om uit te voeren en wil men meteen de juiste keuze maken?
- Is het lastig om de projecten te besturen en is men daarom voorzichtig?
- Is het not-done om een project weer te stoppen omdat dat gezichtsverlies oplevert?
In al deze gevallen biedt een goede define fase van een verbeterproject (met het op te lossen probleem, de gewenste eindsituatie en een doordachte business case) voldoende informatie om mee te draaien in de reguliere projectselectie.
Er is misschien een andere manier van projectselectie mogelijk als we het principe van SMED (Single-minute exchange of Die) in gedachte houden. In productielijnen willen fabrieken meestal lange series van hetzelfde product maken omdat het omschakelen van het ene naar het andere product (veel) tijd kost. Om een fabriek in staat te stellen flexibeler te produceren worden met SMED-projecten de omsteltijden van de productielijnen sterk verkort. Met snelle omschakeltijden wordt het economisch mogelijk om flexibeler te produceren.
Wat zou er gebeuren binnen een organisatie als projecten:
- Heel snel gestart kunnen worden én
- Heel snel ook weer gestopt kunnen worden?
Ik ga er vanuit dat snel kunnen starten en stoppen ervoor kan zorgen dat een organisatie sneller gaat leren door simpelweg dingen te proberen. Het is niet erg als nog niet alles duidelijk is aan het begin van het project. Alles wat we leren in de eerste weken van een project kan meegenomen worden in het vervolg. En dat vervolg kan zijn dat we het project doorzetten of dat een ander project op basis van de dan beschikbare kennis toch prioriteit krijgt. Snel starten en stoppen van projecten maakt het mogelijk om met minder informatie al te gaan starten en te leren van projecten. Daardoor kan het projectselectie proces lichter zijn en de projectorganisatie wendbaarder.
Deze blog is misschien tegenstrijdig: moet je aansluiten bij de huidige projectselectie of toch de manier van het selecteren van projecten gaan aanpassen. Ik zou in eerste instantie aansluiten bij het huidige selectieproces. En daarna met de projectmanagement office gaan onderzoeken wat de grondoorzaken zijn van de huidige selectie strategie. Als een zwaar selectieproces inderdaad een probleem is en als blijkt dat snel starten en stoppen een oplossing kan zijn voor een van de grondoorzaken van dit zware selectieproces, dan is dat weer de aanleiding voor een nieuw verbeterproject: het “Single-minute exchange of Project” initiatief.
Geschreven door Willem-Jan van der Knaap