”De huidige processen moeten beter”. Een veel gehoorde uitspraak binnen veel organisaties die zeker in de actuele situatie van toepassing is. Omdat iedereen naar aanleiding van de beperkingen ineens thuis ging werken, moesten processen in één keer versneld aangepast worden, opnieuw ingericht worden of verbeterd worden. Als we kijken naar procesverbetering zijn daar echter wel veel verschillende methodieken voor. In deze blog neem ik jullie hierin mee.
De verbeter cyclus
Ondanks het feit dat bijna alle methodieken om processen te verbeteren hetzelfde pad volgen, worden deze stappen wel vaak anders genoemd.
- Define – Measure – Analyse – Improve – Control;
- Plan – Do – Check – Act;
- Define – Measure – Analyse – Design – Verify;
- Definieer het probleem en de doelstelling – Analyseer de feiten – Genereer mogelijke oplossingen – Plan de uitvoering-Implementeer de oplossing – Check en borg.
Veel verschillende termen, maar toch zien we steeds eenzelfde soort cyclus terugkomen;
- We observeren dingen en brengen deze in kaart. We willen namelijk weten hoe de huidige situatie eruit ziet. Data kan ons hierbij helpen om dit zo objectief mogelijk te definiëren. Vervolgens kunnen we dit als startpunt gebruiken om te beginnen met verbeteren.
- Vanuit deze huidige situatie wordt er een probleemstelling geformuleerd. Waarom lukt het niet om …? Waarom voldoen we niet aan...? Wat veroorzaakt dat …? Hoe kunnen we zorgen dat we beter gaan presenteren voor ...? / op …? Het is vaak een moeilijk onderdeel om een probleem goed te formuleren en inzichtelijk te krijgen. Door dit probleem scherp te stellen kan je doelgericht aan de slag om dit te verbeteren.
- Je formuleert een hypothese die mogelijk je vraag kan beantwoorden. Je wilt namelijk kijken of de verandering die je door wilt voeren ook daadwerkelijk invloed heeft op het resultaat van je proces.
- De geformuleerde oplossing ga je vervolgens testen en vergelijken met de huidige situatie. Zo onderzoek je of het ook daadwerkelijk het gewenste resultaat oplevert.
- Als je proces is verbeterd begin je weer bij stap 1 om je proces nog verder te optimaliseren.
Procesverbetering met verschillende methodieken
(1) Kaizen
Doel van Kaizen is om met vele kleine verbeteringen de productiviteit, kosten, kwaliteit en doorlooptijd te verbeteren. Niet eenmalig, maar continu. Kaizen is het verbeteren in kleine stapjes alsof je een ladder beklimt. Bovendien doe je het overal binnen je organisatie, iedere dag en met iedereen op de werkvloer.
(2) Lean
Lean focust zich op het elimineren van verspillingen binnen processen om zo de doorstroom in processen te vergroten. Dit betekent dat de activiteiten die geen waarde toevoegen worden geëlimineerd om zoveel mogelijk customer value added activiteiten te leveren. Het continue streven naar de meest optimale flow van welke proces dan ook is erg kenmerkend voor Lean. Ook Lean voer je uit met de gehele organisatie. Door samen met de mensen, die op de werkvloer de werkzaamheden uitvoeren, het proces te verbeteren zijn we continu bezig om te optimaliseren. Lean komt uit de productie en distributie maar wordt in steeds meer werkomgevingen toegepast.
(3) Agile
Door het toepassen van Agile binnen de organisatie worden organisaties flexibeler om sneller te reageren op veranderingen vanuit klanten of vanuit de markt. Door deze flexibiliteit kunnen ze hier direct op inspelen, omdat producten continu aangepast kunnen worden naar de veranderende vraag.
(4) Six Sigma
Het doel van Six Sigma is om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren. De focus hierbij ligt op het verminderen van de variatie in processen. Zo wordt een stabiel en beheersbaar proces gerealiseerd. De stappen van Six Sigma:
- Reduceer verspillingen
- Verbeter het meetsysteem
- Verminder Common Cause Variation (variatie met duidelijk aanwijsbare oorzaak)
- Verminder Special Cause Variation (variatie binnen het proces)
- Verschuif het gemiddelde om de Process Capability te verbeteren
(5) ToC (Theory of Constraints)
ToC staat voor het elimineren van beperkingen (constraints) in processen. Elk proces heeft een beperking (bottleneck) door de focus van verbeteringen te richten op die beperking zal er snel effectiever gewerkt kunnen worden waardoor meer winst wordt gegenereerd. De ToC geeft prioriteit aan verbeteractiviteiten. De hoogste prioriteit ligt altijd bij de huidige beperking. ToC biedt daarom een zeer gerichte methodologie voor het creëren van snelle verbetering.
