Verbeteringen
Één van de belangrijkste indicatoren waarop gestuurd wordt in de betreffende woningcorporatie, is een minimale leegstand van de te verhuren woningen. Door de inzet van dag- en weekstarts en visueel management was er meer grip op de werkvoorraden en het proces. De frictieleegstand is hierdoor deels verkort. Ondanks dit bleken de verbeteringen niet tot een duurzame verbetering te leiden, met als sub-optimalisatie en frustratie in de organisatie tot gevolg.
Variaties
Het verhuurproces bij een woningcorporatie is een proces waarbij veel afdelingen betrokken zijn. Daarnaast veroorzaken inspectie, onderhoud en doelgroepmatching allerlei variaties op het standaardproces. De initiële verbeteringen hadden een veel grotere impact kunnen hebben als er rekening gehouden was met de procesvarianten. Belangrijk hierbij is dat je procesvariatie niet mag verwarren met procesvarianten. Variatie betreft de procesuitkomst en kan mogelijk verklaard worden door de gevolgde procesvariant.
Process Mining
Voor de uitgevoerde analyse hebben we een dataset genomen van 250 recent ontvangen opzeggingen. Door deze data met Process Mining te analyseren werd snel inzichtelijk dat de afhandeling van de 250 geanalyseerde opzeggingen in het verhuurproces op 199 verschillende manieren (=procesvarianten) waren verwerkt. Het ‘standaard proces’ zoals dit binnen de organisatie bekend was, bleek dus niet zo standaard te zijn….
Er is een groot verschil tussen een gewenst proces, een verwacht proces en de processen in de praktijk. Welke van de gevonden varianten in de praktijk voldoen aan het gedefinieerde ‘standaard proces’? Na het in lijn brengen van het aantal varianten met het gewenste proces, wordt daarna het inhoudelijk verbeteren met de Lean Six Sigma methodiek nog veel effectiever voor cliënt en organisatie.
Conclusie
Process Mining helpt dus om de ‘verbetermachine’ van de organisatie te verbeteren. Hoe bewust ben jij van het aantal procesvarianten in het zogenoemde standaard proces..? Wil je nader kennismaken met Process Mining, volg dan ons gratis webinar dat wij op19 mei verzorgen of neem contact met ons op via info@bureautromp.nl