Slimmer werken,
blije klanten

Zo maak je gebruik van een Obeya

Je rent van vergadering naar vergadering. Tijdens elke vergadering krijg je weer meer acties op je bordje. En alle nieuwe acties lijken nog belangrijker dan de vorige. Of – ander scenario – je hebt een heel duidelijk plan met je bedrijf of met je afdeling, wat helder bij iedereen zou moeten zijn. Maar het voelt alsof je je plan, je ideeën voor de komende drie jaar, in elk gesprek opnieuw moet uitleggen. En iedereen lijkt andere belangen te hebben. Wat nu? Nou, misschien is een Obeya iets voor je!

Wat is een ‘Obeya’?

Obeya is een Japanse term die betekent: grote ruimte. Het wordt wel eens vergeleken met de brug van een schip, een cockpit of een ‘war room’. Alhoewel, war room is niet geheel correct, want je bent niet in oorlog. Sterker nog, je wilt samen beter. Obeya’s (grote ruimtes) bieden letterlijk tijd en ruimte om problemen op te lossen en te overleggen, zonder last te hebben van organisatorische drempels of muren. Een Obeya is een omgeving die uitnodigt tot samenwerken. Hier hou je alle overleggen. De eindresultaten zijn snellere en effectievere oplossingen voor de problemen waar men op de werkvloer tegenaan loopt.

obeya

Visueel management

Het belangrijkste element van een Obeya is de visuele ondersteuning. De muren in een Obeya zijn beplakt met actuele tabellen, grafieken en allerlei andere vormen van visuele data die voor de deelnemers van belang zijn. Hoe visueler hoe beter, maar soms ontkom je er niet aan om met cijfers te werken in plaats van met grafieken of plaatjes. Deze overzichten helpen om te overleggen en te beslissen vanuit concrete cijfers in plaats van meningen en onderbuikgevoelens. In de Obeya komt alle informatie bij elkaar. Hier wordt het geanalyseerd, worden prioriteiten gesteld en kunnen beslissingen genomen worden over wat met de informatie wordt gedaan.

Wat is een Obeya niet?

Een Obeya is niet een verborgen, beperkt toegankelijke plek waar alleen een select gezelschap mag komen. Hoe opener, hoe beter. Iedereen heeft toegang en er is maximale transparantie.
De (dagelijkse) meetings in de Obeya zijn niet bedoeld om bij te praten of iedereen up to date te houden over wat er allemaal in het verleden is gebeurd. Immer, het verleden kan niet meer wijzigen, maar je kan er wel van leren. De Obeya-meetings gaan bijvoorbeeld over de hoogtepunten en de missers van de organisatie, de meetings zijn kort en zakelijk. De meetings gaan over welke maatregelen er genomen moeten worden om de organisatiedoelen (deze zijn ook aanwezig in de ruimte)  te bereiken. De focus is op de toekomst. Alle strategische informatie die je nodig hebt bij een besluit is aanwezig. Als je informatie mist, heb je gelijk een verbeterpunt. Een obeya is met andere woorden een verzamelplaats van relevante informatie waar vergaderingen, dagstarts, brainstormsessies en toevallige ontmoetingen plaatsvinden.
Het doel van Obeya is niet om iets te presenteren aan het management team, hoewel sommige MT-leden wel aanwezig zijn. Het gevaar hiervan is wel dat men zich richt op de manager, terwijl dat uitdrukkelijk niet de bedoeling is van de Obeya. Het doel is wel om dialoog te stimuleren tussen deelnemers onderling, zodat er ook eigenaarschap genomen wordt voor problemen die gesignaleerd worden.

De digitale Obeya (iObeya)

Organisaties die meerdere vestigingen hebben werken met een digitale Obeya. Een iObeya is een digitaal, visueel management platform dat lijkt op de staande Obeya-meetings die met papieren grafieken e.d. werken.

Hoe deel je de Obeya in?

Er is geen verplichte indeling van de Obeya. Je maakt het passend voor jouw organisatie. De volgende indeling met drie wanden zie je regelmatig terug komen.

  • Linkerwand: kernwaarden, strategie en jaarplannen. Misschien wel in de vorm van een Hoshin Kanri, X-matrix, OGSM of Veranderkaart.
  • Middelste wand: deze wordt vaak in tweeën gedeeld
    • Linkerdeel: de KPI’s (Kritische Proces Indicatoren) en de resultaten daarvan, bijvoorbeeld dashboard of Balanced Scorecard. Tevens informatie over de processen. Dit is een weergave van de huidige situatie van de organisatie.
    • Rechterdeel: alle verbeterprojecten met hun voortgang (bijvoorbeeld in A3-vorm). Deze verbeterplannen hebben betrekking op de processen. Als ze klaar zijn ga je dat terug zien in de resultaten aan de linkerkant.
  • Rechterwand: op te lossen knelpunten en acties, die te klein zijn voor een Kaizen event, maar langer duren dan die van het verbeterbord van de dagstart.

Daarnaast kunt je natuurlijk een flip-over neerzetten, een whiteboard ophangen of een beamer met een scherm plaatsen.

In één oogopslag zie je hoe de organisatie ervoor staat in een Obeya. Groen, oranje en rood geven aan of het goed gaat of dat er verbeterd moet worden. Grafieken, voortgangsbalken en tekeningen spreken veel meer tot de verbeelding dan kale cijfers of veel tekst.

Obeya

De voordelen van een Obeya op een rijtje:

  1. Er zijn veel minder vergaderingen nodig: dagstarts, afdelingsmeetings en projectoverleggen vinden op hetzelfde moment plaats.
  2. Iedereen weet wat er speelt. Dat bespaart managers veel tijd aan uitleggen en toelichten. (Als het niet in de Obeya hangt, is het niet belangrijk)
  3. Dankzij de Obeya overziet iedereen het grotere geheel. Dat leidt tot meer begrip en verhoogt de bereidheid tot veranderen.
  4. Als medewerkers zelf de feiten en cijfers kunnen zien en begrijpen, neemt het gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid toe. Zeker als ze zelf ook het beleid bij kunnen sturen.
  5. Samenwerken en samen beslissen leidt tot meer betrokkenheid.
  6. Dankzij de wisdom of the crowd ontstaan nieuwe ideeën en wordt er eerder actie ondernomen.
  7. Communiceren gaat directer en sneller dat scheelt een hoopt tijd en ergernissen.

Hoe start je met Obeya?

Je kunt een Obeya het eenvoudigst starten door – volgens de gekozen indeling – alles op te hangen wat je aan lange termijn visie, plannen, projecten en informatie hebt. Dat kan confronterend zijn. Je hebt heel veel projecten en ze hebben allemaal de ‘hoogste’ prioriteit. Vervolgens is het tijd om keuzes te maken, want als je veel prioriteiten hebt, dan heb je er geen. Stel een maximum aan het aantal lopende projecten (wat kan jouw organisatie aan?) en hang de rest onder een dikke lijn. Daaruit wordt gekozen als er weer ruimte is.

Dat het eerste overleg veel te lang duurt, is normaal. Iedereen moet wennen aan de nieuwe manier van overleg. De rol van de procesbegeleider is cruciaal. Alle cijfers, plannen en processen hebben één eigenaar. Die is verantwoordelijk voor:

  • het up-to-date houden van de cijfers;
  • de voortgang van zijn of haar plannen.

Zo wordt de Obeya de plek waar overlegd wordt, waar plannen en resultaten worden besproken en afspraken gemaakt. Als het belangrijk genoeg is, dan is het in de Obeya te vinden.

obeya

Ook interessant:

Over de auteur: Bureau Tromp

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.