Wat is Makigami?
Makigami is Japans voor ‘rol papier’ en is bedoeld om processen visueel weer te geven in situaties waarin het product niet visueel is. Ofwel: een procesbeschrijving in een dienstverlenings-omgeving. Kenmerkend voor dit soort processen is de beperkte zichtbaarheid van het werk. Omdat er geen fysiek product wordt gemaakt, zijn werkvoorraden, bottlenecks of verspillingen lastig zichtbaar. Immers, vaak is er op de werkvloer niet meer te zien dan een aantal bureaus of computers.
Een van de bekendste technieken uit de Lean toolbox is de Value Stream Map. Deze vindt zijn oorsprong in het Toyota Production System. De techniek is heel nuttig, maar de symbolen en opzet is toegespitst op een productieomgeving. Maar wat nu als je een proces wilt beschrijven in een dienstverlenende organisatie? Daarvoor is de Makigami methode. Lees dit artikel voor een korte beschrijving van de techniek en een handige template.
Hoe ziet een Makigami eruit?
De Makigami is een “paper and pencil” tool. Het proces waarop de tool wordt ingezet is belangrijker dan hoe hij eruitziet. Wat dat betreft zijn er veel overeenkomsten met de Value Stream Map.
Kenmerken van de Makigami zijn:
- Processen worden beschreven in zogeheten swimming lanes, waardoor zowel de processtap als degene die hem uitvoert duidelijk zijn. Wanneer dat voor het verbeteren van het proces belangrijk is, kun je dit eventueel aanvullen met een RACI-matrix. Waarin je per processtap beschrijf wie verantwoordelijk is (Responsible), eindverantwoordelijk is (Accountable), geraadpleegd moet worden (Consulted) of geïnformeerd moet worden (Informed).
- Een Makigami bevat een overzicht van de informatiestromen, de documenten en systemen die in iedere processtap worden gebruikt.
- Per processtap worden doorlooptijd, bewerkingstijd en tijd waarin waarde wordt toegevoegd weergegeven. Op die manier kun je iets zeggen over de procesefficiëntie.
- Er is een overzicht van geconstateerde knelpunten of verspillingen per processtap.
Tips bij het opstellen van een Makigami:
- Stel de Makigami op met medewerkers die het werkproces kennen. Het is aan te raden om hierbij ook mensen van buiten te betrekken, voor een frisse blik en om het proces te begeleiden. Een Lean consultant is hiervoor heel geschikt.
- Let erop dat je het werkelijke proces beschrijft, niet het proces zoals dat op papier bedacht is.
- Houd rekening met de verschillende procesbeschrijvingen die je op kunt stellen:
- Current state: hoe ziet het huidige proces eruit?
- Ideal state: hoe ziet het ideale (gedroomde) proces eruit, zonder restricties in tijd en budget?
- Future state: hoe ziet het proces eruit dat we nu (binnen de scope van het traject) gaan opleveren?
- Plan voldoende tijd in. Het opstellen van een Makigami kost meer tijd dan je denkt! Je gaat met een groep betrokken medewerkers aan de slag over hun dagelijks werk en de ervaring leert dat het veel tijd kost om iedere processtap in detail te bespreken en vragen van collega’s hierover te beantwoorden.
Tot slot: zoals eerder geschreven is de Makigami een visuele weergave van het proces dat eerder niet zichtbaar was. Het is een heel krachtig instrument om voorgestelde veranderingen in het proces logisch te maken voor alle betrokkenen. Vaak krijgen ze pas tijdens het opstellen van de Makigami voor het eerst een compleet overzicht van alle processtappen en inzicht in werkzaamheden van collega’s. Vergeet daarom niet iedereen te betrekken bij het opstellen en laat de Makigami ook langere tijd aan de muur hangen. Vaak is dat krachtiger dan hem uitwerken in bv. PowerPoint of Visio.
