Process improvement (procesverbetering) gaat om het proactief identificeren, analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Daarbij kan het gaan om allerlei processen in bijvoorbeeld productie, finance en verkoop. Kortom, in elke denkbare branche. Vaak zijn het processen waar meerdere afdelingen bij betrokken zijn. Door goed naar deze processen te kijken, bereikt men verbeteringen die op kunnen lopen tot wel 30%. Bovendien vermindert de werkdruk, zijn de klanten tevreden en als bijkomend effect gaan de kosten omlaag. Gelijk doen zou je denken, toch gebeurt dit veel te weinig. In dit artikel vertellen wij je precies wat Process Improvement is en hoe je hiermee aan de slag gaat.
Focus op de klantvraag
Bij elk type bedrijf of organisatie zijn het de klanten die bepalen of het goed gaat. Als organisatie bepaal je wat er nodig is om je klanten te bedienen. Echter, de meeste organisaties zijn niet volgens die vragen georganiseerd, maar meer traditioneel in afdelingen die vergelijkbare taken vervullen. Denk bijvoorbeeld aan customer support of een verkoopafdeling. Organisaties zijn doorgaans niet georganiseerd rondom hun primaire taak. Bedrijfsprocessen lopen dan ook meestal over meerdere afdelingen heen. Hierdoor is samenwerken lastig en lopen de belangen uiteen. De focus ligt vaak op het optimaliseren van een afdeling. De focus zou echter beter kunnen liggen bij het optimaal realiseren van de primaire taak van de organisatie. Namelijk, zo goed mogelijk aan de klantvraag voldoen. We beoordelen een persoon of afdeling vaak op het verrichten van hun taak en veel minder op hun bijdrage aan het doel, het bestaansrecht van de organisatie.
Continu verbeteren met Process Improvement
Process Improvement kan je als een project insteken (eenmalige verbetering). Moeilijker, maar met meer resultaat, is het continu verbeteren van processen. Process Improvement, middels het eenmalig verbeteren van het proces, levert meestal een direct zichtbare verbetering op. De ROI van een dergelijk project is vaak zeer positief. Na de verbetering gaat iedereen op de oude voet in het nieuwe, verbeterde proces verder.
Een alternatief is dus om de mensen in het proces goed te betrekken en hun zelf het proces te laten verbeteren. Je doet het in kleine stapjes, steeds een beetje beter. De focus ligt in dit geval op de mensen én het proces. Het zijn trajecten die meer tijd vragen, maar een (veel) hoger rendement hebben. Met deze aanpak kun je daadwerkelijk de cultuur veranderen van een organisatie. Bovendien zullen medewerkers blijven zoeken naar verbeteringen en hebben zij de mogelijkheid gekregen om de procesverbeteringen door te voeren.
Verbetermethode
Er zijn meerdere methoden voor Process Improvement. Denk bijvoorbeeld aan Lean, Agile, TOC, Six Sigma en TPM. Elke methode heeft zijn eigen verbetermethode. Bekende verbetermethoden zijn: Plan-Do-Check-Act en Define-Measure-Analyse-Improve-Control of Built-Measure-Learn-Pivot. Al deze methoden hebben onderdelen als hypothesevorming, testen en continu verbeteren als overeenkomst.
Aan de slag met Process Improvement?
Bureau Tromp heeft veel ervaring op het gebied van procesverbetering. We bieden zowel trainingen aan als coachingstrajecten. Wij helpen jou graag bij je verbeterproject.