Slimmer werken,
blije klanten

Mediq is een belangrijke speler in de gezondheidszorg. Zij werkt samen met zorgprofessionals, zorginstellingen, huisartsen, zorgverzekeraars en fabrikanten om patiënten te verzekeren van de dagelijkse zorg die ze nodig hebben, thuis of in het ziekenhuis. Het bedrijf is opgericht in 1899, actief in 12 landen en heeft ongeveer 2.500 medewerkers.

Iedere dag rekenen miljoenen patiënten, zorgprofessionals en de zorgverzekeraars op de leveringen van medische hulpmiddelen en zorgoplossingen van Mediq. Om een betrouwbare partner te zijn voor haar klanten focust Mediq voortdurend op het verbeteren van de zorg en de betaalbaarheid ervan.

Mediq benaderde Bureau Tromp om te praten over de mogelijkheden van Lean Six Sigma in deze verbeterbehoefte. Het ging niet alleen om het toepassen van Lean Six Sigma in verbeterprojecten, maar ook om het werken aan een Lean cultuur om zodoende een duurzame verbetering te realiseren. Continu verbeteren met gebruik van Lean Six Sigma moest een onderdeel worden van de organisatiecultuur.

‘Mediq moet Future-Proof zijn en effectief inspelen op de veranderingen in de markt. De leukste manier om dat te bereiken is door eigen medewerkers in hun kracht te zetten. Met het advies, de begeleiding en trainingen van Bureau Tromp bereiken we onze doelstellingen’

Roos Sorgdrager, Director Transformation Mediq 

Uitvoering Lean Transformatie

Samen met de transformatie director en een team samengesteld vanuit de directie zijn we aan de slag gegaan om vorm te geven aan het Lean transformatie programma. Hoewel de ambities groot zijn, is het veelal de beste keuze om klein te beginnen. Zodoende zijn we eerst binnen de financiële administratie begonnen met Lean. Al snel merkten we dat andere afdelingen ook wilden aanhaken. Daarmee breidde het draagvlak voor Lean Six Sigma steeds verder uit.

Om ervoor te zorgen dat erop strategisch, tactisch en operationeel niveau duidelijkheid is over de gezamenlijke verbeter-richting hebben we breed ingezet op het opleiden van medewerkers. Zodoende werd voor de gehele organisatie duidelijk waarom er een Lean Six Sigma programma werd geïnitieerd, hoe we hier invulling aan geven en wat er van eenieder verwacht wordt. Door alle getrainde medewerkers een klein verbeterproject te laten uitvoeren konden we in korte tijd veel processen verbeteren en daarmee medewerkers enthousiasmeren voor verdere verbetering.

We zijn begonnen met trainen van de ambassadeurs die voornamelijk bestonden uit strategisch en tactisch management. Zij zouden de vaandeldragers worden die de boodschap van het nieuwe programma uit zouden dragen naar de organisatie. Vervolgens zijn we de Champions op gaan leiden die de rol van sponsor moesten gaan vervullen voor de verbeterteams die in de Yellow en Green Belt training opgeleid werden.

De Yellow Belt training van één dag in combinatie met een e-learning stelt medewerkers in staat om Lean Six Sigma zelf toe te passen op de werkvloer. Hoewel de hieruit volgende verbeter-initiatieven een beperkte complexiteit en omvang hadden, maakten al deze initiatieven bij elkaar wel degelijk impact. Bovendien verhoogt het de betrokkenheid van de medewerkers.

De complexere projecten waar de getrainde Yellow Belts als teamlid aan deelnamen worden begeleid door de getrainde Green Belts. In hun rol als projectmanager en inhoudelijk experts zijn ze verantwoordelijk voor de juiste toepassing van LSS-gedachtegoed en het resultaat van het project. De minimale besparing die zij moeten realiseren is €25.000. In de praktijk zien we dat deze besparing veelal ruimschoots gehaald wordt.

Goede begeleiding is een doorslaggevende factor bij het succesvol realiseren van deze verbeterprojecten. De Green Belts hadden nog maar beperkte ervaring in hun nieuwe rol met een hoog afbreukrisico tot gevolg. Daarom is er niet alleen gekozen voor interne ondersteuning bij het navigeren binnen de omvangrijke Mediq organisatie in de vorm van een Champion, maar ook inhoudelijke ondersteuning.

Ervaren Black Belts van Bureau Tromp hebben in de rol van coach en mentor inhoudelijk ondersteuning kunnen bieden bij het toepassen van de Lean Six Sigma tooling, maar ook bij verandermanagement aspecten die men bij ieder verbeterproject tegenkomt.

