Organisaties die streven naar een verbeterde concurrentiepositie, werken continu aan het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. Optimalisatievraagstukken hebben vaak als doel het verbeteren van de kwaliteit van een product of dienst, zodat er een efficiënter proces wordt gecreëerd. Een onderdeel van procesoptimalisatie is het uitvoeren van een procesanalyse. In dit artikel leggen we uit op welke wijze Lean kan helpen bij het uitvoeren van een procesanalyse.
Op zoek naar een definitie
Allereerst is het belangrijk om stil te staan bij wat een proces precies is. Aan de start van een training stellen wij vaak deze vraag aan deelnemers. Daaruit blijkt hoe lastig het is om dit in eigen woorden te omschrijven. Er is dan ook geen eenduidige definitie voor een proces, maar een eenvoudige definitie die we bij Bureau Tromp hanteren om uit te leggen wat een proces is luidt:
Een verzameling van opeenvolgende activiteiten of processtappen die input omzetten in output.
De verschillende niveaus
Het is belangrijk om de verschillende abstractieniveaus van een proces te onderscheiden en de betekenis van elk niveau te begrijpen. Dit zijn de vijf niveaus:
- Ketenniveau – Bedrijfsprocessen van organisaties die met elkaar samenwerken binnen dezelfde context;
- Bedrijfsproces – De inrichting van de bedrijfsvoering om aan een specifieke klantbehoefte te voldoen;
- Werkproces – Deze geven een beeld van de werking van bedrijfsprocessen;
- Processtap – Geven inzicht in welke taken worden uitgevoerd;
- Handeling/Activiteit – Omschrijving van de precieze wijze waarop een processtap of taak wordt uitgevoerd.
Breng de huidige situatie in kaart
Om een proces te kunnen analyseren, dien je deze in kaart te brengen. Dit doe je het beste aan de hand van een visualisatie. Hier is een veelheid aan technieken en methodes ontwikkeld die helpen processen te visualiseren. Een van de meest gebruikte technieken die met Lean wordt toegepast is de Value Stream Map (ook wel waardestroomanalyse). Vaak wordt deze uitgewerkt in de vorm van een “Brown Paper-sessie”. Hier wordt in detail een werkproces in kaart gebracht door de processtappen en activiteiten te omschrijven, aangevuld met informatiestromen en data m.b.t. het proces. Het resultaat is een visuele weergave van de huidige situatie.
Procesanalyse
Het analyseren van de huidige situatie wordt gedaan om feiten en gegevens te verzamelen die nodig zijn om een passende doelstelling vast te stellen. Deze doelstelling leggen we ook visueel vast, en vormt de toekomstige situatie: hoe zou het proces in de gewenste situatie eruitzien en hoe zou het proces moeten werken?
Als je eenmaal een doelstelling hebt, dan kun je daar naar toe gaan werken. Zo kom je er ook achter waar je nog aan moet werken. Bij een procesanalyse gaat het om het identificeren van knelpunten (bottlenecks) of vormen van verspilling (activiteiten die niets opleveren) die een organisatie ervan weerhouden om tot de gewenste situatie te komen. Waar in het proces loopt men bijvoorbeeld veel vertraging op? Worden er vaak fouten gemaakt of dubbel werk gedaan?
Met behulp van procesanalyse kun je de kwaliteit van je product of dienstverlening verbeteren. Je gaat het verbeterpotentieel in kaart brengen die kostenbesparingen op kunnen leveren. Dit heeft als resultaat een efficiënter proces. Het helpt je een “helikopterview” te creëren waarbij je kritisch naar je proces leert kijken door de ogen van de klant. Procesanalyse helpt ook om de onderlinge samenwerking tussen medewerkers te verbeteren. Medewerkers krijgen dan een gemeenschappelijk beeld van het proces en wederzijds begrip van elkaars verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Zelf aan de slag met procesanalyse?
Wil je ook aan de slag met het verbeteren van processen en wil je leren hoe je met Lean processen kan analyseren? Schrijf je dan in voor onze Lean Six Sigma Green Belt training.