Veel mensen en organisaties werken tegenwoordig met Lean. Soms is dit de cultuur binnen de gehele organisatie en soms zijn het enkele tools van Lean die toegepast worden. Maar waarom starten organisaties met Lean? Wat komt daar allemaal bij kijken? In dit artikel gaan we verder in op het Lean traject.
Wat is een Lean traject?
Een van de definities van een traject, volgens de Nederlandse Encyclopedie, is: “een af te leggen weg/route of een deel daarvan”. In de context met Lean gaat het over de weg die je af moet leggen om met Lean aan de slag te gaan en het toe te passen. Een ander belangrijk kenmerk van een traject is dat er een stip op de horizon is met een duidelijk begin en een eind. Bij Lean is dit anders, omdat je bij Lean niet een begin en een eind hebt, maar het een manier van werken is die onderdeel vormt van de organisatie.
Een van de principes van Lean is continu verbeteren. Elke dag streef je naar perfectie, met als doel die stip op de horizon. In een Lean organisatie is die stip vaak een concreet doel, gebaseerd op klantwaarde. Iedere dag probeer je de organisatie en processen zo goed mogelijk af te stemmen op de klantwaarde. Een andere traject of gedachtegang is Operational Excellence, waarbij het streven is om het zo goed mogelijk te doen voor de klant. Hiervoor wordt vaak Lean of de combinatie Lean Six Sigma voor gebruikt. Bij Lean wordt gebruikt gemaakt van de vijf principes, die continu doorlopen worden. Bij Lean Six Sigma gebeurt dit aan de hand van de DMAIC-structuur, die ook continu herhaald wordt.
Waarom een Lean traject?
Lean is een filosofie waarin de klant centraal staat, en waar continu wordt gekeken hoe processen verbeterd kunnen worden om diezelfde klant tevreden te houden. Dit is een van de reden waarom organisaties vaak een Lean traject ingaan. Als een organisatie werkt volgens de Lean filosofie of van plan is dit te gaan doen, dan is daar meestal een aanleiding voor. Een aanleiding kan zijn omdat klanten minder tevreden zijn, of omdat bijvoorbeeld de concurrentie toeneemt.
Als de klanttevredenheid afneemt, dan is er een verschil in wat de organisatie de klant levert en wat de klant verwacht te krijgen. De klant is de reden dat de organisatie kan blijven bestaan. Het is daarom van cruciaal belang dat je als organisatie weet wie je klant is en die vervolgens tevreden houdt. Om die klant tevreden te houden is het van belang om als organisatie naar je processen te kijken en te onderzoeken waarom de klant niet tevreden is. De wensen van klant zullen veranderen over tijd. Dit vergt dat je als organisatie mee moet gaan met die veranderingen en continu zal moeten blijven verbeteren.
Welke stappen neem je in een Lean traject?
- Strategie
Om te beginnen met Lean is het van belang een strategie te hebben. De strategie is een concretere vertaling van de missie en visie. Het laat onder andere de ambities van de organisatie zien, en wordt gevormd door de klantwaarde. Dit geeft de richting aan waar de organisatie aan moet voldoen. Deze richting moet vervolgens vertaald worden tot op de werkvloer, door het definiëren van concrete doelstellingen (KPI’s). - Communicatie
Een tweede belangrijk punt is het communiceren van het Lean traject binnen de gehele organisatie. Vanaf management tot op de werkvloer moet iedereen weten; wat is Lean, waarom wordt het gebruikt, wat willen we ermee bereiken, en hoe gaan we dat concreet doen? Het succes van een Lean traject valt of staat met duidelijke en concrete doelen. Voor iedereen moet het duidelijk en concreet zijn hoe medewerkers mee kunnen werken of onderdeel uit maken van het gehele traject. - Management
Een derde aspect is het hebben van goed management. Zij hebben een motiverende en coachende rol. Op de werkvloer zie je vaak Green Belts als projectleiders fungeren. Black Belts kunnen als programmamanagers helpen om het overzicht te houden over de verschillende Green Belt projecten en de link te leggen met het strategisch belang. Alle Belts stimuleren en enthousiasmeren de medewerkers door het uitdragen van doelstellingen en de strategie van de organisatie. Het doel is de Lean gedachte overbrengen op alle medewerkers en ervoor zorgen dat iedereen volgens de Lean filosofie gaat denken en werken, om zo goed mogelijk aan de klantwens te voldoen. - Maak de juiste keuzes
Een vierde aspect is het behalen van successen door de juiste projecten te kiezen die in lijn liggen met de doelstellingen en strategie van de organisatie. Kleine successen kunnen met Lean meestal snel en makkelijk worden behaald. Tools die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn onder andere 5S, of dagstarts op de werkvloer. In een dagstart maak je doelstellingen visueel en bespreekbaar voor iedereen. Hieruit komen vaak verbeterinitiatieven. Het is aan het management om dit vervolgens te begeleiden en hierin de juiste keuzes te maken.
Binnen een Lean traject wil je als organisatie de vijf principes blijven herhalen. Een van de doelen zou moeten zijn om de Lean filosofie op te nemen in de cultuur en ervoor te streven dat iedereen volgens die filosofie gaat denken en werken. Een startpunt om dit op werkvloer niveau te realiseren is door het faciliteren van een Yellow Belt training. In deze training worden medewerkers opgeleid worden tot projectleden, met basiskennis van Lean.