Wie zijn of haar bedrijfsvoering gaat optimaliseren, heeft keuze uit veel verschillende verbetermethodieken. Ter inspiratie beschrijf ik hieronder een viertal methodieken die regelmatig toegepast worden in de praktijk. Zit er een methodiek tussen die jou enthousiast maakt of waar je meer over wilt weten? Laat het ons weten!
1. Robotic Process Automation
Het is een kwestie van tijd tot we structureel samenwerken met robots. In de meeste productieomgevingen doen zij dat al jaren. Het gaat vooral om mechanische robotisering. Vliegensvlug en foutloos nemen deze machines laagdrempelige en repeterende handelingen over. Bij Robotic Process Automation (RPA) gaat het niet om mechanische robots, maar om software robots. Binnen de IT noemen ze dit ‘scripts’. Ook dit fenomeen is niet nieuw, maar veel organisaties werken er nog niet mee.
Wat er echter nu in volle gang aan het veranderen is, is de eenvoud waarop robots/scripts ontwikkeld en onderhouden kunnen worden. Bovendien worden de robots slimmer en kunnen ze steeds beter overweg met variatie in processen door toepassing van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML).
Een groot voordeel van RPA is dat robots simpelweg beter in staat zijn om repeterende werkzaamheden te verrichten dan mensen. Het is daarnaast vaak werk dat niemand echt leuk vindt om te doen, dit is dus een win-win situatie.
2 Lean Six Sigma
Al decennialang is Lean Six Sigma de bewezen methodiek om de bedrijfsvoering te optimaliseren. Er wordt zelfs beweerd dat organisaties die de beginselen van Lean Six Sigma niet toepassen snel overtroffen zullen worden door concurrenten die dat wel doen. Het draait binnen Lean Six Sigma om klantwaarde, snelheid en kwaliteit. Als je je klanten heel goed kent, dan weet je precies wat ze willen en hoe ze het willen krijgen. Niet meer, niet minder. Zo houd je je werkprocessen richting klanten ‘slank’ en doorlooptijden kort.
Kwaliteit leveren spreekt voor zich, maar wat is kwaliteit en wanneer is het goed? Ook hier kijkt Lean Six Sigma aandachtig naar. Niet alleen naar het product, maar ook naar de kwaliteit van de output van processen. Als werkprocessen in één keer goed gaan, scheelt dit een hoop herstelwerkzaamheden.
3 Agile werken
Werken jouw teams al met de Scrum methodiek? Onder developers in de IT-ontwikkeling is deze methode al lange tijd niet meer weg te denken. Sinds een jaar of vijf zien we het ‘agile werken’ ook steeds vaker in niet-IT omgevingen. Met name voor projectteams of teams die zich bezighouden met innovatie werkt deze methodiek zeer goed om continu overzicht te hebben en te werken aan de belangrijkste taken.
Als je ‘agile werkt’ dan werk je in sprints van 1-4 weken. Gedurende zo’n sprint zijn er een aantal teammeetings. Samen met je teamleden bespreek je aan het begin van de sprint wie wat gaat doen gedurende die periode. Aan het einde van de sprint wordt het werk opgeleverd en vindt er een evaluatie plaats van de sprint. Zodoende ga je als team steeds beter samenwerken en ben je productiever.
Belangrijk in het Scrum team is de ‘Product Owner’. Hij of zij zorgt ervoor dat het team met de belangrijkste taken bezig is. Een Product Owner houdt zich daarentegen niet bezig met het bedenken en uitvoeren van oplossingen of innovaties. Daar is het team zelf verantwoordelijk voor.
4. Kanban
Om werkzaamheden in kaart te brengen en knelpunten te signaleren werkt de Kanban methodiek zeer goed. Letterlijk betekent het ‘uithangbord’ in het Japans. Als je deze methodiek op een simpele manier wilt uitvoeren, pak je een bord of groot vel papier dat je ophangt. Daarop schrijf je de kolommen: Backlog, To-do, Doing, Done en Improve. De Kanban methodiek verloopt als volgt:
Op de Backlog komen op Post-its alle activiteiten te staan die je als team gedaan wilt hebben. Tijdens een periodiek overleg kies je de belangrijkste activiteiten en breek je ze op, zodat ze op een efficiënte wijze stap voor stap kunnen worden uitgevoerd. Deze activiteiten komen vervolgens in de To-do kolom te staan. Het team bespreekt wie welke To-do’s oppakt en gaat aan de slag. Gaandeweg zie je de werkzaamheden op de Kanban van To-do naar Doing en tot slot naar Done verplaatsen. Aan het einde van de afgesproken werkperiode zouden alle werkzaamheden afgerond moeten zijn.
Dit is echter veelal niet het geval, er blijven vaak activiteiten over die niet zijn afgerond. Dat is niet erg, want het draait om de discussie aan het einde van de periode waarin je je als team afvraagt: waarom is deze activiteit niet afgerond? Deze discussie zorgt weer voor input om continu te verbeteren als team.
Bovenstaande methodieken stellen je als organisatie in staat om je bedrijfsuitvoering te optimaliseren. Op deze manier kun je meegaan met innovatieve technieken en methodieken, zodat je de beste resultaten kunt behalen. Er zijn natuurlijk nog meer technieken en methodieken die je kunt gebruiken om je bedrijfsvoering te optimaliseren. Welke gebruik jij het liefste?
Ook interessant: