Wat is Process Mining?
Process Mining is een methode om het verloop van bedrijfsprocessen in kaart te brengen, te visualiseren en te analyseren met behulp van speciale software. Deze software kijkt naar data die al in de logboeken van een organisatie aanwezig is.
Dit klinkt vrij ingewikkeld, maar het valt reuze mee: De meeste systemen houden iedere geautomatiseerde of manuele handeling (event) die in het systeem wordt verricht bij in een logboek. Zie het als digitale vingerafdrukken die het systeem registreert. In deze ‘event logs’ staat beschreven op welk tijdstip een bepaalde handeling is uitgevoerd en op welke order of case deze betrekking heeft. Soms wordt ook gelogd wie de handeling heeft uitgevoerd en hoe lang de handeling duurde.
Met behulp van Process Mining software worden de event logs van duizenden cases gecombineerd om overzichtelijk in kaart te brengen hoe het gangbare proces eruitziet, maar ook wat de afwijkingen ten opzichte van de ‘happy flow’ (het proces zonder verstoringen) zijn. Dit kunnen afwijkingen zijn in termen van tijd, resultaat of de volgorde van handelingen. Je duikt dus een proces in vanuit de data die erover beschikbaar is.
Voor Process Mining heb je dus relatief weinig data nodig:
- Een case ID: een uniek identificatienummer van een zaak;
- Een activity: de processtap in het proces;
- Een timestamp: het moment dat een activiteit plaats vindt.
Het is hierbij wel van belang dat de data volledig is en overeenkomt met de realiteit. Als dit niet het geval is, worden er namelijk met onvolledige of ongeldige data conclusies getrokken.
Waarom gebruik je Process Mining?
Veel bedrijven hebben bergen informatie over het (online) gedrag van hun klanten en over het verloop van interne processen. Maar wat kun je hier mee? Het lijkt misschien lastig om die grote hoeveelheden gegevens om te zetten in concrete bruikbare managementinformatie, maar dat hoeft niet zo te zijn! Process Mining helpt je daar namelijk bij.Wat is het nut van Process Mining als je ook gewoon procesbeschrijvingen kunt gebruiken voor je analyse? Het antwoord is dat er altijd een gat bestaat tussen hoe het proces zou moeten verlopen (het ideale proces, vaak de procesbeschrijving zoals die bekend is) en hoe het proces daadwerkelijk verloopt (de proces realiteit). Dit zorgt ervoor dat managers hun besluiten baseren op een combinatie van onvolledige en soms onjuiste informatie, de resultaten van het proces en hun eigen intuïtie, in plaats aan de hand van objectieve informatie over het proces. Met behulp van data kun je een betrouwbaar inzicht krijgen in hoe een proces werkelijk verloopt en op basis daarvan kun je de grondoorzaak (root-cause) van ongewenste resultaten achterhalen. Dus: meten is weten!
De tweede grote kracht is het visualiseren van processen, waardoor complexe processen op een toegankelijke manier gepresenteerd kunnen worden. De happy flow, afwijkingen en bottlenecks zijn in een oogopslag zichtbaar, wat erg handig is bij bijvoorbeeld managementpresentaties!
Wanneer gebruik je het?
Het in kaart brengen van de procesflow met behulp van Process Mining software is van grote toegevoegde waarde in de volgende situaties:
- Je weet niet met zekerheid hoe het proces precies verloopt, omdat bijvoorbeeld meerdere afdelingen en IT-systemen het proces complex maken;
- Je wilt weten of het afgesproken proces ook daadwerkelijk gevolgd wordt, bijvoorbeeld om te voldoen aan wet- en regelgeving;
- Je wilt weten waar in het proces zich verspillingen bevinden zoals bottlenecks, onnodige stappen of afwijkingen om deze op te kunnen lossen.