‘We zijn trots op het resultaat in besparingen, maar vooral ook op de impact die we hebben gehad op het werkplezier van de medewerkers van Mediq. Met veel plezier zagen we medewerkers groeien in hun rol. Als je eenmaal met de Lean Six Sigma bril naar een uitdaging kijkt ga je mogelijkheden ontdekken die je daarvoor niet zag’

Reinier Tromp, Bureau Tromp. 

Nu zou je na hetgeen wat je tot dusver hebt gelezen tot de conclusie kunnen komen dat er geen fouten of missers zijn geweest in de uitrol van dit programma, maar dat is zeker niet het geval. Ondanks dat je goed nadenkt over stakeholder management, worden er mensen over het hoofd gezien. Ook is niet iedereen meteen enthousiast over het zoveelste verander-initiatief, maar door de periodieke afstemming tussen het interne Mediq transformatieteam en de externe Bureau Tromp organisatie waren we instaat om de obstakels die we tegen kwamen op een effectieve manier samen op te lossen met resultaten die voor zich spreken.

Uiteraard is het opleiden van mensen op zich niet het resultaat waar een klant op hoopt wanneer ze start met een Lean Six Sigma transformatie. Het is echter wel een solide fundament voor het creëren van een cultuur van continu leren en verbeteren. Zeker als er zowel ingezet wordt op het ontwikkelen van competenties op de werkvloer als bij het managementkader.

Alle Green Belt projecten maken impact op de snelheid, kwaliteit en vaak ook het werkplezier van de organisatie en de klanten. Het is echter een eis om dit ook te vertalen naar een kostenbesparing van minimaal € 25.000. De projecten die tot dusver zijn afgerond, hebben echter in meerdere gevallen al een veelvoud hiervan opgeleverd. Zo is de besparing die we nu gerealiseerd hebben al meer dan € 1.000.000. Als de eerste projecten een indicator zijn voor hoe het vervolg er uit zal zien, zal de totale besparing dus nog vele malen hoger uitvallen.

Tot slot een interview met Roos Sorgdrager, Transformation Director bij Mediq:

Waarom is deze Lean Transformatie belangrijk voor jullie?

Om een cultuur van continu verbeteren te realiseren en de competenties onder medewerkers te ontwikkelen voor de complexere verbeterprojecten. Zodoende slimmer te werken, kosten te verlagen en medewerkers-betrokkenheid te verhogen. Uiteindelijk moet Mediq Future-Proof zijn en effectief kunnen inspelen op de veranderingen in de markt. De leukste manier om dat te bereiken is door eigen medewerkers in hun kracht te zetten. Bureau Tromp helpt ons hier uitstekend bij.

Waarom hebben jullie destijds voor Bureau Tromp gekozen?

Via een referentie komen Bureau Tromp en Mediq met elkaar in contact. We ervaren een goede match qua cultuur, kennis en kunde. Werken met Bureau Tromp is praktijkgericht en dat geeft energie. Ze denken uitstekend mee met ontwikkelingen en zijn flexibel in hun aanpak.

Wat gaat er goed? Waarin blinkt Bureau Tromp in uit?

Inhoudelijk goede trainingen op alle niveaus: Champion Belt (management), Green Belt, Yellow Belt. Ruime capaciteit om in korte termijn een groot deel van de medewerkers op te leiden. Uitstekende persoonlijke begeleiding/coaching op de werkvloer. De werkvloer wordt echt betrokken in de uitvoering en opvolging van de trainingen. Flexibiliteit en meedenken over beste aanpak. Successen worden gevierd!

Maken we onze verwachtingen waar?

Verwachtingen worden absoluut waargemaakt!

Hoeveel euro voordeel hebben jullie tot nu toe gerealiseerd met het verbeterprogramma?

  • Besparingen tot nu toe: meer dan 1.000.000 euro
  • Verschillende veelbelovende projecten nog in volle gang en de opgeleide Green Belts gaan meerdere projecten doen.
  • Twee opvallende projecten: i. Spoedleveringen. Eerst in bepaalde gevallen altijd een spoedlevering. Door simpelweg de klant te vragen of hij/zij een spoedlevering wenst, worden hoge kosten voorkomen. ii. Leveringen van maatwerk stoma’s. Duurde eerst 6-8 weken. Door tussenstappen te elimineren kosten verlaagd en doorlooptijd nu 2-3 weken.

Wat gaan jullie nog meer doen met LSS?

In 2020 worden nog meer Green Belts opgeleid en begeleid. Daarnaast is er een Coach-the-Coach opleiding gestart voor duurzame verbetering.

Wil je meer weten over een Lean Transformatie? Voor meer informatie kun je altijd contact met ons opnemen op 030 227 0000 of via info@bureautromp.nl. We denken graag met je mee!

Ook interessant: