Slimmer werken,
blije klanten

Project uitgelicht: HIS goes Lean

Onze consultants zijn met Lean aan de slag gegaan bij de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS). De HIS is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Onze dienstverlening:

In dit korte interview vertelt Michel Snoeren  (manager Projectadministratie en Debiteurenbeheer) meer over de achtergrond van het project, de ervaring met Lean Six Sigma en de tot nu toe behaalde resultaten.

Lean organisatie

Waar lag volgens jou het probleem in het huidige proces?

Een van de problemen: “In het proces ‘aanvraag nieuwe medewerker’ worden verschillende stamgegevens van een nieuwe medewerker vastgelegd. Een nieuwe medewerker kan in het Exact systeem uren indienen en/of goedkeuren of inkoopfacturen goedkeuren. Voor het goedkeuren van inkoopfacturen zijn maximum bedragen ingesteld. Echter een nieuwe medewerker weet dit bedrag niet en weet ook niet waar goedkeuring voor staat. De enige wat de nieuwe medewerker weet is dat er uren ingediend en goedgekeurd moeten worden en dat er inkoopfacturen goedgekeurd moeten worden.

Dat klinkt als een proces waarbij de nieuwe medewerker met behoorlijk wat vragen zit. Maar hoe heeft Lean jullie geholpen bij de optimalisatie van dit proces?

Lean Six Sigma heeft structuur gebracht in het oppakken en doorlopen van de stappen die nodig zijn om een proces te vernieuwen. De methodieken geven ruimte om samen met betrokkenen een proces te doorlopen en waar nodig aan te passen. De methodieken zijn laagdrempelig en op een leuke manier toe te passen. Het knippen en plakken van een VSM en brainstormsessies geven de leden uit het projectteam de mogelijkheid ongedwongen na te denken over een oplossing.

Dat klinkt als een energieke manier van werken maar is hierbij ook daadwerkelijk resultaat geboekt?

Jazeker, bijvoorbeeld dat de aanvraag om een nieuwe medewerker toegang te verlenen tot de Exact systemen betrouwbaar, juist en binnen 1 werkdag verwerkt is. Daarnaast zijn er nog 6 Lean projecten afgerond onder begeleiding van Rik.

verspillingen groot

Inmiddels weten we veel over Lean, en ook over hoe het mis kan gaan. Hoe zorgen jullie ervoor dat collega’s positief op het project reageren?

De organisatie zal de komende tijd sowieso steeds meer Lean gaan werken. In het begin waren de collega’s wat sceptisch, omdat Lean vaak als containerbegrip wordt gebruikt. Maar, inmiddels zien zij ook in wat voor mooie resultaten het op kan leveren en worden zij ook meer enthousiast.

Gaan jullie na dit project verder met het verbeteren van andere processen?

Jazeker, inmiddels zijn er diverse groepjes actief die volgens de Lean Six Sigma methode aan het werk zijn. Ik begeleid hen in het doorlopen van de methodieken van Lean en stuur erop aan dat zij ook met een mooie oplossing zullen komen.

Ook interessant:

Vind je dit artikel interessant? Deel het in je netwerk.

Over de auteur: Jelle Marius

Jelle heeft bij verschillende organisaties gewerkt en altijd in samenwerking met klanten. Van financiële dienstverlening, e-commerce en IT naar Lean Six Sigma consultancy. Hij krijgt energie van een inhoudelijk gesprek over uitdagingen waar mensen en organisaties voor staan. Door zijn sterke inlevingsvermogen, analytische vaardigheden en creativiteit, komt hij tot mooie oplossingen. Het is zijn passie om een organisatie verder te helpen bij het realiseren van kansen of bij het overwinnen van uitdagingen.