Hoe maak ik mijn overleg weer zinvol en leuk
Zinvol is misschien wel het belangrijkste aan een overleg. Niks vervelender als een overleg waarbij je tijdens het overleg andere dingen doet: even je mail bijwerken, een collega appen, het nieuws checken. Of een overleg waar je wel actief aan deelgenomen hebt, maar waarbij uiteindelijk: niks concreet is afgesproken, geen taken zijn verdeeld, niet duidelijk was wat de bedoeling van het overleg was.
We overleggen zo’n beetje 5 uur van onze totale werkdag, sommige mensen veel meer (echt van 8.00-18.00 en soms ook nog ’s avonds) en sommigen gelukkig ook minder.
Een overleg kost tijd en energie. Tijd die je efficiënt en zinvol wilt besteden en het liefst moet het energie opleveren. Als beiden niet het geval is, dan kun je er gerust op zijn dat je na een dag vol overleggen leeg en uitgeput bent.
Een niet efficiënt en zinvol overleg is in mijn ogen dus een verspilling, die vooral geen waarde toevoegt voor jouw klant! En die verspillingen willen we in Lean, continu verbeteren, graag elimineren, zodat je meer tijd hebt om waarde toe te voegen voor jouw klant. Nu is het wat ingewikkeld om al je overleggen die je niet efficiënt en zinvol vindt meteen te cancellen. Maar wellicht helpt onderstaande checklist om je overleg zinvoller en efficiënter te maken.
Checklist voor een zinvol en efficiënt overleg:
- Bepaal het doel van je overleg: wat moet in dit overleg besproken worden, wil je het overleg als zinvol beschouwen
- Zorg voor een agenda: een agenda helpt in de voorbereiding en om te bepalen of je je doel gaat halen. Mocht je zelf niet in de lead zijn, vraag dan een agenda op bij de voorzitter of organisator van het overleg
- Zorg dat alle deelnemers weten waarom ze bij dit overleg zitten: dat helpt in een zinvolle bijdrage van alle deelnemers
- Hou je aan de agenda: een beetje afwijken kan, zeker als de discussie bijvoorbeeld wel nodig is op dat moment, maar als het teveel afwijkt bestaat de kans dat je je doel niet gaat halen en het overleg dus niet zinvol is. Niet alleen de voorzitter heeft deze rol, ook als deelnemer kun je de agenda in de gaten houden. Geef aan wanneer je denkt dat de discussie voor dat moment niet zinvol is gezien het doel van de bijeenkomst
- Zorg dat iedereen zich voorbereid: dat betekent dat iedereen weet wat zijn rol is in het overleg, weet wat er van hem/haar verwacht wordt en dit ook kan leveren
- Zorg dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het doel en verloop van de bijeenkomst: vaak voelt alleen de voorzitter zich hiervoor verantwoordelijk. Iedereen steekt er echter tijd en energie in, dus iedereen heeft de verantwoordelijkheid om er een zinnig en efficiënt overleg van te maken. Dit kun je doen door het voorzitterschap te laten rouleren of mensen hierop aan te spreken wanneer ze deze verantwoordelijkheid niet nemen.
Evaluatie van het overleg
Vul bovenstaande checklist in na een overleg en bepaal waar de knelpunten zitten. Maak dit bespreekbaar met de voorzitter en met de deelnemers van het overleg en zorg voor een gezamenlijke urgentie om dit te veranderen. Spreek gezamenlijk af wat jullie aanpassen om het overleg zinniger en efficiënter te maken.
Hulp nodig?
Bureau Tromp helpt organisaties slimmer werken! Zij is de expert in het optimaliseren van processen via de LEAN (Six Sigma) systematiek. Neem gerust contact met ons op!
Auteur: Michelle Rieu