Er wil nog weleens verwarring ontstaan als het gaat om de termen: proces-en projectmanagement. Doordat de termen verschillende interpretaties hebben, kan dit leiden tot verschillende inzichten in aanpak en doorvoeren van verbeteringen. Ik leg je het verschil graag uit.
Wat is het verschil tussen project- en procesmanagement?
Projectmanagement is zoals het woord al zegt: het managen van een project. Dit is een unieke opgave, in een bepaalde tijd en middelen en gericht op een projectresultaat. Wat belangrijk is bij het managen van je project is dat er een opdrachtgever, een duidelijke opdracht, een projectleider, een projectteam, beschikbare resources (tijd & geld), een duidelijke planning is. Hierbij check je tussentijds ook de voortgang, hanteer je goede communicatie en rond je het tijdig goed af.
Procesmanagement is een keten van activiteiten om een product of dienst te leveren (dan wel aan de externe of interne klant). Dit gaat dus bijvoorbeeld om reguliere werkzaamheden/continue activiteiten in een organisatie. Processen kunnen alleen binnen de eigen afdeling lopen, maar vaker lopen ze door de hele organisatie heen.
Bij procesmanagement kan je dus ook procesverbetering toepassen. Neem bijvoorbeeld een proces op een HR-afdeling: je neemt iemand in dienst. De stappen van ‘iemand heeft interesse’ tot ‘de dag waarop iemand aan het werk gaat’ vormen dit proces. Wanneer je ziet dat bijvoorbeeld het opmaken van een arbeidsovereenkomst veel tijd kost en dit wellicht sneller kan, kun je dit met behulp van procesverbetering oplossen.
Hoe verhoudt zich dit tot Lean?
Bij procesmanagement kun je Lean-technieken en tools inzetten. Een optie is het maken van een waardestroomanalyse om het proces in kaart te brengen of het doen van een visgraat om te achterhalen wat de oorzaken zijn dat dit veel tijd kost. Procesverbetering is dus een continue activiteit.
Een combinatie van procesverbetering door middel van een project is ook mogelijk. Dit is het geval bij het eerdergenoemde voorbeeld, wanneer je het in-dienst proces wil verbeteren naar aanleiding van klachten van klanten/medewerkers. Een optie hiervoor is de DMAIC-methode (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Het doorlopen van deze fasen een project is een eenmalige activiteit. Je wil vervolgens naar borging en continu verbeteren in het proces. Dit betekent dat je onder andere een proceseigenaar nodig hebt, maar ook een verbeterteam. Zij houden de kwaliteit van het proces in de gaten en checken regelmatig de behoefte van de klant. Dit borgen en in de gaten houden is een continue activiteit als onderdeel van je proces. Het opnieuw oppakken van verbeterpunten kun je dan eventueel wel weer aanvliegen als (kleine) projecten.
Kortom, een project is een eenmalig en een tijdelijke werkvorm. Een proces is een continue stroom. In procesverbetering is een combinatie van project en proces mogelijk. In alle gevallen zijn de lean-verbetertools prima te gebruiken. Wil je meer weten, neem dan contact op met Bureau Tromp.