Slimmer werken,
blije klanten

Welke Lean Process Mappings tools zijn er en hoe zet je ze in?

Process mapping is een veelgebruikte methode om processen te optimaliseren. Je gebruikt het om processen visueel in kaart te brengen. Hierbij kun je diverse tools gebruiken. In dit artikel behandelen we de Lean tools Swimming Lanes, Value Stream Mapping en Customer Journey Mapping.

Swimming lanes

Swimming Lane

Een swimming lane (stroomdiagram) dankt haar naam aan de horizontale baden in een zwembad. Iedere baan vertegenwoordigt een activiteit die uitgevoerd moet worden door een medewerker, team of een afdeling. Een volgende baan staat voor het volgende punt in het proces. Dit kan een verbinding, communicatie onderling, of bijvoorbeeld een overdracht zijn.

Door het proces te verwerken in swimming lanes, heb je visueel zichtbaar waar het proces efficiënter zou kunnen werken of waar knelpunten zitten. De banen zijn aan de daarvoor verantwoordelijke gekoppeld, dus je kunt direct actie ondernemen.

Value Stream Mapping

Value Stream Map

Een gemiddeld verbetertraject kan niet zonder een Value Stream Map (VSM). Op brown paper werk je een proces van begin tot eind uit. Bij iedere stap geef je aan welke onderliggende handelingen daarbij komen kijken. Koppel hier doorlooptijden, tussenvoorraden en de waarde aan van de desbetreffende handeling (waarde voor het bedrijf, voor de klant of zelfs geen toegevoegde waarde?) en je hebt de volledige waardestroom van het proces inzichtelijk gemaakt.

Het fijne aan een Value Stream Map is dat je zowel de verliezen (verspillingen) als de oorzaken inzichtelijk  hebt. Deze schets van de huidige processen noem je ook wel de current state. Nu je weet welke verspillingen jouw proces bevat, kun je werken aan de ideale of nieuwe situatie, ook wel de future state.

Tip! We hebben eerder al een artikel geschreven met daarin een uitleg over hoe je een Value Stream Map maakt.

Customer Journey Mapping

Klantreis

Met de Customer Journey Mapping-techniek breng je de klantreis in kaart. Welke touchpoints zijn er en welk gevoel geeft het de klant? Het is de kunst om het voor de klant positief af te sluiten. Je hebt hierbij te maken met meerdere klantgroepen, dus je werkt de journey dan ook voor meerdere groepen uit.

Het meest bekende voorbeeld is de klantreis van de IKEA. De klantreis kent vele ups- en downs, maar IKEA zorgt ervoor dat je het gebouw altijd vrolijk verlaat door een hotdog voor 90 cent of een softijsje voor 99 cent die je ook nog eens onbeperkt mag bijvullen. Lees hier meer over de customer journey van IKEA.

Optimaliseren naar aanleiding van de Lean Process Mapping Tools

Nu je de werkprocessen en verspillingen inzichtelijk hebt gemaakt, kun je aan de slag met het elimineren. Neem alle verspillingen weg en werk het proces uit zoals het zou moeten zijn. Vervolgens ga je dit testen en waar nodig bijschaven. Het kan zijn dat je ook in de nieuwe situatie nog verspillingen gaat herkennen of dat sommige handelingen simpelweg niet weggelaten kunnen worden. Dat is helemaal niet erg. Het gaat erom dat je continu blijft verbeteren en kritisch kijkt naar de situatie zoals het is.

Process Mapping Tools inzetten in jouw organisatie

Welke Process Mapping Tool ga jij inzetten in jouw organisatie? Laat het ons weten via info@bureautromp.nl. We zijn benieuwd naar jouw uitkomsten. Ook als je vragen hebt kun je bij ons terecht.

Beter worden in Process Mapping? Je kunt je inschrijven voor diverse Masterclasses waarin theorie én praktijk aan bod komen. Bekijk de Masterclasses.

 

Over de auteur: Bureau Tromp

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.