Het nastreven van Toyota KATA
De populariteit van de implementatie van Lean Six Sigma tools stijgt tegenwoordig flink onder bedrijven. Toch merkten veel bedrijven op het begin dat ze vaak niet de resultaten behaalden die Toyota haalt. Mogelijk herken je dit ook wel in jouw organisatie. Iemand die gefascineerd werd door dit probleem is de Amerikaanse onderzoeker Mike Rother. Hij onderzocht de manier waarop Toyota werkt en hoe ze omgaan met problemen. Dit beschrijft hij als Toyota KATA.
Van Toyota Kata naar Lean Kata
Lean KATA is het creëren van een routine van continu leren, verbeteren en coachen in combinatie met een wetenschappelijke manier van denken. KATA draagt dus bij aan het creëren van een continue verbetercultuur binnen je organisatie. Een belangrijke kanttekening is dat Lean KATA geen oplossing is voor een probleem, maar dat je juist leert om problemen op te lossen.
Verbeter KATA VS. Coaching KATA
Lean KATA kan je onderverdelen in Verbeter KATA en Coaching KATA.
- Verbeter KATA: De Verbeter KATA is een vaardigheid, oftewel een systematische aanpak die teams gebruiken om:
- te focussen op specifieke uitdagingen en deze te halen;
- verbetering, aanpassing en innovatie te harmoniseren;
- continue verbetering te genereren;
- om te gaan met verandering.
- Coaching KATA: De Coaching KATA is een methodiek, bestaande uit een cyclus waarin de coach vijf vragen stelt aan de leerling om de verbeter KATA aan te leren.
Visie als leidraad binnen Toyota KATA
KATA veronderstelt dat het management een visie heeft. Deze visie is leidend en loopt top-down. Aangezien een visie redelijk vaag is, wordt een meer specifieke uitdaging vastgesteld die in lijn ligt met de visie. Vervolgens wordt van onderaf, in haalbare en overzichtelijke stappen toegewerkt naar de richting van de visie. Door het uitvoeren van vele kleine en kort opeenvolgende stapjes, zie je dat er na een tijdje een grote vooruitgang is geboekt. De nieuwe constante is de manier waarop je iedere keer een stapje maakt, dat is een vaste routine. Het is de vaste manier waarop je met verandering omgaat. Dat geeft mensen hun houvast.
De KATA-procesanalyse: begrip van de huidige toestand
De eerste stap in de verbeter KATA is het begrijpen van de ‘Huidige Toestand’. Deze stap wordt ook wel de KATA-procesanalyse genoemd.
Hoe werkt dit? Onze hersenen stappen onbewust over kennisdrempels heen waardoor we automatisch conclusies trekken. De wetenschappelijke benadering in onze denkwijze zorgt ervoor we de kennisdrempels vastleggen. Zo krijgen we inzicht in wat we weten, en nog belangrijker, wat we NIET weten. Dit helpt ons om op objectieve wijze een beeld van onze omgeving te vormen.
Het doel van deze procesanalyse is niet zozeer het blootleggen van problemen, verspillingen of potentiële verbeteringen. Het gaat er juist om dat je de Huidige Toestand analyseert om gegevens te verzamelen die nodig zijn voor het vaststellen van een passende doelstelling. Als je deze doelstelling eenmaal hebt, kun je deze nastreven en er op deze manier achter komen waar je aan moet werken.
Van huidige situatie naar toekomstige situatie
Vaak wordt een waardestroomanalyse (ook wel Value Stream Map of VSM genoemd) gemaakt om de huidige situatie in kaart te brengen. Als je de huidige situatie helder hebt, kan je gaan nadenken over hoe de toekomstige situatie er uit zou moeten komen te zien. Dit doe je door het vastleggen van de volgende doeltoestand. Het tijdschema van de doeltoestand is afhankelijk van het niveau van de uitvoerder van de verbeter KATA. Op basis hiervan kan de doeltoestand ver in de tijd liggen (ca. 3 maanden of verder), maar ook dichtbij (tot een week).
De doeltoestand
Een doeltoestand beschrijft de gewenste toekomstige toestand die je wil bereiken op een bepaalde datum. Hierbij probeer je inzichtelijk te krijgen hoe dat proces zou moeten werken, wat het beoogde patroon is en waar het team of de organisatie wil staan.
Als je hebt gedefinieerd hoe het proces zou moeten werken, dan herken je de belangrijke problemen en obstakels die je aan moet pakken. Richt je hierbij alleen op de problemen of obstakels die je ervan weerhouden je volgende doeltoestand te bereiken.
Doel VS. Doeltoestand
Een DOEL en DOELTOESTAND zijn niet hetzelfde. Een doel is een gevolg, oftewel een uitkomst of resultaat. Een doeltoestand is een omschrijving van de werking van een proces waarvan we voorspellen dat het tot het beoogde resultaat zal leiden.
De vaste routine bestaat uit vier, ogenschijnlijk hele simpele stappen:
- Wat is het doel, de visie, waar willen we naar toe?
- Hoe is het nu?
- Waar willen we als volgende stap naar toe (volgende doeltoestand)
- Wat houdt ons tegen? (Welk obstakel zien we?)
We gebruiken voor deze 4 stappen steeds de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act).
Toewerken naar de doeltoestand
Nu je de doeltoestand hebt vastgelegd moet je er nog naartoe werken, maar hoe ga je dat doen? We maken vaak een plan met het voornemen om deze daadwerkelijk uit te voeren. De realiteit is dat we te maken hebben met een mate van onvoorspelbaarheid om tot een doeltoestand te komen. Hoe goed we ook plannen, de weg naar een doel-toestand bevindt zich in een grijs gebied.
Daarom gaan we aan de hand van experimenten proberen tot het gewenste resultaat te komen. Hier komt de wetenschappelijke benadering om de hoek kijken. We gaan namelijk, net als een wetenschapper, de weg naar de doeltoestand vinden door onze koers continu aan te passen naar aanleiding van wat we leren tijdens het experimenteren. De stappen van PDCA vormen hierbij het wetenschappelijk proces om kennis te vergaren. PDCA biedt ons een praktische manier om een doel/toestand te bereiken. Het is de manier om door de grijze zone heen te werken en het kenmerkt een leerproces.
De Coaching Cyclus
De Coaching Cyclus is een techniek die we ontwikkelen en gebruiken om de Verbeter KATA te onderwijzen. Coaching cycli zijn een routine voor het dagelijks management. Als coach zorg je ervoor dat iedereen zich een deel van de werkdag inspant om te streven naar een werkgerelateerde doel-toestand. Bovendien zorg je ervoor dat hierbij een bijbehorende coaching cyclus plaatsvindt. Bij deze Coaching routine horen 5 vragen:
- Wat is hier je doeltoestand?
- Wat is de actuele toestand?
- Welke obstakels verhinderen je om de doel-toestand te bereiken? Met welke ben je nu bezig?
- Wat is je volgende stap? (Start van de volgende PDCA cyclus)
- Wanneer kunnen we gaan kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap?
Het mooie aan deze techniek is alles wat er is bijgeleerd en dat er extra kennis is opgedaan van het proces (ook van de fouten is immers geleerd). Het (gezamenlijk) behalen van doelen werkt motiverend waardoor medewerkers met enthousiasme de volgende doeltoestand willen aanpakken. Zo blijven we altijd continu verbeteren.