Voor een goede ‘keek op de week’
De weekstart is een vaak gehoord begrip binnen organisaties. Het staat soms beter bekend als ‘keek op de week’, vernoemd naar het televisieprogramma van Van Kooten en De Bie waarin dit duo elke zondagavond met de nodige humor de actualiteiten bespraken. Ondanks dat een ieder weleens van een weekstart heeft gehoord, blijkt in de praktijk de definitie en concrete uitvoering vaak lastig:
- Wat is een weekstart precies?
- Welke voordelen kan het mij bieden?
- Hoe ziet de overlegstructuur er uit?
- Welke tips & tricks zijn er om zelf een goede ‘keek op de week’ op te zetten en uit te voeren?
Wat is een weekstart?
De weekstart is een lean hulpmiddel dat een organisatie ondersteunt in het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen door wekelijks te sturen op de operatie, dit in tegenstelling tot de dagstart. Concreet is een weekstart een goed voorbereid overleg met een duidelijke agenda en een verbetergerichte dialoog.
Duidelijke agenda
Elke weekstart heeft op hoofdlijnen dezelfde agenda. In de praktijk verschilt de concrete invulling van de agenda per organisatie. De focus van een weekstart ligt op prestatiedoelstellingen van de organisatie, wellicht beter bekend als ‘Key Performance Indicators’ (KPIs). Voorbeelden van veelgebruikte KPIs zijn klanttevredenheid, medewerker tevredenheid, ‘first time right’ en snelheid van levering. Naast de focus op KPIs wordt ook vaak een verbeterbord gebruikt om problemen en mogelijke verbeteringen een plek te geven.
Goed voorbereid overleg
Met een goed voorbereid overleg wordt bedoeld dat voorafgaand aan de weekstart alle benodigde informatie bekend is. Dit betekent dat de juiste relevante KPI-cijfers verzameld zijn, alle medewerkers op de hoogte zijn van het overleg en weten wat er van hem of haar verwacht wordt.
Verbetergerichte dialoog
De weekstart is een dialoog, wat betekent dat alle medewerkers hun op- of aanmerkingen moeten kunnen leveren aan de discussie die ontstaat op basis van de KPIs. De weekstart heeft een sterke bottom-up benadering: de problemen en mogelijke oplossingen worden ervaren op de werkvloer. Om die reden is het van essentieel belang dat alle medewerkers hun bijdrage leveren.
Welke voordelen kan een weekstart bieden?
Er zijn verschillende voordelen die het de moeite waard maken om tijd en energie te stoppen in het implementeren van weekstarts:
- Geeft een organisatie sturing aan de operatie en verschillende teams of afdelingen;
- Genereert input voor maandelijkse- en kwartaaloverleggen door de focus op prestatiedoelstellingen;
- Helpt ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde stip op de horizon najaagt;
- Helpt om problemen en mogelijke verbeteringen vanuit de operatie te identificeren en te communiceren;
- Draagt bij aan het creëren van een cultuur van continu verbeteren (kaizen);
- Zorgt voor een gevoel van betrokkenheid bij medewerkers;
- Houdt het moreel van de medewerkers door het wekelijks vieren van successen.
Hoe ziet de overlegstructuur van een weekstart er uit?
In een weekstart zijn twee rollen te onderscheiden, namelijk die van voorzitter en medewerker. In de praktijk blijkt de voorzitter vaak de teammanager of leidinggevende. De voorzitter en de medewerkers hebben verschillende taken en verantwoordelijkheden:
Voorzitter
- Is de facilitator van de weekstart
- Bereidt de weekstart voor
- Bewaakt de agenda en de tijd
- Maakt aantekeningen
- Faciliteert de discussie
- Vertegenwoordigt de afdeling
Medewerker
- Is de bron van informatie
- Draagt actief bij aan de discussie
- Geeft input kort en bondig
- Is altijd aanwezig
De voorzitter vertegenwoordigt het team of afdeling bij de weekstart van een organisatieniveau hoger. Dit noemen we ook wel ‘cascadering’. Dat maakt de voorzitter een zogeheten ‘linking pin’ – de schakel tussen de verschillende organisatieniveaus (zie figuur onder).
Aangezien de weekstart van de operatie als input dient voor de weekstart van een organisatieniveau hoger, is het van belang dat de doelstellingen en KPIs overeenkomen met elkaar én met de strategische doelstellingen van de organisatie. Dit zorgt ervoor dat de gehele organisatie op één lijn ligt t.a.v. strategie en doelstellingen.
Welke tips & tricks zijn er om zelf een weekstart goed op te zetten en uit te voeren?
‘Een goed begin is het halve werk’. Het is van belang om vòòr de implementatie van weekstarts goed na te denken over de opzet van de weekstart:
- Denk goed na over de te bespreken KPIs. Beperk je tot 3-5 KPIs die je wekelijks bespreekt;
- Maak een weloverwogen keuze tussen de te bespreken KPIs. Houd er bij deze keuze rekening mee dat de KPIs in lijn zijn met de strategische doelstellingen van de organisatie;
- Stel de KPIs SMART op: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden;
- Plan de weekstart aan het begin van de week op een vast tijdstip, bij voorkeur op maandag. Op deze manier wordt de week gestart met een helder beeld van de te behalen doelstellingen;
- Stel vooraf een overzichtelijke template op van de agenda. Maak hierbij gebruik van de A3-methodiek. Dit zorgt ervoor dat alle cijfers goed leesbaar en overzichtelijk zijn.
Tijdens de weekstart:
- Zorg voor een goede voorbereiding: Zorg dat de juiste cijfers van de gekozen KPIs bekend zijn;
- Houd je aan de afgesproken tijd en agenda. De kracht van een weekstart is om kort en bondig de agendapunten en KPIs door te nemen;
- Beperk de tijd tot maximaal één uur;
- Moedig elk teamlid aan een bijdrage te leveren aan het overleg;
- Zorg voor een open sfeer, het doel is immers samen te werken en te verbeteren;
- Het gaat niet om de cijfers, maar om het verhaal achter de cijfers;
- Houd de bijdrage aan de discussie kort en bondig. Probeer jezelf niet te verliezen in (onnodige) details;
- Maak gebruik van een verbeterbord naast de weekstart. Verbeterinitiatieven kunnen even ‘geparkeerd’ worden zodat de discussie blijft gaan over de prestaties;
- Stel als voorzitter veel vragen om tot de kern te komen (5x waarom);
- Vier behaalde successen en mijlpalen.
Tot slot de belangrijkste tip: Ga het vooral doen! Het uitvoeren van weekstarts is ook een proces waarin de organisatie continu in kan blijven verbeteren.