Procesverbetering als tijdloos begrip

Waarom het optimaliseren van processen altijd belangrijk zal blijven

Procesverbetering is van alle tijden en altijd actueel op de bestuursagenda. Zolang we samenwerken zal er namelijk altijd een behoefte zijn om activiteiten te structureren en op een uniforme wijze uit te voeren. We organiseren die activiteiten langs een proces die continu aangescherpt dient te worden. Deze aanscherping is noodzakelijk, omdat tijden veranderen en omgevingsfactoren telkens weer andere vragen stellen aan jouw organisatie. Procesverbetering is dus een erg relevant onderwerp. Daarom is dit ook altijd het eerste onderwerp dat ik in mijn trainingen behandel en waar ik jullie in deze blog in mee ga nemen.

Waardecreatie voor de klant als belangrijk onderdeel van procesverbetering

Er zijn veel manieren om je processen ‘up to date’ te houden, maar gek genoeg stamt de meest bewezen methode hiervoor uit een 70 jaar oude filosofie. Laat je niet misleiden door de leeftijd van dit gedachtegoed. Het gaat om de elementaire creatie van waarde voor klanten. Klanten vormen het bestaansrecht van je organisatie. Of je nou bij een gemeente of ziekenhuis werkt, elke organisatie kent afnemers. Door te streven naar maximale waarde positioneren we ons, als leverancier van die waarde, in een continue verbetermodus. Dat is waar Lean om draait; altijd een stapje beter.

Misschien wel de belangrijkste gedachte binnen het gedachtegoed van Lean is dat de waardecreatie voor de klant niet altijd buiten de organisatie plaatsvindt. De collega’s waar je elke dag mee samenwerkt en waar je gezamenlijk de waarde mee creëert, zou je ook kunnen beschouwen als een klant. Wanneer je dit doet, breng je de waardecreatie direct binnen je eigen invloedssfeer. Het voordeel daarvan is dat je vaak makkelijker in staat bent om veranderingen door te voeren, omdat ze laagdrempelig zijn. Het zijn geen verandering op het totaalproces, maar eerder op een onderdeel van dat proces. De impact is dan misschien wel kleiner, maar als al jouw collega’s meedoen, komt er meer beweging los dan dat 1 ervaren Green- of Black belt een procesverbetering doet. De kunst is om het met elkaar vol te houden. Je zou kunnen zeggen; bedenk een goed proces voor procesverbetering.

De trend

Gelukkig zijn we in die 70 jaar wel doorontwikkeld in ons vak van procesverbetering. De huidige processen van organisaties worden steeds meer gekenmerkt door (workflow)systemen die bepalend zijn voor het verloop. Als je hier verbeteringen in wilt doorvoeren, dan is het zaak om voldoende kennis te hebben over diverse (workflow)systemen. Daarnaast ben je waarschijnlijk niet de enige die met een mogelijke processysteem verbetering komt en is het dus wachten totdat je aan de beurt bent. Een interessante ontwikkeling is echter dat de techniek achter IT complexer wordt, maar het gebruik ervan juist eenvoudiger. Dit stelt ons in staat om met enige basiskennis eenvoudige handelingen te digitaliseren of te wijzigen in jouw systemen. Een veel gehoorde term hierbij is Robotic Process Automation of RPA.

We kunnen concluderen dat procesverbetering, door de continue ontwikkeling, een tijdloos streven is. Dit maakt het noodzakelijk om er dagelijks mee aan de slag te gaan. Alleen op deze wijze werken we aan een efficiëntere organisatie en zijn we klaar voor een continu veranderende omgeving.

Ook interessant:

• De filosofie van Lean
• Procesanalyse met Lean
• RPA: Zijn we vervangbaar door robots?