Zelfs het beste Demand Management had in 2020 niet de extreme schommelingen kunnen voorzien. Voor de ene organisatie viel de vraag weg en moesten snel nieuwe afzetmogelijkheden gevonden worden. Andere organisaties, met name in de e-commerce logistiek, werden compleet overweldigd door de toegenomen vraag naar hun dienstverlening.
Daarmee kwam ook de Lean-methodiek onder vuur te liggen. Met name bij organisaties die leveringsproblemen kregen, omdat hun supply chain opdroogde vanwege stilstaande fabrieken van toeleveranciers. De tussenvoorraden waren te mager, te Lean, om de schommelingen op te vangen. Snel nieuwe leveranciers aanstellen is kostbaar en riskant.
Gelukkig draait het binnen Lean om continu verbeteren. Laten we dus kijken naar wat we van de ontwikkelingen in 2020 kunnen leren. Een interessante invalshoek komt uit de disciplines van Demand Management.
Wat is Demand Management?
Door heel goed de vraag van je klanten in te schatten, ben je in staat om je supply chain optimaal in te richten en af te stemmen met je toeleveranciers. Demand Management heeft veel overeenkomsten met Demand Planning, maar het is meer gericht op de kortere termijn. Daarmee levert het inzichten en afspraken om in te spelen op kansen en bedreigingen in de markt.
De onderdelen van Demand Management:
Demand Forecast
Laat je salesteam gedetailleerd uitwerken wat zij verwachten van de klantvraag van het komende jaar. Kijk daarbij naar historische verkoopdata en bepaal de impact aan de hand van marktonderzoeken, trends, invloed van concurrenten en lokale ontwikkelingen. Door verschillende scenario’s uit te werken ben je goed voorbereid op de schommelingen in de markt.
Demand Analyse
Een goede sales forecast vereist dus relevante data. Verkoop per klantgroep, regio, branche, product, etc. Hoe hecht zijn de klantrelaties? Wat is jouw aandeel t.o.v. andere leveranciers? Kunnen klanten gemakkelijk overstappen? Maak een meetplan waarin je zekerstelt dat je deze data verzamelt gedurende het jaar. Zodoende laat je het ERP/CRM voor jou werken en maak je een valide sales forecast zonder dat het teveel vraagt van het salesteam.
Supply Planning
Nu heb je een gedetailleerd beeld van wat jouw klanten van jou nodig hebben het komende jaar. Daarmee kijken we naar de aanbodzijde. Hoe betrouwbaar zijn jouw toeleveranciers? Kunnen zij op korte termijn op- en afschalen? Wat is hun positie ten opzichte van concurrenten in hun markt?
Zorg dat je je toeleveranciers goed kent, zodat je niet reactief bent wanneer er bijvoorbeeld één uitvalt. Bovendien sta je met dit inzicht sterker in onderhandelingen. Vaak weten jouw toeleveranciers ook veel over de marktontwikkelingen en trends. Een partnerschap waarin je elkaar informeert en snel schakelt helpt je om samen kansen te benutten.
Operations planning
Hoe kijkt operations naar de sales forecast? Zijn er redenen waarom capaciteit in het geding is in verband met een machine in onderhoud? Hoe is het seizoenspatroon afgestemd op de bezetting? Goede afstemming tussen sales en operations is essentieel. Regelmatig zie je dat de salesafdeling opdrachten binnenhalen en tijdslijnen afstemmen met klanten die niet haalbaar zijn. Daarmee zet je operations erg onder druk.
Met Demand Management stem je dus ook hierin de verwachtingen af en kom je achter mogelijke belemmeringen. Voor operations is het bovendien een goede aanleiding om creatief te blijven. Wellicht kan er een deel van de productie worden uitbesteed om zo capaciteit vrij te maken. Daarvoor loont het om de toeleveranciers alvast in beeld te hebben. Zodoende kan er wederom snel geschakeld worden.
Tot slot, zoals gezegd had zelfs het beste Demand Management de schommelingen in 2020 niet kunnen voorzien. Het zou er echter wel voor gezorgd kunnen hebben dat je als organisatie snel kunt schakelen. Tussen de afdelingen sales, supply chain en operations zouden de lijnen kort zijn. De relaties met klanten zouden warm zijn en het speelveld van toeleveranciers bekend.
De tekorten in tussenvoorraden dit jaar zouden daarmee voorkomen of snel opgelost zijn. Daarmee geeft Demand Management een herinnering aan het Lean gedachtengoed. Het draait niet alleen om slank en kostenbewustzijn. Juist door snel te kunnen schakelen worden bedreigingen voorkomen en misschien zelfs omgezet in kansen.