De kern van Lean Management draait om het wegnemen van verspillingen. In eerste instantie gold dit voor productieprocessen (denk aan Toyota) maar tegenwoordig gelden ze voor elk soort proces. Dus ook op kantoor of thuis kun je efficiënter handelen wanneer je let op deze verspillingen. Natuurlijk zijn er veel meer verspillingen waar aan gedacht kan worden tijdens het verbeteren van processen, maar uiteindelijk passen ze allemaal binnen onderstaande 8 categorieën.
Oorspronkelijk zijn er 7 verspillingen die de basis vormen binnen Lean. Wij spreken liever van 8 omdat het verspillen van talent tegenwoordig ook een rol kan spelen.
In dit artikel zetten we alle verspillingen op een rij en laten we je zien waar je op kan letten om efficiënter te werken. Nogmaals, het maakt dus niet uit om wat voor soort proces het gaat. Het doel is uiteindelijk dat je waarde toe kan voegen voor de klant.
Verspilling 1: Wachten
Wachten wordt veroorzaakt door een proces wat niet goed doorloopt. Vaak wordt de wachttijd opgevuld met activiteiten die geen waarde toevoegen. Door alle stappen in het proces op elkaar aan te laten sluiten voorkom je wachten en werk je efficiënter.
Verspilling 2: Overbewerking
Overbewerking betekent dat er meer gedaan wordt dan dat de klant gevraagd heeft. Stem alle verwachtingen met de klant af en voldoe aan deze. Doe vooral niet minder, maar ook niet meer. De klant wil alleen wat hij vraagt, geen overbodige extra’s die voor hem geen waarde toevoegen.
Verspilling 3: voorraad
Een grote voorraad klinkt natuurlijk fantastisch, er is altijd genoeg. Maar als je je bedenkt dat opslag en het zoeken naar de juiste middelen tijd en geld kosten, levert het je niets op. Zorg daarom dat de voorraad precies genoeg is voor wat je nodig hebt. Dit betekent natuurlijk wel dat het proces goed moet verlopen om te weten hoeveel voorraad je nodig hebt.
Verspilling 4: transport
Verspilling in transport kan meerdere vormen aannemen: te veel, te weinig of te vaak. De ideale situatie is dat er precies genoeg op de goede tijden wordt geleverd zodat er niets hoeft te worden opgeslagen of wachttijden ontstaan. Ook wat betreft het transport van informatie kan er verspilling voorkomen.
Verspilling 5: fouten
Een fout maken is natuurlijk menselijk, maar kan tot veel verspilling leiden. Een fout moet namelijk worden hersteld, wat weer tijd kost waarbinnen geen waarde toegevoegd kan worden.
Verspilling 6: overproductie
Om geen overproductie te hebben is de oplossing: niet meer maken dan de klant vraagt. Overproductie leidt tot teveel voorraad die je waarschijnlijk niet snel kwijt kan. Daarnaast is de kans groot dat grondstoffen verspild zijn wanneer het gaat om halffabrikaten of eindproducten.
Verspilling 7: beweging
Ook teveel beweging binnen een proces leidt tot verspilling. Niet per se in energie van degene die de beweging uitvoert, maar in tijd. Wanneer alles op de juiste plek ligt wordt er simpelweg meer tijd bespaard en loopt het proces sneller door.
Verspilling 8: talent
Verspilling van talent is degene die in eerste instantie niet in het rijtje voorkwam. Tegenwoordig komt het veel vaker voor dat bijvoorbeeld mensen met een hoge(re) opleiding hun kennis niet kunnen of hoeven te gebruiken in het werk dat zij doen. Dit is niet alleen zonde van de kennis, maar kan ook leiden tot ontevreden en ongemotiveerde medewerkers.
Zoals je ziet overlappen veel van de verspillingen elkaar. Wanneer je de een aanpakt kan dat dus invloed hebben op een andere.
