Slimmer werken,
blije klanten

Lean in de zorg event 2019 – Waar en hoe te beginnen?

Op dinsdag 25 juni organiseerden wij het Lean in de Zorg event 2019. Het thema van dit event was: Waar en hoe te beginnen met Lean in de zorg? Met dank aan twee inspirerende gastsprekers kunnen we spreken van een zeer waardevol, interessant en geslaagd evenement. Deelnemers hebben het evenement verlaten met meer enthousiasme en goede ideeën over hoe te starten met verbeteren. Hieronder lees je een uitgebreid verslag van de dag.

09:00 Dagopening

Het event begon met een korte ‘speeddate sessie’ waarin deelnemers op een actieve, leuke en laagdrempelige manier kennis met elkaar maakten. De doelgroep bestond uit zorgprofessionals uit een variëteit van organisaties, waaronder ziekenhuizen, thuiszorg, toeleveranciers, laboratoria en specialistische zorg. Nadat het ijs was gebroken konden we aandachtig luisteren naar de eerste gastspreker: Dorien Lugtenberg, laboratoriumspecialist klinische genetica bij het Radboud Universitair Medisch Centrum.

Lean in de zorg

09:15 – Gastspreker Dorien Lugtenberg: Lean in het laboratorium

Dorien nam ons mee op haar reis naar het verbeteren van processen in het laboratorium. Ze startte haar presentatie met een korte uitleg over het laboratorium en waarom ze met Lean zijn gestart. Vervolgens heeft Dorien een tweetal zeer interessante verbeterprojecten uitgelicht en kort aandacht besteed aan de volgende stappen in verbeteren op het lab:

  1. Lean in het laboratorium

De afdeling diagnostiek klinische genetica houdt zich bezig met het onderzoeken van erfelijke aandoeningen bij patiënten en hun familie. Deze afdeling kenmerkt zich door een hoge mate van innovatie en diverse processen. De uitdaging hier is een sterke jaarlijkse groei in het aantal onderzoeken terwijl de beschikbaarheid van mensen en middelen (capaciteit) nagenoeg gelijk blijkt. Lean wordt als middel ingezet om deze groeiende zorgvraag aan te kunnen. Om dit te bewerkstelligen heeft het Radboud UMC zich als doel gesteld het ‘first time right’ percentage en de leverbetrouwbaarheid te verhogen en de bewerkingstijd te verlagen.

In samenwerking met Bureau Tromp zijn medewerkers opgeleid op verschillende niveaus op het gebied van Lean Six Sigma (Yellow Belt, Green Belt, Black Belt). Met de medewerkers is een inventarisatie gemaakt van knelpunten die men ervaart op het lab. Twee knelpunten zijn uitgekozen om op te lossen met behulp van de Lean Six Sigma methodiek: Werkplekorganisatie en het optimaliseren van de aanvraagprocedure.

  1. Eerste project in het lab: Werkplekorganisatie

Het eerste project betrof het verbeteren van de werkplekorganisatie. Het doel van het project was tweeledig:

  • In 1 oogopslag alles kunnen zien wat er in de ruimte gebeurt (welke processtap en bijbehorende status);
  • Zorgen voor een minimale voorraad waarin maximaal 1x per week de voorraad gecontroleerd wordt.

Verschillende medewerkers van het laboratorium en een consultant van Bureau Tromp zijn met spaghetti diagrammen aan de slag gegaan. Hieruit bleek dat er sprake was van veel onnodige verplaatsing van materialen en middelen en hoge voorraden. Om de werkplek beter in te richten is 5S als middel gezet. Eerst is er met behulp van Bureau Tromp een 5S audit uitgevoerd door de medewerkers zelf om vervolgens in een sessie van circa 4 uur het laboratorium anders in te richten.

Tip van Dorien: Het is ook gewoon een kwestie van doen! Resultaat: Een werkplek met meer flow en minder verstoringen.

Lean in de zorg

Kanban is geïntroduceerd om een minimale voorraad aan te houden. Voor medewerkers in het lab is het zeer eenvoudig gemaakt om te herkennen wanneer voorraad bijbesteld moet worden en dit op een snelle manier te doen. Het resultaat is dat er sprake is van lage voorraadniveaus terwijl er altijd genoeg is. Daarnaast gaat er minder tijd verloren in het controleren van de voorraad.

