Een vraag die wij veelal krijgen is; hoe begin je nu met Lean en continu verbeteren? Loop jij er ook tegenaan dat de verbeterprojecten niet van de grond komen? Wellicht is een verbetermanager dan iets voor jouw organisatie. Wil jij meer weten over de rol van een verbetermanager binnen een organisatie, en hoe je projecten wel van de grond krijgt? Lees dan vooral verder.
Resultaat behalen met een verbetermanager
Veel organisaties zijn zoekende om Lean en continu verbeteren toe te passen. Je kent het misschien wel, het hele team heeft kennis van Lean en begint vol goede moed met het toepassen van de theorie in de praktijk. Dit gaat een tijdje goed, maar op een geven moment komt de waan van de dag weer om de hoek kijken. Zonder dat je het echt door hebt wordt iedereen weer opgeslokt in de dagelijkse hectiek, en het verbeteren van de organisatie belandt weer onderaan het lijstje met prioriteiten. Dit is iets waar veel organisaties mee worstelen. De vraag is alleen, hoe ontkom je aan de waan van de dag en nog beter hoe pak je die aan? Eén van de oplossingen is een verbetermanager.
Een verbetermanager is een persoon centraal binnen een organisatie die ondersteuning biedt bij het continu verbeteren en het uitrollen van Lean. In praktijk zie je dat voor dezelfde functie andere benamingen worden gebruikt, zoals Lean leider, continu verbeterexpert, Lean specialist en ga zo maar door. Binnen Lean is een verbetermanager vaak een Black Belt of een Green Belt.
Wat doet een verbetermanager?
De rol van de verbetermanager verschilt inhoudelijk vaak per organisatie. Zo zijn er verbetermanagers die een staffunctie hebben en een begeleidende of uitvoerende rol in een verbeterproject. Dit is vaak een Black Belt die centraal in een organisatie zorg draagt voor continu blijven verbeteren. Daarnaast heb je ook verbetermanagers, waarbij dit onderdeel is van de lijnfunctie. Bijvoorbeeld een manager van een klantenservice die als onderdeel van zijn functie verantwoordelijk is voor het verbeteren van de klantenservice. Dit is vaak een Green Belt.
Verbetermanagers zijn continu bezig met organisatieverbeteringen
Voor beiden geldt dat ze continu bezig zijn met het verbeteren van de organisatie. Dit begint met het definiëren van een stip op de horizon, maar vooral concrete stappen om dat met elkaar te bereiken. Binnen een Lean organisatie, wil je dat iedereen precies weet hoe hij of zij iedere dag kan bijdragen aan het succes van de organisatie. Een verbetermanager zorgt daarom voor een koppeling van operationeel niveau met strategisch niveau. Denk hierbij aan welke verbeterprojecten opgepakt moeten worden om effectief bij te dragen aan de visie van een organisatie. Een veel gebruikte tool om dit aan elkaar te koppelen en te visualiseren is een Hoshin Kanri. De verbetermanager kan op basis hiervan prioriteiten stellen en daarmee aan de slag gaan. Daarnaast maakt een Hoshin Kanri gelijk visueel voor iedereen wat belangrijk is.
Vervolgens moeten deze prioriteiten op alle niveaus besproken worden om er mee aan de slag te gaan. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van een dag- of weekstart. Veel organisaties, afdelingen of teams beginnen de dag/week met een gezamenlijk moment, om te bespreken wat er goed is gegaan en wat niet. Hierin worden de KPI’s en doelstellingen met elkaar besproken, en is een afwijking een indicator om een verbeterproject voor op te starten.
Verbetermanagers enthousiasmeren
Zodra helder is welke koers er gevaren wordt en hoe iedereen daaraan kan bijdragen, is het belangrijk dat de medewerker centraal gesteld wordt. Zonder hulp en ideeën van de medewerker is het vormen van een Lean organisatie onmogelijk. Een verbetermanager heeft met name een actieve rol in het enthousiasmeren van de medewerkers om met verbeterinitiatieven en ideeën te komen. Medewerkers zijn op de hoogte van de problemen en zitten vaak vol met allerlei goede ideeën en initiatieven waar je naar moet luisteren als verbetermanager. Dit is ook wel het top-down en bottom-up principe. Een medewerker moet de ruimte voelen om actief een bijdrage te kunnen leveren aan het continu verbeteren van de organisatie. De verbetermanager heeft in dit alles een faciliterende en ondersteunde rol.
Wil je wel verbeteren, maar weet je niet waar je moet beginnen?
We horen vaak dat ‘het begin’ het lastigste is bij organisaties die willen verbeteren. De wil is er, maar men weet simpelweg niet waar te beginnen. Onze consultants helpen je juist bij dit begin met een Lean Operational Excellence Quick Scan (OPEX). Het proces lijkt op een kleinschalige DMAIC, waarbij je zelf aan de slag kunt met het daadwerkelijk doorvoeren van de verbeteren.