Soms is het wegnemen van alle verspillingen niet mogelijk. Het kan zijn dat het juist nodig is om een product via meerdere wegen te vervoeren omdat het nodig is om waarde toe te voegen. Waar het uiteindelijk om draait is dat het proces zo soepel mogelijk verloopt en dat de klant tevreden is met het eindresultaat.
Praktijkvoorbeelden
Verspillingen in een productie-omgeving zijn vaak makkelijker te benoemen dan in een administratieve omgeving. We zien makkelijk dat verspillingen elimineren in een productieomgeving leidt tot snellere productie en kwalitatief betere producten. In een administratieve omgeving vinden we het vaak moeilijker aan te wijzen waar de verspillingen zitten. Ook is het lastiger om de positieve gevolgen te zien van het elimineren van de verspillingen, omdat het niet iets is, dat met je ogen letterlijk te volgen is.
Dat een vergunningsaanvraag sneller gaat of makkelijker aan te vragen is, kunnen we niet letterlijk zien. Je moet dan echt doorlooptijden gaan meten of gaan vragen hoe moeilijk of makkelijk de aanvraag ging.
In een administratieve omgeving leidt het elimineren van verspillingen niet alleen tot sneller en makkelijker, maar ook tot meer werkplezier, een betere werklast, minder ergernissen en minder gedoe. Zaken die lastig meetbaar zijn en vaak niet echt zichtbaar. Laten we ze alle 8 even onder de loep nemen, om inspiratie op te doen:
Transport
Printerpapier is niet in de buurt van de printer
Er moeten stoelen bijgehaald worden, want de vergaderzaal is niet berekend op het aantal vergaderaars
Voorraad
Je hebt een volle mailbox met mail die nog niet beantwoord is.
Je hebt achterstand in te behandelen dossiers.
Er is ooit briefpapier besteld. Het is nog lang niet op, maar het logo wordt gemoderniseerd
Er is een voorraad pennen met uitgedroogde inkt. Wie gebruikt er nog een pen?
Beweging
Je moet terug naar je werkplek, omdat je iets vergeten bent
De vergadering is op een andere verdieping
Het overleg is op een andere locatie
Wachten
Even wachten tot iedereen er is, zodat de vergadering kan beginnen
Je wacht op goedkeuring
Je wacht op/bent op zoek naar informatie
Er zitten nog mensen in overleg in de door jou geboekte vergaderzaal
Overproductie
Je schrijft een stuk met veel te veel woorden
Je schrijft een mail met een overstelpende hoeveelheid informatie
Je stuurt al je mail in CC aan te veel mensen
Overprocessing
Toch nog even schaven en ‘verbeteren’ aan een stuk
Je stelt de beslissing nog even uit om te heroverwegen
Je opent en leest hetzelfde mailtje voor de zoveelste keer
Defecten
Je maakt tikfouten
Door haast ben je de bijlage in de mail vergeten
Je hebt de verkeerde versie van een bestand verstuurd
Er is verwarring over de geboekte vergaderzaal
Talent
Je hebt gebrek aan kennis om iets te doen en neemt geen tijd om bij te scholen
Je gebruikt maar 40% van de mogelijkheden van de software
Je hebt niet gezien dat iemand ergens goed in is
Je wilt alles zelf doen en niet delegeren
Het gaat natuurlijk niet over onder welke rubriek de verspilling valt, maar vooral over het herkennen van verspillingen. Dus verspil geen tijd aan discussiëren of het nou onder ‘Transport’ of Beweging’ valt ‘, maar herken de verspillingen en bespreek of het in dat geval ook echt een verspilling is en of je die kwijt kan.
Als voor het creatieve proces uit het raam staren noodzakelijk is, staar dan lekker uit het raam. Als je de hele dag achter een bureau zit, is een bespreek-wandeling met beweging een goed idee.
Verspillingen zijn er altijd. Het is een illusie om te denken dat je voor 100% verspillingen kunt elimineren.
