Je zit midden in een overleg op je werk. Op je telefoon zie je in no time 14 berichten binnenkomen in de WhatsApp-groep van de klas van je zoon. Er is morgen hulp nodig bij een klassenactiviteit. Je merkt dat je afgeleid bent en omdat je slecht ‘nee’ kan zeggen bied je je hulp aan, ook al komt het erg slecht uit. Dat betekent nog een paar uur extra werk inhalen vanavond. Je wilde eigenlijk ook nog even sporten, maar wanneer?
Na je overleg stap je in de auto om hopelijk de files voor te zijn en op tijd bij de kinderopvang aan te komen. Tijdens het rijden heb je even tijd voor wat telefoontjes en denk je na over alle dingen die je nog moet regelen voor de aanstaande vakantie. Tickets boeken, een afspraak afzeggen, koffers pakken, het huis schoonmaken. Je realiseert je dat het handig zou zijn als je hier een to do lijstje van zou maken, dan hoef je het niet continu te reproduceren. Inmiddels zitten de kinderen achterin en ben je bijna thuis. Hopelijk ligt er nog wat in de koelkast waarmee je iets gezonds op tafel kunt zetten. Helaas kom je erachter dat de helft al over de uiterste houdbaarheidsdatum is. Snel op de fiets nog even langs de winkel dan maar..
Herken je jezelf hier in? Onze Consultant in elk geval wel. Wel of geen kinderen, met een drukke baan, sport en een sociaal leven zal dit voor velen herkenbaar zijn. So many things to do, so little time. In dit artikel geeft Roos je daarom een aantal praktische tips om om je leven slimmer in te richten en laat zij je zien dat Lean Management ook heel goed toepasbaar is in de thuissituatie. Dus ‘Lean yourself’!
Wat is Lean Management?
Lean Management is een manier om continu processen te verbeteren door het doen van:
- de juiste dingen
- op de juiste plaats
- op het juiste moment
- in de juiste hoeveelheid
- met minimale verspilling
Benoem knelpunten en minimaliseer verspilling
Een snelle manier om verbetering te realiseren is het minimaliseren van verspillingen. Een goede vraag om jezelf te stellen is: “waar besteed ik dagelijks veel tijd aan?”. Benoem voor jezelf een aantal knelpunten of zaken waar je dagelijks tegen aan loopt. Gaat het om schoonmaken, de was doen of de reistijd naar je werk? Kun je deze dingen uit handen geven of bijvoorbeeld de reistijd beperken? Hierdoor creëer je meer tijd om te besteden aan dingen die echt belangrijk zijn.
Analyseer oorzaken
Wanneer je de knelpunten hebt benoemd is het tijd om de oorzaken ervan te analyseren.
Als het doen van de was je veel tijd kost dan kan dit een probleem vormen. Maar de was moet uiteindelijk toch gedaan worden. Probeer na te gaan waarom daar veel tijd in gaat zitten. Dit kun je doen door de ‘5 times why?’ toe te passen. Deze tool wordt veelvuldig toegepast binnen Lean projecten. Door jezelf vijf keer ‘waarom?’ te vragen kom je tot de grondoorzaak.
Bijvoorbeeld:
- 1. Waarom kost de was zoveel tijd? Omdat het vullen van de wasmachine bewerkelijk is.
- 2. Waarom is het vullen van de wasmachine zo bewerkelijk? Omdat het veel tijd kost om de was uit de wasmand te halen.
- 3. Waarom kost dat zo veel tijd? Omdat ik alle was er steeds uit moet halen en moet sorteren
- 4. Waarom? Omdat alles in dezelfde wasmand wordt gegooid
- 5. Waarom zit het in dezelfde wasmand? Omdat we niet van tevoren sorteren.
Aha! Daar heb je de grondoorzaak te pakken. Als je het probleem bij de wortel aanpakt voorkom je ‘symptoombestrijding’. Sorteer de was direct in een aantal verschillende wasmanden: kleur, wit en donker bijvoorbeeld. Daarmee bespaar je jezelf de ‘uitzoektijd’.
Verbeter jouw proces
Als we knelpunten en oorzaken te pakken hebben is het tijd om verbetering aan te brengen. Een makkelijk geheugensteuntje daarvoor is de SCAMPER methode. Hiermee vraag je jezelf een aantal dingen af:
- Substitute: Kan ik elementen van mijn dagelijkse patroon vervangen (bijvoorbeeld door andere manieren, slimme apps, snellere apparatuur) waardoor ik effectiever en efficiënter bezig ben?
- Combine: Welke activiteiten kan ik met elkaar combineren, het twee vliegen in één klap-principe?
- Adapt: Kijk om je heen, deel en leer van anderen!
- Modify: Zorg dat je je continu aanpast aan verandering onder invloed van omgevingsfactoren en voorkom vasthoudendheid, wees flexibel.
- Put to another purpose: Doe alles weg wat je niet meer nodig hebt of gebruikt, geef het door aan anderen die het weer nuttig kunnen gebruiken.
- Eliminate: Waar kan ik überhaupt mee stoppen (zie ook ‘Maak keuzes’)?
- Reverse: Kan ik dingen in een andere volgorde doen, waardoor bijvoorbeeld je route naar huis wellicht efficiënter is?
Een paar tips
Zeg vaker “nee”! Als je hier moeite mee hebt, wen jezelf dan aan om niet direct een antwoord te geven. Zeg bijvoorbeeld “vind je het goed als ik daar later vandaag even op terugkom?”. En laat vragen per mail of WhatsApp heel even voor wat het is. Voor je het weet heb je je al weer ergens aan gecommitteerd. Maak online vaste boodschappenlijstjes aan en bestel direct je wekelijkse boodschappen. Een aantal producten heb je altijd nodig en een lijstje helpt je tijd te besparen (niet wekelijks opnieuw bedenken wat je nodig hebt). Bijkomstig voordeel is dat je niets vergeet en extra naar de winkel moet. Er zijn tegenwoordig meerdere aanbieders die boodschappen thuis bezorgen, zelfs gratis.
Breng je kinderen hardlopend naar school, laat de hond uit, breng de post weg, het maakt niet uit als je maar slim combineert. Of combineer het ritje naar school met de buren zodat je eerder kunt beginnen op je werk of lekker op tijd naar de sportschool kunt gaan.
Tijd verspillen aan het zoeken van dingen is zonde. Het helpt echt als alles een vaste plek heeft en je alles door geeft wat je niet meer nodig hebt. Hier word je zelf ook blij van, het geeft ruimte in je huis en het is fijn om een ander ergens blij mee te maken.
Ook wachten is ook een vorm van verspilling. Doe alle dingen die niet langer dan vijf minuten kosten eerst. Zet bijvoorbeeld direct de wasmachine aan als je thuis komt of kook alvast water voor de pasta. Zorg er ook voor dat je apparaten altijd opgeladen zijn. Er zijn tegenwoordig allerlei slimme apps die je helpen om to do lijstjes bij te houden, al dan niet gedeeld met de mensen waar je mee samenwoont. Evernote, Wunderlist, Swipes en Trello zijn een paar fijne opties. Ideeën, acties, vakantie-inpak-lijstjes of andere hersenspinsels? Leg ze meteen vast. Dan heb je in je hoofd weer ruimte voor andere dingen.
Maak keuzes
Het mooie van Lean is dat je met veel kleine aanpassingen vaak al een enorme verbetering realiseert. Je hebt alle onnodige zaken uit je dagelijkse patroon verwijderd, je hebt problemen bij de wortel aangepakt en daarvoor goede oplossingen bedacht. Nog steeds onvoldoende rust? Dan is het tijd om keuzes te maken. Je kunt simpelweg niet alles doen. Hiervoor moet je terug naar de essentie van je eigen bestaan. Dat klinkt zweveriger dan het is. Wie of wat is het belangrijkste in jouw leven? Geef hier de prioriteit aan. Dit betekent dat je wellicht moeilijke keuzes moet maken en met sommige activiteiten moet stoppen. Hier laat ik het aan jou zelf over.