  1. Tweede project in het lab: Optimalisatie aanvraagprocedure

Naast de werkplekorganisatie zijn de medewerkers aan de slag gegaan met het optimaliseren van de aanvraagprocedure. Het doel van dit project was ook tweeledig:

  • 100% first time right aanleveren van de gegevens voor het uitvoeren van een onderzoek;
  • 1 route (procesflow) voor de WES-test (Whole Exome Sequencing test).

Process Mining en statistische analyses met behulp van Minitab zijn zeer nuttige tools gebleken in het optimaliseren van dit proces. Met behulp van logdata uit het patiëntregistratiesysteem is de procesflow in kaart gebracht alsook de doorlooptijden. Met relatief simpele aanpassingen in het proces werden fouten in de aanlevering sneller getackled en werd de gemiddelde doorlooptijd zelfs met 48 uur ingekort! Een volgende stap is om het proces bij de bron, de aanvrager, te verbeteren.

  1. Hoe nu verder?

De voorgaande twee uitgelichte processen zijn prachtige casussen over het starten met verbeteren door de Lean Six Sigma methodiek te gebruiken met medewerkers op de werkvloer. Dorien gaf aan dat een volgende stap is om meer projecten op te pakken, meer data-analyses in te zetten en te zoeken naar een intensievere samenwerking op ketenniveau.

Lean in de zorg

10:15 – Gastspreker Roos Sorgdrager: Lean bij Mediq

Na een goede bak koffie en verse energie nam Roos Sorgdrager, directrice transformatie bij Mediq, het woord. In haar presentatie heeft Roos op een mooie, gestructureerde manier verteld hoe ze Lean binnen Mediq succesvol van de grond hebben gekregen. Daarnaast heeft Roos een aantal projecten belicht en concrete tips gegeven over hoe je verbeteren levend kunt houden.

  1. De start van het Lean programma

Mediq is een grote speler op het gebied van het leveren van medische apparatuur en middelen aan patiënten thuis en zorgaanbieders. Mediq werkt intensief samen met zorgprofessionals, zorginstellingen en huisartsen om patiënten te verzekeren van de dagelijkse zorg die ze nodig hebben. De uitdaging waar Mediq voor staat is het verhogen van de kwaliteit van zorg terwijl de kosten gereduceerd moeten worden. Goede zorg moet immers betaalbaar zijn en in de toekomst ook betaalbaar blijven.

Het zaadje van het Lean programma is geplant in het Finance transformatie programma. Een aantal enthousiastelingen op deze afdeling heeft zelf het initiatief genomen om met Lean te starten en al snel verspreidde het enthousiasme als een olievlek over de gehele organisatie!

Om dit enthousiasme op een effectieve manier om te zetten in verbeteracties is een grootschalig opleidingsprogramma gestart, waarin medewerkers op verschillende niveaus opgeleid werden op het gebied van Lean. Zo is het Management Team opgeleid tot Champion Belt, evenals 12 ambassadeurs voor het Lean gedachtegoed. Er werden Yellow Belt trainingen georganiseerd voor medewerkers en een Green Belt training voor een aantal projectleiders. De trainingen zorgden enerzijds voor enthousiasme oververbeteren, maar het zorgde er ook voor dat concrete verbetersuggesties uit de werkvloer (‘bottom-up’) ontstonden.

Roos gaf aan dat verbeteren ook gewoon een kwestie van doen is. Om die reden is er niet gekozen voor lange, moeilijke procedures om met een project te starten. In plaats daarvan stelt een Green Belt een probleem of kans voor waar hij/zij aan wil werken in een korte intake. Na goedkeuring van de leidinggevende kan er direct gestart worden!

Tijdens de theorieopleiding startten Green Belts direct met een praktijkopdracht. Deze Green Belts worden daarin begeleid door een Black Belt van Bureau Tromp.

