Lean Six Sigma is nog steeds een veel gebruikte methode om organisaties slimmer en efficiënter in te richten. Het draait daarbij om de twee ‘pilaren’: kwaliteit en snelheid. Het is echter goed om te beseffen dat je niet zomaar aan de slag kunt met het verbeteren. Zorg ervoor dat je het fundament van je Lean huis op orde hebt. Waar begin je en hoe ga je concreet aan de slag met het verbeteren van de snelheid en kwaliteit van jouw organisatie? Na het lezen van deze blog weet jij hoe je tijd kunt besparen en kwaliteit kunt behouden met behulp van Lean Six Sigma.
Gemotiveerde mensen
Als basis voor een succesvolle verbeterstrategie staan gemotiveerde medewerkers. Zonder hen wordt het een pittige wedstrijd. Verbeteren gaat namelijk gepaard met verandering en dat resulteert nogal eens in weerstand. Het is van belang dat jouw collega’s met positieve energie deze uitdaging aan gaan.
Basis op orde (de fundering)
Kennen we de klant van ons proces? Dit kunnen klanten buiten de organisatie zijn, maar ook klanten binnen jouw organisatie. Denk hierbij aan een collega met wie je regelmatig samenwerkt of afstemt. Wat heeft die collega nodig? Wanneer heeft hij/zij het nodig en op welke manier wil hij/zij het hebben? Kan jij deze vragen voor jezelf beantwoorden?
Het verbeteren van je processen kan alleen als er een duidelijke processtandaard beschikbaar is. Wat we hiermee bedoelen is dat er een uniforme werkwijze bestaat. Standaardisatie heeft veelal een negatief imago, maar is eigenlijk een zeer wenselijke situatie vanuit een proces gedachte. Een standaard faciliteert ons werk en helpt ons tijd te maken voor waarde toevoegende (vaak creatieve) activiteiten. Mocht deze standaard er niet zijn, en voert iedereen het proces naar eigen inzicht uit, dan is verbeteren erg moeilijk.
Kwaliteit en snelheid
Voorheen werd ons geleerd; je strategische focus ligt op ‘operationele efficiëntie’ of ‘klant centralisatie’. Vanuit de Lean filosofie zien we dat deze keuzes niet langer leidend hoeven te zijn. Door de klantwaarde centraal te stellen kunnen we bepalen wat wel en wat geen waarde toevoegt in de waardeketen. Op deze wijze kunnen we bepalen wat de klant als kwaliteit ervaart en wat ervoor nodig is om dit efficiënt tot stand te laten komen.
We krijgen vaak de vraag of er een volgorde van relevantie bestaat tussen de snelheid en kwaliteit. Dat is zeker het geval! Kwaliteit is tot op zekere hoogte leidend in de aanpak van je verbeter ambities. Op basis van het KANO-model kunnen we een inschatting maken van hoe klanten kijken naar de dienstverlening en/of producten van jouw organisatie. Het geeft ons informatie over wat er nodig is om binnen de klantspecificaties te presteren. Zodra we daartoe in staat zijn kunnen we gaan kijken naar hoe we deze waarde tot stand brengen. Dit overzicht geeft inzicht in verspillingen, knelpunten en procesvariaties. Het vertelt ons hoe de waarde door ons proces verloopt en waar we moeten verbeteren om de snelheid van ons proces te vergroten zonder in te leveren op kwaliteit.
Samenvattend kunnen we stellen dat onze focus start bij het leveren van stabiliteit van procesvoering. Zodra we in staat zijn om stabiel aan de kwaliteitsnorm van onze klanten te voldoen gaan we beoordelen op welke manier we de snelheid van waarde-creatie kunnen verhogen.