Niet alleen in de media lezen we het, maar we horen het ook van haast ieder bedrijf die Bureau Tromp benadert dat het één van de grootste uitdagingen van dit moment is: het vinden van nieuw personeel.
Dat schaap met 5 poten loopt al lang niet meer vrij in de markt rond. Geregeld komt het voor dat nieuwe medewerkers met net iets minder ervaring ook een welkome versterking zijn.
Met de Lean-bril op juich ik dat enorm toe. Júist de medewerkers met iets minder inhoudelijke kennis en ervaring kunnen zich nog net iets meer verwonderen hoe de werkzaamheden zijn ingericht. Luister dus goed naar de vragen die ze stellen en grijp dit aan om je processen te verbeteren.
Recent sprak ik iemand die aangaf dat er in totaal 30 (!) mensen op haar afdeling gezocht worden. Een welkome uitbreiding voor de betreffende afdeling. Echter, al die 30 nieuwe collega’s moeten ook ingewerkt worden. Nota bene door de mensen díe het al zo druk hebben.
Optimaliseren van processen niet meer voldoende?
Nu zul je misschien denken: “Heel leuk, maar eerder schreef je daar al een blog over, die 30 mensen zijn niet nodig als je je processen optimaliseert”. Dit is grotendeels waar, maar er zijn meerdere oorzaken waarom er een personeelsuitbreiding nodig is:
- Uitbreiding van de werkzaamheden
- Grotere klantvraag
Het optimaliseren van process alleen is bij deze oorzaken niet meer genoeg.
Standaardisatie en nieuw personeel
Bij het aannemen van nieuw personeel is het van belang dat zij zo snel mogelijk van start kunnen gaan. Bij voorkeur met zo min mogelijk belasting voor de zittende medewerkers. Precies dáár komen de processen weer om de hoek kijken. Geregeld kom ik bij organisaties waar medewerkers precies weten hoe ze hun werk uit moeten voeren. Daarnaast voeren die medewerkers het werk ook op verschillende manieren uit. Ondanks dat er ergens in een (digitale) map het werkproces beschreven is.
Je voelt waarschijnlijk wel aan waar ik naartoe wil. Standaardisatie en fundering van het Lean huis ontbreekt. Dat is overigens allesbehalve uniek, dit is bij veel organisaties het geval.
Standaardisatie van het proces helpt nieuwe medewerkers om in één keer het juiste proces in zich op te kunnen nemen. Het voorkomt ook direct dat belangrijke kennis verloren gaat als een collega vertrekt. Maar hoe doe je dat dan?
De volgende lean methodieken dragen bij aan de standaardisatie:
- Eén van de bekendste methodieken is 5S. Via 5 gestructureerde stappen kun je de (digitale) werkomgeving ondersteunend maken aan het proces. Zeker in productie-omgevingen kun je de ruimte ondersteunend laten zijn aan het werkproces. Zo hoef je de nieuwe collega’s niet alles uit te leggen, de ruimte doet dat al voor je!
- Een tweede methode is het maken van eenvoudige Standard Operational Procedures (SOP). Een eenvoudige visuele werkbeschrijving hoe het werk uitgevoerd moet worden. Dus geen uitgeschreven teksten, maar gebruik plaatjes of foto’s. Zo bestaat er weinig twijfel hoe iets eruit moet (gaan) zien. Hoe meer tekst, hoe meer ruimte voor interpretatie. Voorkom dit!
Standaardisatie in de dienstverlening
Hier gebeurt het meeste online in digitale (zaak)systemen. Zelf heb ik binnen een gemeente meegeholpen aan het inrichten van de processen in zo’n zaaksysteem. Het mooie aan zulke systemen is dat je slimme formulieren in kunt richten. Oftewel: zowel de klant als de medewerker werd op basis van keuzemomenten in het proces de juiste vervolgstap voorgeschoteld. Daarmee helpt het systeem de medewerker en klant het proces op een juiste manier te doorlopen.
Hoe bereik je dit?
In een eerdere blog hebben we al beschreven hoe dit bij provincies is gedaan. In feite doe je niets anders dan de principes van Lean doorlopen; zorg dat je weet wat je klant belangrijk vindt; breng het huidige proces in kaart; verwijder verspillingen; creëer flow en maak daarbij gebruik van slimmigheden van het systeem (bijvoorbeeld om de bedrijfswaarde te automatiseren). Evalueer hoe dit proces loopt en blijf continu verbeteren.
Al deze methodieken dragen bij aan standaardisatie en daarmee een kortere inwerktijd voor nieuwe collega’s! Ben je benieuwd naar onze ervaringen met het optimaliseren en standaardiseren van (digitale) processen? Of heb je hier hulp bij nodig? Neem gerust contact met ons op!