Een positief werkklimaat ontwikkelen
Je hebt het vast meegemaakt of kunt het je voorstellen: alle kennis over hoe slimmer samen te werken is aanwezig, maar het wil maar gewoon niet lukken. We willen het allemaal, maar na een paar maanden ‘Lean werken’ zijn we nog niet veel opgeschoten.
Veel van de artikelen die wij wekelijks schrijven, gaan over de technische kant van procesoptimalisatie: welke tools bestaan er, wat kan ik ermee en wanneer zet ik deze in. Net zo belangrijk echter is hoe de juiste randvoorwaarden gecreëerd worden om de Lean-methode niet bij een mooi verhaal te laten maar echt werkend te krijgen.
Champion Belt
Randvoorwaarden voor een werkomgeving waar Lean wordt omarmd, zijn onder meer leidinggevenden (Champions) die het vuurtje aanwakkeren en het goede voorbeeld geven. Tijd om met Lean aan de slag te gaan en de nodige kennis bij de Yellow, Orange en Green Belts om samen processen te gaan verbeteren.
Een andere randvoorwaarde die vaak onderbelicht blijft, is het juiste werkklimaat waarin medewerkers verantwoordelijkheid voelen om hun dagelijkse werk te verbeteren en vertrouwen voelen in hun persoonlijke verbeterkracht. Hoe ontwikkel je als manager, Black of Green Belt een positief werkklimaat waarin Lean ingebakken wordt in de dagelijkse werkroutine?
Een duidelijk doel
Allereerst, zorg voor een purpose, een hoger doel waarbij jij en je collega’s er alles aan gaan doen om het te behalen. Een NPS van 9+, de meest persoonlijke zorg, de beste klantenservice… wat het ook maar is, stel deze purpose vast en communiceer deze. Dit langetermijndoel zorgt ervoor dat ook als het even tegenzit of er klusjes gedaan moeten worden die niet het meest aanspreken, de focus of drive niet wegebt maar doorgezet wordt als team.
Wees realistisch in je doestellingen. Een van de valkuilen van een Lean manager is te enthousiast van stapel lopen en daarbij de dagelijkse werkzaamheden van de collega’s over het hoofd zien. Vraag niet teveel van je medewerkers.
Blijf motiveren
Ondanks dat je zelf voldoende ideeën zult hebben over de te verbeteren processen, is het goed om de collega’s de vrijheid te geven om met hun eigen initiatieven te komen. De productiviteit en creativiteit in verbeterprojecten is veelal hoger als collega’s intrinsiek gemotiveerd zijn om hiermee aan de slag te gaan. Een belangrijke rol voor de manager is hierbij wel om procesverbeteraars te challengen om niet te klein te denken: ga uitdagingen niet uit de weg!
Deze vrijheid gaat hand in hand met het tonen van vertrouwen in je collega’s, ook als de aanpak van het project verschilt van hoe jij het zou doen. Uiteraard is dit niet hetzelfde als het volledig loslaten van de procesverbeteraars of niet mogen wijzen op hun eigen verantwoordelijkheid, begeleiding is hierin essentieel. Erken en beloon daarbij prestaties, ook als ze anders uitvallen dan gehoopt.
Blijf betrokken
Tenslotte, wees persoonlijk betrokken bij je medewerkers: waar lopen ze tegenaan in hun project, maar ook in hun overige werk en privé? Goede begeleiders van een Lean organisatie zijn hard op de inhoud en zacht op de relatie: in een rechte lijn naar onze purpose toe, zonder te vergeten dat de mensen het zijn die je organisatie daar gaan brengen.
Wil je zelf een positief werkklimaat creëren? En teams en organisaties leren slimmer te werken? Volg dan de Lean team coach opleiding.