Takttijd

De ene dag loop je continu achter de feiten aan en heb je amper tijd om naar de koffiemachine te sprinten. Terwijl je de andere dag volledig onder controle hebt en je rustig een cappuccino kan drinken met je collega. Hoe kan dit? Grote kans dat het iets te maken heeft met de takttijd van jouw dag.

Wat is takttijd?

Het geeft het benodigde tempo van een proces of werkdag aan op basis van de klantvraag. Om een proces (of jouw werkdag) vloeiend te laten verlopen kun je de volgende eenvoudige formule gebruiken:

Takttijd = Beschikbare (productie) tijd / Klantvraag

Hierbij is de beschikbare (productie) tijd bijvoorbeeld het aantal uren die jij per dag kunt besteden aan jouw werkzaamheden. De klantvraag kan van zowel interne (collega’s) als externe klanten komen. De takttijd drukt dus de tijd uit die jij beschikbaar hebt om een bepaald product of dienst aan een interne of externe klant te leveren.

Een voorbeeld

Stel, jouw beschikbare tijd op een werkdag om e-mails te behandelen is één uur. Je hebt geheel volgens de cursus time management deze tijd als één blok in je agenda gezet en zorgt ervoor dat je niet gestoord wordt. Het aantal e-mails van collega’s, de ‘klantvraag’, die je moet beantwoorden is 16 stuks. De takttijd of het ritme van je e-mail-uurtje is dus 60 minuten / 16 stuks = 3 minuten en 45 seconde per e-mail. Je hebt dus 3 minuten en 45 secondes beschikbaar om bijvoorbeeld de e-mail van je favoriete collega Piet te beantwoorden over hoe je weekend was, voordat je weer 3 minuten en 45 secondes mag besteden aan de e-mail van Suzanne over de planning van het aankomende project.

Maar, wat heb je er nou precies aan?

Als je voor het beantwoorden van de e-mail van Piet slechts 2 minuten en 10 secondes nodig hebt zit je dus onder de takttijd. De e-mail van Suzanne nam echter meer tijd in beslag en zorgt ervoor dat voor deze activiteit je boven de takttijd uitkomt. Deze activiteit zorgt ervoor dat je uit de maat gaat lopen.

Bij takttijd draait alles om balans. Een proces waarin balans ontbreekt, noemen we binnen Lean Six Sigma ook wel ‘mura‘. Dit soort processen zijn te herkennen aan verschillende vormen van verspilling, zoals hoge voorraden, lange wachttijden of personeel dat weinig te doen heeft. Deze vormen van verspilling kunnen er voor zorgen dat je procesefficiëntie steeds minder wordt. Met andere woorden, het duurt steeds langer voordat een product of dienst door het proces gaat.

Om het proces of een deel van jouw werktijd vloeiend in de maat te laten lopen dienen de activiteiten maximaal de takttijd te duren. De activiteiten die korter duren dan de takttijd zouden aangevuld kunnen worden met extra handelingen (zoals de e-mail van Piet). Activiteiten die langer duren dan de takt tijd (het beantwoorden van Suzanne’s e-mail bijvoorbeeld) dienen verkort te worden, bijvoorbeeld door het elimineren van verspillingen in die activiteit.

Zo bleek bijvoorbeeld dat je de planning die je naar Suzanne wilde e-mailen op een onvindbare plek hebt opgeslagen waardoor je 1 minuut aan zoeken hebt besteed. Als je deze verspilling van tijd kan elimineren (bijvoorbeeld met behulp van 5S), kan het beantwoorden van e-mails in het vervolg op de takttijd uitkomen en weer in de maat lopen. Zo voorkom je dat je in tijdsnood raakt tijdens een werkdag.

Takttijd kan jou dus helpen om je bewust te worden van de hoeveelheid tijd die je beschikbaar hebt per activiteit om meer grip op je proces of werkzaamheden te kunnen krijgen. Je kunt hiermee dus ook bepalen op welke activiteiten je verbeteracties wilt gaan uitvoeren: diegene die ervoor zorgen dat je ‘uit de maat’ gaat lopen.

Tips!

• Begin klein: kijk eens voor een bepaald deel van de dag wat de takttijd is en of de verschillende activiteiten in dat dagdeel binnen de takttijd gedaan kunnen worden;
• Leer de 8 verspillingen in jouw eigen dag of werkzaamheden herkennen die ervoor kunnen zorgen dat je voor een bepaalde activiteit boven de takt tijd komt, zodat je deze verspilling weg kan nemen en het jezelf een stuk gemakkelijker (en leuker!) kunt maken;
• Takttijd kun je overal in de organisatie toepassen om meer balans te creëren en je een beter vloeiend proces voor de klant kunt inrichten.

Leuk om te lezen? Like, Deel, Connect of schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief!

We delen onze kennis, ervaringen, evenementen en acties met je.  Zo blijf je op de hoogte van Lean Six Sigma.