Dezelfde pragmatische insteek geldt bij de Yellow Belt trainingen: Elke deelnemer krijgt als opdracht mee om zelf een verbetering door te voeren in de eigen werkzaamheden. Hiermee krijgen medewerkers ook het vertrouwen dat ze zelf kunnen bijdragen aan het verbeteren van de organisatie!

  1. De eerste projecten

Na een goede uitleg over het Lean programma nam Roos ons mee in verschillende verbeterprojecten die gestart en bijna allemaal afgerond zijn. Zo is er gekeken naar het gehele proces omtrent infuustherapie aan huis, zie onder:

Binnen dit proces ervaren medewerkers verschillende knelpunten. Om deze knelpunten aan te pakken zijn diverse verbeterprojecten gestart  (en een aantal afgerond), waaronder:

  • Het verminderen van spoedleveringen;
  • Optimaliseren proces rondom jaarlijkse overstappers zorgverzekeraar;
  • Het verminderen van retourzendingen;

De resultaten liegen er niet om: Alle projecten leiden tot forse kostenbesparingen door minder fouten te maken en een betere procesflow neer te zetten.

  1. Hoe houden we Lean levend?

Als laatste onderdeel van haar presentatie gaf Roos aan hoe ze de cultuur van continu verbeteren in stand proberen te houden. Hierin gaf Roos een aantal concrete voorbeelden:

  • Het opleiden van eigen Lean Coaches om Green Belts in opleiding, verbeterworkshops en dagstarts te begeleiden;
  • Verder investeren in Green Belts en gave praktijkopdrachten;
  • Het delen van enthousiasme en succes;
  • Het bezoeken van dag- en weekstarts door het MT;
  • Intervisiemomenten voor Champion Belts zodat ze Green Belts beter kunnen begeleiden;
  • Verbeterprojecten opnemen in de jaardoelstellingen van medewerkers;
  • In elke nieuwsbrief een Green Belt project uitlichten.

Lean in de zorg

11:15 – “Open Space” – waar en hoe te beginnen

Na wederom een goede bak koffie en twee zeer aansprekende casussen was het zaak voor de deelnemers zelf op na te denken over hoe ze in hun eigen organisatie kunnen starten met Lean. Kor Stuut, Lean Six Sigma consultant bij Bureau Tromp, faciliteerde dit door gebruik te maken van de zogeheten ‘Open Space’: Een simpele, subtiele werkvorm waarmee je betrokkenheid, innovatie en participatie kunt vergroten bij het werken met groepen, ongeacht de grootte. Na een korte uitleg gingen de deelnemers aan de slag.

Er waren vier flip-overs verspreid over de ruimte. Elke flip-over had een eigen onderwerp:

  1. Hoe beginnen met Lean?
  2. Waar te beginnen met Lean?
  3. Randvoorwaarden om te starten met Lean.
  4. Uitdagingen binnen de zorgsector om te starten met Lean.

Deelnemers konden aansluiten bij een groep met een voor hun relevante onderwerp en doorlopen wanneer zij dachten meer bij te kunnen dragen bij een andere groep. Op deze manier konden deelnemers op een actieve manier met elkaar in gesprek en tips en ideeën uitwisselen. Om de tips en ideeën concreet te maken werden deze op post-its geplaatst. Na afloop stonden de deelnemers plenair stil bij alle onderwerpen. Bekijk hier de Open Space sheeds.

12:30 – Afsluiting en Lunch

Na deze actieve brainstorm werd het evenement afgerond. Deelnemers ontvingen een goodiebag met daarin onder andere een Lean in de Zorg poster. Daarnaast hebben de deelnemers kunnen genieten van een uitstekende lunch.

Ook interessant:

Over de auteur: Jelle Marius

Jelle heeft bij verschillende organisaties gewerkt en altijd in samenwerking met klanten. Van financiële dienstverlening, e-commerce en IT naar Lean Six Sigma consultancy. Hij krijgt energie van een inhoudelijk gesprek over uitdagingen waar mensen en organisaties voor staan. Door zijn sterke inlevingsvermogen, analytische vaardigheden en creativiteit, komt hij tot mooie oplossingen. Het is zijn passie om een organisatie verder te helpen bij het realiseren van kansen of bij het overwinnen van uitdagingen.