Wat is procesoptimalisatie?
Procesoptimalisatie is niets meer dan bestaande bedrijfsprocessen aanpassen voor meer efficiency en minder kosten. De manieren waarop je dit kan doen zijn echter zeer divers. Eigenlijk is procesoptimalisatie de laatste stap van Business Proces Management (BPM). Dus om procesoptimalisatie te laten slagen moet je ook de voorgaande drie stappen van BPM goed hebben uitgevoerd:
Proces identificatie
Je bepaalt eerst het proces dat je door middel van procesoptimalisatie wilt verbeteren. Normaal gesproken is dit een proces dat belangrijk is voor de organisatie en significant bijdraagt aan de winstgevendheid.
Procesbeschrijving
Voordat je verbeteringen in een proces kunt vinden, is het wel belangrijk dat je een duidelijk overzicht hebt van het betreffende proces. Door middel van een Value Stream Map bijvoorbeeld kan je makkelijk een proces in kaart brengen. Andere methoden zijn bijvoorbeeld met behulp van processoftware (Visio is een bekende) een proces in kaart brengen. Met een SIPOC kan je ook heel makkelijk en overzichtelijk een proces in kaart krijgen.
Procesanalyse
In deze fase doe je eigenlijk het voorwerk voor de daadwerkelijke procesoptimalisatie. Je bekijkt, bijvoorbeeld op basis van data, in welke stappen van het proces potentiële besparingen zitten. In de procesoptimalisatie fase kan je deze dan verder uitwerken.
En dan eindelijk: processen optimaliseren
Methodes voor procesoptimalisatie
Er zijn verschillende methodes voor procesoptimalisatie. Procesoptimalisatie met Lean is een van populaire methodes voor het verbeteren van processen. Reden hiervoor is dat het een bewezen methodiek is om vanaf de werkvloer – daar waar het gebeurt – processen efficiënter in te richten. Zij die het werk doen weten immers het beste waar de verbetermogelijkheden liggen en hoe ze opgelost kunnen worden (meer info over Lean vind je hier).
Dat klinkt eenvoudig en in essentie is dat het ook. De moeilijkheid bij Lean zit hem in de persoonlijke en organisatorische kant. Hoe krijg je de betrokkenheid van de medewerkers dat zij de verbetermogelijkheden aanwijzen en onderling oplossen? Dat heeft vooral met vertrouwen te maken. Vertrouwen in de organisatie, haar visie en het vertrouwen in elkaar.
Hieronder vier aandachtspunten die wat ons betreft aan de basis staan voor procesoptimalisatie met Lean:
Lean is voor lange termijn
Lean is een oplossing voor de lange termijn. Het is zeker geen tijdelijk programma om kosten te reduceren. Lean is een gedachtegoed: een mentaliteit die definieert hoe een organisatie op lerende wijze beslissingen neemt en handelt. Het langetermijnperspectief is nodig om medewerkers de tijd te geven Lean onderdeel te maken van hun ‘bedrijfs-DNA’.
Duidelijke visie
Ook wel de “stip aan de horizon” genoemd. Ofwel de reden waarom een organisatie bestaat en op welke wijze deze klantwaarde levert. Vaak wordt deze uitgedrukt in een duidelijke visie en missie. Organisaties hebben doelstellingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Hoe beter een organisatie in staat is haar visie te laten leven onder medewerkers, hoe meer gemotiveerd zij zullen zijn om dat stapje extra te doen.
Gestandaardiseerde processen
Uitgangspunt bij Lean is het streven naar gestandaardiseerde werkprocessen. Pas dan kan men toewerken naar een proces dat altijd de beste kwaliteit levert (First Time Right) wanneer de klant daar om vraagt (Just in Time). Kwaliteitsverbetering en het terugdringen van doorlooptijden worden gerealiseerd door verspillingen binnen processen te elimineren. Zodoende zijn alle processtappen die worden uitgevoerd, gericht op het toevoegen van waarde voor de klant. De meest eenvoudige manier om direct samen met collega’s met verbeteren te beginnen is met een dag- of weekstart.
Automatisering
Een andere vorm van procesoptimalisatie is het doorvoeren van procesautomatisering. Met behulp van softwareoplossingen worden bepaalde handelingen niet meer handmatig uitgevoerd, maar door een computer. Een steeds meer bekende vorm hiervan is Robotic Process Automation (RPA).
Een paar voorbeelden van procesoptimalisatie door automatisering:
Dossieradministratie: organisaties die reeds lange tijd bestaan, maken vaak gebruik van diverse softwaresystemen naast elkaar. Om een volledig overzicht te krijgen van een dossier, dienen vaak meerdere systemen naast elkaar te worden geraadpleegd. Met behulp van software robots kunnen gegevens vanuit het ene systeem automatisch worden ‘overgetypt’ in een ander systeem.
Social Media Management: wat je organisatie ook doet, je gebruikt eigenlijk altijd wel social media om de wereld te laten weten wat je doet. De reguliere manier waarop dit wordt bijgehouden is, doordat iemand dagelijks inlogt en een social media bericht plaatst. Er is ook echter software (zoals bijvoorbeeld Hootsuite) waarbij je geautomatiseerd posts kan laten plaatsen.
De impact van procesoptimalisatie
Het optimaliseren van processen hoeft niet altijd een complete verandering van je processen te betekenen. Net zo min, als dat een complete software implementatie vereist is. Met simpele tools kun je al een hoop bereiken. Bijvoorbeeld Trello is een simpel online takenbord, welke je helpt om nooit meer activiteiten te vergeten. Dus in plaats van het versturen van allerlei mails met acties zet je alles in een digitaal takenoverzicht. Periodiek neem je dit dan met medewerkers door. Maar ook workflow software kan je helpen. Bijvoorbeeld als niet alle medewerkers alle gestandaardiseerde stappen volgen. Door middel van een vaste workflow wordt iedereen verplicht en worden geen stappen meer overgeslagen.
Concluderend, neem je de volgende stappen in procesoptimalisatie:
1. Identificeer een inefficiënt proces
2. Breng ze in kaart
3. Analyseer het proces en bepaal de verspillingen
4. Optimaliseer, met behulp van bijvoorbeeld software of door simpelweg stappen te veranderen of weg te nemen.
Tijdens onze Lean Six Sigma Green Belt training gaan we dieper in op procesoptimalisatie. Tijdens deze training leer je precies hoe je een verbeterproject opstart.