Een kort terugblikverhaal van een verbeteradviseur die haar Lean Green Belt praktijkcertificering succesvol heeft afgerond met behulp van Bureau Tromp.
Wat was de begin situatie?
De dagelijkse gang van zaken was een complex en ongrijpbaar proces geworden. De medewerkers zaten met bergen papierwerk, talloze klantvragen en veel verschillende afdelingen waren erbij betrokken. Er werd gewerkt met verschillende systemen. Het was een arbeidsintensieve omgeving met een hoge werkdruk zonder ruimte om te verbeteren.
Welke resultaten heeft het project opgeleverd?
Met de tools die je meekrijgt tijdens de Lean Green Belt training van Bureau Tromp is het mogelijk geweest verbetering door te voeren. Eén van de eerste merkbare veranderingen was de reductie in bemand contact met klanten. Door het aanpassen van de processen is er een reductie in bemand contact met klanten. Medewerkers werken efficiënter samen hierdoor is er een hogere first time right bij beantwoorden van klantvragen.
Wat maakte het project tot een succes?
Het succes van het verbeterproject is te danken aan een combinatie van cruciale factoren.
Ten eerste was er een sterk draagvlak binnen de organisatie over de problematiek. Medewerkers waren zich bewust van de complexe en ongrijpbare aard van het huidige proces. Ze erkenden dat er ruimte was voor verbetering en waren vastbesloten om samen te werken aan een positieve verandering.
Een andere sleutelfactor was het werken met opdrachtgevers die het mandaat hadden om beslissingen te nemen. Hierdoor konden belangrijke knopen worden doorgehakt zonder onnodige vertragingen of bureaucratie. Het stelde het projectteam in staat om snel en doeltreffend te handelen bij het identificeren van problemen en het implementeren van oplossingen.
Bijzonder waardevol was ook het combineren van proces en data. Door zowel de workflows als de bijbehorende gegevens in kaart te brengen, kreeg het projectteam een holistisch beeld van de situatie. Dit leidde tot beter geïnformeerde beslissingen en een dieper inzicht in de oorzaken van problemen.
Tijdens korte reviews werden inzichten gedeeld met collega’s. Dit bevorderde transparantie en zorgde ervoor dat iedereen op de hoogte was van de voortgang en resultaten. Bovendien kon er op basis van feedback snel worden bijgestuurd indien nodig.
Een gefaseerde Lean aanpak maakte ook een wereld van verschil. In plaats van radicale veranderingen in één keer door te voeren, werden de verbeteringen stapsgewijs geïmplementeerd. Hierdoor konden medewerkers wennen aan de nieuwe werkwijzen en werden ze betrokken bij het proces van continue verbetering.
Wil je een Lean organisatie? Neem contact met ons op!