Kanban
Kanban is de Japanse term voor visueel = kan & kaart = ban. De werknemers bij Toyota gebruikten de kaarten om de stappen in hun proces visueel te maken. Het resultaat was meer communicatie tussen de teams over wat er gedaan moest worden en wanneer. Ook werden processen gestandaardiseerd en verbeterd, wat heeft geleid tot minder verspilling en meer waarde.
Iedereen weet waarschijnlijk wel hoe de vakkenvullers in de supermarkt de schappen aanvullen. De producten die het dichtst bij de houdbaarheidsdatum zitten vooraan, de nieuwste producten erachter. Ook wel FIFO (First In First Out) genoemd. Doel is om de schappen altijd zo vol mogelijk te houden, dat is aantrekkelijker voor de klant. Wat betreft de inkoop van deze producten werkt het anders. Pas wanneer de voorraad in het magazijn bijna op is wordt de nieuwe lading besteld. Dit is gebaseerd op het Just-In-Time principe en is zeer efficiënt omdat er uitgegaan wordt van de klantvraag. Er is dus nooit teveel of te weinig, tenminste, dat is de bedoeling. Kanban werkt ook op deze manier. In dit artikel lees je hoe dat precies zit en wat de mogelijkheden zijn.
Kanban toen en nu
In de jaren ’40 heeft Toyota het kunstje afgekeken van de supermarkten en verwerkt in een systeem dat zij Kanban noemden. Dit zorgde ervoor dat de voorraden en de vraag meer op elkaar aansloten, waardoor de kwaliteit en de doorstroom verbeterd werden.
Wat is Kanban?
Tegenwoordig hebben we veel te maken met tekst als informatiemiddel op het werk. Denk aan e-mails, takenlijsten, rapporten en de hoeveelheid informatie die je op internet kan vinden. Misschien wel zoveel dat het overzicht soms kwijtraakt. Ook hier geldt de regel dat een foto meer zegt dan duizend woorden. Dit is wetenschappelijk bewezen, het brein geeft zelfs de voorkeur aan visueel beeld. Geen wonder dus dat Kanban een populaire tool is binnen Lean en Six Sigma.
Het maakt gebruik van de kracht van visuele informatie met behulp van kaarten (bijv. post-its) op een bord om een beeld te creëren van het werk. Dit overzicht geeft meer mogelijkheden om met elkaar te communiceren over de status en de voortgang van het werk.
4 principes van Kanban
Kanban wordt tegenwoordig steeds meer gezien als een manier om Agile en Lean Management methoden te implementeren bij technische en niet-technische organisaties. Hoewel er in de laatste jaren een aantal veranderingen heeft plaatsgevonden blijven onderstaande principes de basis van Kanban.
1. Visualiseer het werk
Door het werk en de workflow visueel te maken, kun je de stroom van het proces observeren en analyseren. Wanneer alle beschikbare informatie meegenomen wordt, zoals knelpunten, wachttijden e.d., verbetert de communicatie en de samenwerking.
2. Beperk ‘Work in Progress’
Door de hoeveelheid onafgemaakt werk te beperken kun je de tijd dat een product binnen een Kanban systeem reist reduceren. Ook kun je problemen voorkomen die veroorzaakt worden door het switchen van taken en het constant bijstellen van producten.
3. Focus op flow
Door de Work-in-Progress (WIP) tijd te reduceren en regels voor de teams op te stellen kun je het Kanban systeem optimaliseren door de flow te verbeteren. Door deze flow constant te analyseren kun je toekomstige problemen voorkomen.
4. Monitoren, wijzigen en verbeteren
Wanneer het Kanban systeem goed werkt zal het de basis zijn van een organisatiecultuur waarin constant verbeteren centraal staat. De effectiviteit van de teams kan bepaald worden door de flow, kwaliteit en de doorlooptijden te meten en analyseren.
Toepassing van Kanban
Kanban kan op meerdere manieren worden toegepast, het doel blijft echter altijd hetzelfde: efficiënt produceren. Het weergeeft wat, wanneer en in welke hoeveelheid iets geleverd moet worden met Kanban kaarten als belangrijke speler. Deze kaarten geven het signaal aan de betreffende personen die de goederen aan moeten leveren. Wanneer de minimum waarde overschrijdt wordt volgt een trigger (Kanban kaart) om de producten aan te vullen. De mate van consumptie is dus bepalend voor de vraag.
Naast de kaarten is het Kanbanbord een variatie op dit systeem. Het bord maakt dan gebruik van magneten, stickers of post-its die de hoeveelheid werk vertegenwoordigen. Een kaart staat voor een product in het proces en de plek op het bord visualiseert de beweging in het productieproces. Vaak is het bord ingedeeld in drie kolommen: to do (wachtend), doing (in productie) en done (geproduceerd).
