Zoals we al vaker besproken hebben, worden bij Lean Management (of Lean Manufacturing) verspillingen in een proces geïdentificeerd en vervolgens weggenomen. De acht soorten van verspilling die worden onderscheiden zijn: onnodig wachten, overbewerking, verkeerde procesinrichting, te veel voorraad, onnodig transport, fouten, overproductie en onnodig bewegen tijdens werkzaamheden.
Door het wegnemen van deze verspillingen uit een proces en ervoor te zorgen dat er een ‘One Piece Flow’ ontstaat, wordt het proces een stuk efficiënter. Er is sprake van een One Piece Flow wanneer het proces zonder enige weerstand verloopt en dus niet stil komt te liggen.
Verschillende processen om Lean bij gemeenten toe te passen
Niet alleen in de industrie, ook processen bij gemeenten lenen zich heel goed voor de toepassing van Lean. Maar om welke processen gaat het dan?
Eigenlijk kan elk te bedenken proces worden verbeterd en efficiënter ingericht worden. Want daar gaat het simpelweg om bij Lean. Om een beeld te geven hoe Lean bij gemeenten uitgevoerd kan worden en welke resultaten het op kan leveren, bespreken we een aantal voorbeelden.
Aanvraag van parkeervergunningen
In 2012 heeft Actal, het adviesorgaan om regeldruk te verminderen, onderzoek gedaan naar het aanvragen van parkeervergunningen bij gemeenten. Hieruit bleek dat het maar bij 10 van de 38 onderzochte gemeenten gaat zoals het hoorde: via het internet. Naar aanleiding van dit onderzoek heeft ook Minister Plasterk van Binnenlandse Zaken en Koningsrelaties aangegeven dat het proces om een parkeervergunning aan te vragen makkelijker moet.
De duur van het aanvragen verschilt namelijk enorm per gemeente. De ene gemeente heeft binnen drie werkdagen na aanvraag de besluitvorming (het wel of niet toekennen van een vergunning) rond, terwijl het bij de andere gemeente soms langer dan twee weken kan duren. Dit verschil is een duidelijk voorbeeld van inefficiënties binnen het proces. In dit specifieke geval gaat het dan bijvoorbeeld om:
- Het niet gebruiken van aanwezige informatie;
- Onvoldoende koppelen van informatie (bijv. registreren bij RDW);
- Het niet gebruiken van digitale mogelijkheden;
- Inefficiënties in het back-office proces:
- Ophoping van aanvragen;
- Onnodige controles;
- Bijhouden van (controle-)lijsten.
Deze inefficiënties zijn natuurlijk zonde en kunnen door het invoeren van Lean Management op de juiste manier weggenomen worden. Een groot aantal gemeenten doet dit nu ook om haar processen te verbeteren. Deze gemeenten hebben hiermee een vermindering van 40% van de doorlooptijd gerealiseerd. Daarnaast kunnen zij door hun kennis de processen blijven verbeteren met als doel nog meer te besparen.
Betalen van facturen
Ook het op tijd betalen van facturen is voor veel gemeenten een probleem. Uit onderzoek van Dun & Bradstreet, in opdracht van MKB-Nederland, blijkt dat veel gemeenten te laat zijn met het betalen van hun rekeningen. En dat terwijl de ministerraad akkoord is gegaan met het wetsvoorstel van voormalig minister van Veiligheid en Justitie Ivo Opstelten, waarin bepaald is dat alle overheidsinstanties hun facturen binnen 30 dagen moeten betalen.
Het onderzoek laat zien dat in 2012 77,5% van de rekeningen op tijd zijn voldaan, in 2011 was dat 77,3%. Een bijna verwaarloosbare verbetering dus. Daarmee blijven de gemeenten nog ver achter bij de Rijksoverheid, waar 90% van de facturen binnen 30 dagen wordt betaald.
De oorzaak voor deze teleurstellende cijfers ligt bij de interne processen. Voorbeelden van verspillingen binnen het facturatieproces zijn:
- Onnodige wachttijden doordat facturen vaak op diverse bureaus blijven liggen;
- Overbodige registraties in systemen of Excel lijsten;
- Te veel mensen die zich met het accorderen van een factuur bemoeien.
Een manier om inzicht te krijgen in het proces en de verspillingen in kaart te brengen is het uitwerken van een Value Stream Map. Door de resultaten van de Value Stream Map te combineren met gegevens die verkregen zijn uit een procesmeting, is het relatief eenvoudig vooraf te voorspellen hoeveel bepaalde maatregelen opleveren voor de doorlooptijd van in dit geval een factuur.
We spreken uit eigen ervaring als we zeggen dat het verbeteren van het facturatieproces bij gemeenten door middel van Lean, een vermindering van de gemiddelde doorlooptijd kan realiseren van 35% (bijvoorbeeld van 40 naar 26 dagen). De investering hiervoor is vaak minder dan een week.
Bovenstaande voorbeelden laten zien hoe Lean bij gemeenten processen enorm kan verbeteren. Daarnaast staat Lean Management voor het doorvoeren van constante verbeteringen, dus ook wanneer de eerste verspillingen zijn verholpen. Uiteindelijk zal Lean daarom leiden tot nóg betere resultaten voor in de toekomst.
Benieuwd wat we kunnen doen voor jou?
Wil je weten of Lean bij jouw gemeente kan werken? Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak. We delen graag onze ervaringen met je.