Slimmer werken,
blije klanten

Procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie is niets meer dan bestaande bedrijfsprocessen aanpassen voor meer efficiency en minder kosten. De manieren waarop je dit kan doen zijn echter zeer divers. Eigenlijk is procesoptimalisatie de laatste stap van Business Proces Management (BPM). Dus om procesoptimalisatie te laten slagen moet je ook de voorgaande drie stappen van BPM goed hebben uitgevoerd:

Proces identificatie

Je bepaalt eerst het proces dat je door middel van procesoptimalisatie wilt verbeteren. Normaal gesproken is dit een proces dat belangrijk is voor de organisatie en significant bijdraagt aan de winstgevendheid.

Procesbeschrijving

Voordat je verbeteringen in een proces kunt vinden, is het wel belangrijk dat je een duidelijk overzicht hebt van het betreffende proces. Door middel van een Value Stream Map bijvoorbeeld kan je makkelijk een proces in kaart brengen. Andere methoden zijn bijvoorbeeld met behulp van processoftware (Visio is een bekende) een proces in kaart brengen. Met een SIPOC kan je ook heel makkelijk en overzichtelijk een proces in kaart krijgen.

Procesanalyse

In deze fase doe je eigenlijk het voorwerk voor de daadwerkelijke procesoptimalisatie. Je bekijkt, bijvoorbeeld op basis van data, in welke stappen van het proces potentiële besparingen zitten. In de procesoptimalisatie fase kan je deze dan verder uitwerken.

En dan eindelijk: processen optimaliseren

procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie

Er zijn verschillende methodes voor procesoptimalisatie. Eén van de meest gebruikte is op basis van de 7 verspillingen. Van iedere stap in het proces ga je bepalen of deze waarde toevoegt voor het eindproduct of niet. In sommige gevallen zal een stap geen waarde toevoegen, maar moet hij simpelweg wel in het proces worden opgenomen. Dit is vaak het geval bij (wettelijk) verplichte handelingen (zoals bijvoorbeeld een bezwaarperiode of een dubbele controle).

Automatisering

Een andere vorm van procesoptimalisatie is het doorvoeren van procesautomatisering. Met behulp van softwareoplossingen worden bepaalde handelingen niet meer handmatig uitgevoerd, maar door een computer. Een steeds meer bekende vorm hiervan is Robotic Process Automation (RPA).

Een paar voorbeelden van procesoptimalisatie door automatisering:

Dossieradministratie: organisaties die reeds lange tijd bestaan, maken vaak gebruik van diverse softwaresystemen naast elkaar. Om een volledig overzicht te krijgen van een dossier, dienen vaak meerdere systemen naast elkaar te worden geraadpleegd. Met behulp van software robots kunnen gegevens vanuit het ene systeem automatisch worden ‘overgetypt’ in een ander systeem.

Social Media Management: wat je organisatie ook doet, je gebruikt eigenlijk altijd wel social media om de wereld te laten weten wat je doet. De reguliere manier waarop dit wordt bijgehouden is, doordat iemand dagelijks inlogt en een social media bericht plaatst. Er is ook echter software (zoals bijvoorbeeld Hootsuite) waarbij je geautomatiseerd posts kan laten plaatsen.

De impact van procesoptimalisatie

Het optimaliseren van processen hoeft niet altijd een complete verandering van je processen te betekenen. Net zo min, als dat een complete software implementatie vereist is. Met simpele tools kun je al een hoop bereiken. Bijvoorbeeld Trello is een simpel online takenbord, welke je helpt om nooit meer activiteiten te vergeten. Dus in plaats van het versturen van allerlei mails met acties zet je alles in een digitaal takenoverzicht. Periodiek neem je dit dan met medewerkers door.

Maar ook workflow software kan je helpen. Bijvoorbeeld als niet alle medewerkers alle gestandaardiseerde stappen volgen. Door middel van een vaste workflow wordt iedereen verplicht en worden geen stappen meer overgeslagen.

Procesoptimalisatie in het kort

Concluderend, neem je de volgende stappen in procesoptimalisatie:

1. Identificeer een inefficiënt proces
2. Breng ze in kaart
3. Analyseer het proces en bepaal de verspillingen
4. Optimaliseer, met behulp van bijvoorbeeld software of door simpelweg stappen te veranderen of weg te nemen.

Tijdens onze Lean Six Sigma Green Belt training gaan we dieper in op procesoptimalisatie. Tijdens deze training leer je precies hoe je een verbeterproject opstart.

procesoptimalisatie

Over de auteur: Bas Kooijman

Bas is een ervaren Lean Six Sigma Black Belt. Resultaten behalen is voor hem belangrijk. Dit doet hij door een losse, informele band te scheppen met iedereen uit de organisatie. Draagvlak creëren bij de medewerkers vindt hij erg belangrijk om doelstellingen te halen. Verder is Bas ook verantwoordelijk voor de marketing van Bureau Tromp. Tijdens zijn studie Internationale Bedrijfskunde heeft hij zijn dagen vaak doorgebracht op de Universiteit van Maastricht. Hierna heeft Bas gewerkt voor verschillende adviesbureaus. Bij zijn laatste werkgever kwam Bas, Reinier tegen, samen hebben zij Bureau Tromp opgericht. In zijn vrije tijd is Bas een fanatieke sporter. Hij hockeyt graag, fietst veel en is in de winter in de bergen te vinden. Hij woont in het Gooi samen met zijn vriendin en twee zoontjes.

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.