Niets is dodelijker voor de creativiteit dan standaardisatie. Bij het in een mal gooien van simpele processen stoot je vaak tegen de nodige weerstand aan vanuit de werkvloer. Maar standaardisatie kan juist ook veel ruimte brengen: rust om je als medewerker bezig te houden met het eigenlijke werk in plaats van elke keer opnieuw het wiel uit te vinden. In dit artikel leggen we je uit wat een SOP is en hoe je deze tool kunt inzetten binnen jouw organisatie.
Wat is SOP?
SOP staat voor Standard Operating Procedure. Een SOP is een hulpmiddel voor medewerkers om hun werkzaamheden op de beste manier uit te voeren. Door een SOP te lezen weet men welke stappen er uitgevoerd moeten worden om een activiteit succesvol te realiseren. Standaard operating procedures (SOPs) helpen ruis, variatie en discussie over een proces weg te nemen en daarnaast is het een fantastisch middel om medewerkers snel in te werken en je gelooft het misschien niet, om continu te verbeteren.
Stap 1: Creëer een lijst van processen die je gestandaardiseerd wilt hebben
De beste manier om dit te doen is door teams met of zonder hun managers een lijst met processen te laten identificeren waar in potentie SOPs voor gemaakt kunnen worden. Vervolgens kan met het Managementteam deze processen worden geëvalueerd en vanuit daar kunnen prioriteiten worden gesteld. Houd er rekening mee dat niet alle processen gestandaardiseerd hoeven te worden of zelfs gestandaardiseerd kunnen worden.
Tip van de expert: Bij de eerste stap zul je geneigd zijn om een SOP te maken voor elk proces van de organisatie. Dit is natuurlijk niet het doel. Kies processen die niet in de toekomst continu onderhevig zijn aan aanpassingen.
Stap 2: Plan een proces voor het maken en het beheren van de SOPs
Zorg voor een goed en robuust format/template:
Als je eenmaal een lijst hebt met processen die je wilt gaan vastleggen kun je beginnen aan de procedure voor het creëren van SOPs. Ja, een SOP om te kunnen SOP’en. Als eerst kun je een format maken voor de SOPs, dit is een standaard format wat telkens weer terugkomt. Bedenk hoe het eruit gaat zien, ga je het bijvoorbeeld stapsgewijs doen, in diagrammen, in een flowchart of een combinatie van deze methodes. Belangrijk hierbij is om te bedenken wie je doelgroep is. Vervolgens ga je het template creëren, met als einddoel dat alle SOPs er hetzelfde uitzien en te lezen zijn.
Zorg voor een goed review proces:
Nu kan je het proces inrichten om de SOPs te kunnen reviewen. Het is belangrijk dat er een proces is wat er voor gaat zorgen dat een SOP goedgekeurd wordt voor gebruik. Er is uiteindelijk 1 iemand verantwoordelijk voor het goedkeuren, het beheren van de SOPs en de kwaliteit hiervan.
Maak ze toegankelijk:
Zorg ervoor dat de SOPs op de juiste manier beschikbaar zijn voor je medewerkers. Dit kan via papier, de Cloud of via een medewerkers App. Op dit punt kan je ook beslissen voor wie welke SOPs beschikbaar zijn.
