Je wilt een verbetertraject starten. Mooi! Maar weet je dan ook dat je een projectcharter (plan van aanpak) moet opstellen? Dit is een belangrijk document met de achtergrondinformatie, scoping, planning, teamsamenstelling en de kosten en baten van het potentieel verbeterproject. Vooral het in kaart brengen van inkomsten en uitgaven geeft een goed beeld. In dit artikel richt ik mij daarom specifiek op de kosten en batenanalyse.
Wat is een kosten- en batenanalyse?
Een Kosten-batenanalyse, ook bekend als de cost-benefit analysis (CBA) is een systematische benadering om bij een (verbeter) project de kosten versus wat het uiteindelijk oplevert in te schatten.
Als onderdeel van je Projectcharter en in het kader van de financiële analyse van een project, wordt er een kosten-batenanalyse uitgevoerd.
Waarom een kosten- en batenanalyse?
Het is belangrijk om bij de start van een project vast te stellen of de baten van een project hoger uitvallen dan de kosten. Voordat je het project uit kan voeren zal de projectleider deze analyse uitvoeren in samenwerking met het projectteam en Finance.
Aan de hand van de kosten-baten analyse bepaal je of het project financieel rendabel is en of de investering zich terugverdiend in een verwacht tijdsbestek
Hoe pak je een kosten- en batenanalyse aan?
Een kosten-batenanalyse heeft een bepaalde opbouw. Niets wordt zomaar ergens ingevuld. Daarom licht ik kort de verschillende stappen van de aanpak toe.
- Bepaal de verwachte kosten en baten van het project
- Welke vaste en welke variabele kosten zijn er verbonden aan het project?
- Met welke directe en indirecte kosten reken je?
- Welke tastbare en ontastbare voordelen brengt het project met zich mee? \Zijn er onverwachte kosten waar je rekening mee moet houden?
- Zijn er voordelen verbonden aan het resultaat?
- Hoe lang is de levensduur van het project? Is het een eenmalige besparing of besparing die jaarlijks optreedt?
Als we spreken over baten hebben we het over zowel harde als zachte baten:
- Druk de kosten en baten uit in dezelfde eenheid
- Het is belangrijk dat zowel de kosten en baten zijn uitgedrukt in dezelfde eenheid. Op deze manier kun je ze onderling met elkaar vergelijken.
- Wat zal een betere reputatie opleveren? Kan je een klanttoename verwachten? Wat is de impact van het project op het milieu, de tevredenheid van de werknemers, de gezondheid van de medewerkers? Aan al deze voordelen of effecten kan een “potentieel” geldbedrag gehangen worden.
- Vergelijk de kosten en baten
- In de laatste stap vergelijk je de kosten met de baten. Bereken hierbij de totale kosten en de totale voordelen en vergelijk deze om te bepalen of de baten tegen de kosten opwegen. Als laatste wordt er een besluit genomen op basis van de uitkomsten van de vergelijking.
Dus, ga voordat je begint aan je verbeterproces echt na of je kosten-batenanalyse goed hebt uitgewerkt. Dit helpt je bij het opstellen van de Projectcharter. Heb jij je verbeterproject goed op papier en ziet de kosten-batenanalyse er financieel gezien positief uit dan geeft een valide reden om een (verbeter) project op te starten! Veel succes!