Toyota gebruikt al sinds 1990 een Obeya Room om de ontwikkeling van auto’s te versnellen. Met mooie resultaten. Waar de ontwikkeltijd van de Toyota Corola nog 36 maanden was, duurde de ontwikkeling van de Toyota Prius slechts 18 maanden. Een halvering! In dit artikel leggen wij uit hoe jij dit ook kunt bereiken met een Obeya Room.
Hoe maakt de Obeya Room het verschil?
Een Obeya Room is een fysieke ruimte of kamer die letterlijk ingedeeld is volgens het plan-do-check-act principe (PDCA). In iedere hoek van de kamer wordt informatie getoond over deze verschillende fasen. In het midden van de ruimte staan de werktafels. Bij voorkeur staat er ook een visualisatie van het product of dienst, bijvoorbeeld een maquette of mock-up.
Omdat alle informatie overzichtelijk bij elkaar staat, kan het projectteam doelgericht werken. Bovendien kunnen zij aan betrokken medewerkers en het management duidelijke updates geven. Zodoende zijn er korte feedback loops en kunnen er in korte tijd beslissingen worden genomen. In die zin is de Obeya Room een voorloper op wat wij nu ‘Agile Werken’ noemen.
De vier hoeken van de Obeya Room
– PLAN: In deze hoek van de kamer hang je overzichten op en plaats je inspirerende items die de toekomst van de organisatie of je project weergeven. Wat zijn je doelen? Hoe ga je die bereiken? Wie zijn erbij betrokken? Wellicht kun je op basis hiervan een duidelijke roadmap tonen. Door je organisatie of project zodanig in een tijdlijn te plaatsen wordt je visie duidelijk. Omstandigheden beïnvloeden continu de visie. Het is goed om periodiek hierover elkaar bij te praten en zo nodig bij te sturen.
– DO: Waar werkt het team nu aan? In deze hoek geef je een beeld van het onderhanden werk. Wie werkt waaraan? Waar loopt men tegenaan? Zijn er bottlenecks of blocking issues die verholpen moeten worden? Allemaal zaken die hier besproken en opgelost worden. Hier krijg je als teamlid tips van het team waardoor je snel weer verder kunt.
– CHECK: Meten is weten. Op alleen je onderbuik maak je geen goede beslissingen. Vandaar dat er in deze hoek van de kamer alle relevante data gepresenteerd wordt. Wat je laat zien is afhankelijk van het onderwerp van de Obeya Room. Denk hierbij aan: marktontwikkelingen, feedback van klanten/medewerkers, winstgevendheid, kwaliteit, productiecijfers, doorlooptijden, kostenratio’s, etc. Belangrijk is om de relevantie, kwaliteit en validiteit van de data te bewaken. Te veel data is niet Lean en leidt af. Foutieve data beschadigt het vertrouwen. Op basis van deze data worden beslissingen genomen. Wanneer management wordt uitgenodigd om een ‘rondje door de Obeya Room te maken’. Dan moeten ze in staat zijn om direct beslissingen te nemen.
– ACT: In deze hoek wordt aandacht besteed aan continu verbeteren, op zowel lange termijn als korte termijn. Wat hebben de feedback sessies met medewerkers, teamleden en management opgeleverd? Wat hebben we ermee gedaan, of juist niet mee gedaan en waarom? Welke verbeteringen hebben we doorgevoerd? Hieruit vormt een beeld van het lerende vermogen van het team en de organisatie. Dat versterkt het vertrouwen. Een verbeterbord zou hier goed op zijn plaats zijn.
Hoe start je met een Obeya Room?
Wij kunnen ons voorstellen dat je niet meteen een goede aanpak hebt om met een Obeya Room te beginnen. Het is nogal wat om alles uit te werken. Voor je het weet verzand je in het voorbereiden en overleggen. Kun je het draagvlak vasthouden? Belangrijkste zoals bij ieder Lean-initiatief, begin klein en bouw het geleidelijk verder uit. Nadat je een ruimte toegewezen hebt gekregen, ga je aan de slag met een klein verbeterproject. Houd je aan de structuur. Experimenteer, behaal successen, maak fouten en leer ervan. Leer wat werkt voor jouw organisatie, de medewerkers en het management. Over tijd zal je zien dat je steeds grotere en complexere projecten in je Obeya Room aankunt.
Aan de slag met Obeya? Onze consultants helpen graag daarmee, neem contact op met ons!