Wat is Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA afgekort) is, eenvoudig gesteld, het automatiseren van zichzelf herhalende werkzaamheden. Met RPA automatiseer je deze taken met software. Er komt dus geen ‘echte’ robot aan te pas zoals je misschien in je hoofd had zitten. Robot software is op z’n plek in administratieve omgevingen waar (nog) veel processen en systemen naast elkaar bestaan. Denk bijvoorbeeld aan de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Waarschijnlijk moeten veel (dezelfde) gegevens in meerdere systemen worden ingevoerd, bijvoorbeeld om een mailadres aan te maken, voor de salarisadministratie, toegang tot de server, enzovoorts. Is dit dan niet te automatiseren? Waarschijnlijk wel, maar in veel bedrijven gebeuren dit soort processen nog grotendeels handmatig. Software neemt hier het werk van de mensen over, waarbij de taak van de mens verschuift van ‘uitvoerder’ naar ‘opzichter’. RPA is dus vooral een virtuele robot die op de achtergrond mensen ondersteunt bij allerlei werkzaamheden.
Robots zijn reuze interessant en ontzettend handig in fabrieken. Maar dat heeft toch geen enkele functie in de dienstverlening? Of bedoel je van die zorgrobots die in Japan steeds populairder worden als gevolg van de vergrijzing? In dit blog leggen we je uit dat Robotic Process Automation niets met zorgrobots te maken heeft, maar wel ontzettend handig is voor toepassing in dienstverlenende processen.
Is dat wel handig? Wel als je Lean erbij betrekt!
We hebben dus gezien dat RPA vooral gedijt bij processen waarbij meerdere systemen betrokken zijn. En de oplossing is om er nóg een systeem bij te zetten. Daarbij kijk je niet of het slimmer moet, maar vertaal je iets wat mensen altijd deden 1-op-1 naar een digitale toepassing. Dat lijkt best onlogisch. Maar dat is wel waar RPA uiteindelijk ook tot z’n recht komt. In de stijl van McGyver bouw je een (virtuele) oplossing met ducttape en ijzerdraad. Werkt het? Jazeker! Is het snel? Ook dat. Is het voor eeuwig? Dat waarschijnlijk niet. RPA maakt het proces niet persé beter, maar verbetert de kwaliteit (robots maken geen fouten) en zorgt ervoor dat mensen er minder tijd mee kwijt zijn.
Zelf aan de slag met RPA? Boek onze RPA Masterclass
RPA en Lean, best wel logisch!
RPA is dus vooral succesvol als je het gebruikt waarvoor het bedoeld is, een snelle manier om processen te optimaliseren, zonder ingrijpende ICT-wijzigingen. Maar bijna altijd is het toch ook nodig om, terwijl je RPA gaan inzetten, ook processen te optimaliseren. Dan is Lean een geschikte methode. Denk alleen al aan het simpele feit dat de enige medewerker nét iets anders werkt dan de andere medewerker. Wat is dan de standaard die je de robot meegeeft? Een simpele kaizen-sessie of waardestroomanalyse neemt alvast heel veel onduidelijkheid weg en bereid de betrokken medewerkers alvast voor de nieuwe werkwijze.
