Waarom zijn sommige verbeterprojecten wel succesvol en andere niet? Met deze vraag in gedachten gingen onderzoekers Matthias Holweg, Bradley Staats en David Uptop aan de slag. Hun bevindingen zijn inmiddels gepubliceerd in het gerenommeerde Harvard Business Review onder de noemer “Making process improvements stick – Early excitement usually leads to backsliding”. In dit artikel delen we hun bevindingen en geven we tips om succesvol met Lean projecten aan de slag te gaan.
Het onderzoek
Vele wetenschappelijke onderzoeken naar het gebruik van Lean Six Sigma tonen het succes aan: Significant efficiëntere processen en grote kostenbesparingen. Met een kritische blik hebben onderzoekers Holweg, Staats en Upton gekeken naar deze voordelen. Ze concludeerden dat veel verbetertrajecten initieel tot voordelen leidt, maar dat deze voordelen ook weer snel kunnen verdwijnen.
De onderzoekers kregen het gevoel dat slechts de halve waarheid wordt verteld: Het gaat niet alleen om het draaien van een succesvol traject, maar ook op de behaalde voordelen te laten beklijven. Het doel van het onderzoek was geboren: Begrijpen waarom sommige verbeteringen behouden blijven en andere verbeteringen niet.
Het onderzoek is gebaseerd op 204 Lean projecten, uitgevoerd tussen 2012 en 2017 bij een internationaal georiënteerde Europese bank. Het doel van alle projecten was overkoepelend: Het verhogen van productiviteit.
De resultaten
Op het eerste gezicht lijkt het Lean programma een groot succes. Elke 6 maanden werden er 33 tot 51 project opgestart met een fantastisch resultaat: 10% gemiddeld meer efficiency in het eerste jaar, wat groeide naar 20% in het tweede jaar en zelfs 31% na het tweede jaar.
Ondanks dit fantastische resultaat verschijnt er een ander beeld: Ondanks de behaalde voordelen blijkt 21% van alle projecten te falen: Projecten zonder enig behaald voordeel. Wat de onderzoekers daarnaast zien is dat er naarmate de tijd vordert, steeds meer behaalde voordelen verdwijnen: Terugval.
Na 1 jaar blijkt 58% van de projecten nog de voordelen te hebben, na 2 jaar is dat gezakt naar slechts 35%:
De onderzoekers concluderen dat veel projecten niet de voordelen kunnen behouden. Reden voor hun om de vraag te stellen en te beantwoorden hoe dit te verklaren valt.
Het waarom, Y = f(x1x2x3x4x5)
Na het analyseren van de 204 projecten en het interviewen van Lean Champions komen de onderzoekers met de volgende verklaring: Het behouden van de voordelen van de Lean projecten (Y) is afhankelijk van verschillende factoren (X-en):
X1: Duidelijke ondersteuning van het management: Zonder ondersteuning en betrokkenheid geloven medewerkers dat het enthousiasme voor verbeteren wegebt waardoor terugval van projecten ontstaat. Het is daarom ook belangrijk dat het management de voortgang van projecten goed monitort tijdens Tollgate reviews.
X2: Het hebben van een duidelijk verhaal helpt om een Lean programma en bijbehorende projecten goed van de grond te krijgen.
X3: Focus op doelstellingen die zich richten op pijnpunten van medewerkers in plaats van op kosten. In de zorg uit zich dat bijvoorbeeld door de tijd te verminderen waarop verpleegkundigen met administratie bezig zijn, zodat er meer tijd is voor het daadwerkelijk leveren van zorg.
X4: Leidt mensen op en coach ze tijdens hun projecten. Zorg ervoor dat het team gemotiveerd blijft.
X5: Ga niet van project op project: Zorg ervoor dat je een project goed afrondt in plaats van met meerdere projecten tegelijk te starten. Denk na over hoe je terugval gaat voorkomen en wie verantwoordelijk is voor het nieuwe proces.
Tips:
Naar aanleiding van de bevindingen van dit onderzoek komen we graag met een aantal tips bij het opzetten van een project of continu verbeterprogramma:
- Zorg voor een duidelijk verhaal: Waarom gaan we met een project starten? Waarom willen we met continu verbeteren aan de slag? Leg de nadruk op voordelen die het voor de teams of de operatie met zich meebrengt;
- Bied mensen een opleiding aan op het gebied van Lean Six Sigma zodat ze de tools en technieken leren kennen;
- Kies de juiste projecten
- Vier tussentijds succes! Zorg ervoor dat het team gemotiveerd en geprikkeld blijft om met een project aan de slag te gaan.