Hier moet je op letten bij het maken van een RACI

Binnen een organisatie zijn taken en verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk belegd. De gevolgen ervan kunnen groot zijn. Bijvoorbeeld dat er langs elkaar heen gewerkt wordt, doordat men
tegengesteld of juist dubbelop werkt. Anderzijds kunnen taken blijven liggen omdat niemand zich er verantwoordelijk voor voelt. Dan is de kans groot dat er vroeger of later frustraties of problemen ontstaan. Een RACI helpt je dan met het creëren van het overzicht van “wie doet wat?”.

Vier rollen: Responsible, Accountable, Consulted, Informed

Bij een RACI is het gebruikelijk om ‘rollen’ te benoemen en geen individuele personen. Een rol is een set aan taken en activiteiten die in een bepaalde positie vervuld moeten worden. Deze rol wordt gegeven aan een medewerker die deze taken en activiteiten kan vervullen. Rollen kunnen eventueel worden overgedragen aan iemand anders. RACI is het acroniem voor de vier rollen die het onderscheidt:

1. ‘Responsible’ is degene die het werk uitvoert.
2. ‘Accountable’ is degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering en hier beslissingen over neemt.
3. ‘Consulted’ is degene die wordt geraadpleegd alvorens een bepaalde taak wordt uitgevoerd.
4. ‘Informed’ is degene die wordt geïnformeerd, bijvoorbeeld over de voortgang van zaken.

Als er duidelijkheid is over wat er wordt verwacht van de medewerkers in de verschillende rollen, creëert dit veel overzicht. Is er een probleem of moet er iets geregeld worden, dan is gauw duidelijk waar je moet zijn. Hierdoor zijn organisaties in staat om sneller beslissingen te nemen en actie te ondernemen.

Maken van een RACI

RACI binnen een gezin

Het opstellen van een RACI doe je door een tabel te maken. In de bovenste rij staan de rollen en in de eerste kolom staan de taken. Zo worden de verschillende rollen en taken aan elkaar verbonden.
Zie onderstaand fictieve voorbeeld over hoe een gezin de huishoudelijke taken heeft verdeeld:

RACI binnen een organisatie

Het vorige voorbeeld is eenvoudig en klein. Een RACI kan echter ook een stuk groter worden, bijvoorbeeld bij organisaties. Daarin is er vaak sprake van complexe processen, meerdere afdelingen en stakeholders. In dat geval zal de RACI waarschijnlijk nog relevanter zijn, want het gevaar van langs elkaar heen werken is dan vele malen groter. Na het opstellen en het invullen van een RACI, kan worden gestuurd op de inzichten die de RACI biedt. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

• Per taak is er 1 ‘A’ nodig. Niet meer (geen twee kapiteins op een schip) en niet minder (geen eigenaarschap betekent dat taken geen prioriteit krijgen).
• Te weinig of geen R’s bij een bepaalde taak, betekent dat die taak niet afkomt. Te veel R’s kan leiden tot verwarring of inefficiëntie.
• Indien er bij een taak veel C’s zijn voor een bepaalde taak, zou het wel eens kunnen zijn dat het een heel stroperig proces is. Immers mogen veel mensen zich bemoeien met deze taak.
• Te weinig C’s of I’s kan erop duiden (te) weinig mensen betrokken zijn bij deze taak en dat er mogelijk beter of meer gecommuniceerd moet worden.

Ben je bezig met het inrichten van een project of het opstellen van een functieprofiel? Denk dan eens aan een RACI. Het bespaart ‘uitzoektijd’ en geeft jezelf en je collega’s veel overzicht en duidelijkheid.