Slimmer werken,
blije klanten

Lean Management bij Provincies

Dat Lean Management toepassen bij gemeenten waardevol kan zijn is al een keer beschreven. Dat Lean ook zeer geschikt is voor provincies is minder bekend. Reden genoeg om daar even bij stil te staan.

Een goed voorbeeld om aan te geven wanneer Lean heel nuttig had kunnen zijn, is de troonswisseling op 30 april 2013, de dag dat prins Willem Alexander koning werd. Hoewel veel mensen er niet zo snel over na zouden denken, bracht dit feestelijke moment veel veranderingen met zich mee. Voornamelijk bij de provincies en gemeenten. Denk maar aan alle voorraden aan briefpapier die niet meer bruikbaar waren, en laat het hebben van teveel voorraad nou net één van de acht verspillingen zijn binnen Lean Management.

Lean Management in Provincies Bureau Tromp

Ook nu nog worden overheden steeds meer gedwongen om dezelfde diensten te leveren met minder mensen. Daarnaast neemt de druk toe om doorlooptijden te verkorten én de kwaliteit te verbeteren. Klinkt als een onmogelijke taak, maar niets is minder waar. Lean neemt namelijk alle verspillingen weg, waardoor alleen de belangrijkste stappen binnen het proces overblijven. Dit leidt automatisch tot een kortere doorlooptijd terwijl de kwaliteit van het product of de dienst hetzelfde blijft of mogelijk zelfs verbetert.

Lean Management in provincies Zeeland en Gelderland

Om te laten zien hoe Lean Management past binnen provincies gebruiken we de provincies Zeeland en Gelderland als voorbeeld.

Lean Management in provincie Zeeland Bureau Tromp

Voor Zeeland was het een methode om te gebruiken tijdens de invoering van ‘Zaakgericht werken’. De processen in het nieuwe zaaksysteem werken met Lean eerst allemaal even tegen het licht gehouden, om te testen of de processen daadwerkelijk efficiënt verliepen. Later zijn de processen voor subsidieaanvragen en stukken die tijdens de vergadering van de Gedeputeerde Staten worden behandeld verder verbeterd.

Lean Management in provincie Gelderland Bureau Tromp

Voor provincie Gelderland was Lean Management een goede manier om voor een aantal afdelingen de ondersteunende processen te analyseren. Zo werd bijvoorbeeld het proces voor sollicitatiebrieven van nieuwe burgemeestersposten verbeterd, maar ook het algehele postproces van de provincie.

Natuurlijk betekent het wegnemen van verspillingen in processen niet dat het daarmee klaar is. Het doel is om ‘elke dag een stapje beter’ te worden, de definitie van de Japanse term ‘Kaizen’.

Hoe wordt Lean Management in provincies toegepast?

Het invoeren van Lean Management gebeurt natuurlijk niet zomaar. Een basistraining voor alle betrokken medewerkers en het management is een belangrijke eerste stap. Nadat iedereen weet hoe Lean werkt en welke tools er gebruikt moeten worden om processen te verbeteren, worden er onder begeleiding van ervaren Black Belts één of meerdere processen aangepakt. Vervolgens is het aan de medewerkers om uiteindelijk helemaal zelfstandig processen te verbeteren.

Ook interessant:

Vind je dit artikel interessant? Deel het in je netwerk.

Follow by Email
Facebook
Twitter
LinkedIn

Sponsored post_1200x420

Verbeteren met Lean? Lees meer over o.a. Lean tools en tips mét praktische voorbeelden waarmee je vandaag al kunt starten!
Download gratis