“If you don’t know where you are going, any road will lead you nowhere”. Deze quote van Henry Kissinger benadrukt het belang van het maken én het uitvoeren van een strategische planning. Hoshin Kanri is een tool uit Lean management die daar uitermate geschikt voor is.
Wat is Hoshin Kanri ?
Hoshin betekent onder meer ‘kompas’ en ‘koers’ en Kanri betekent onder andere ‘management’ en ‘controle’. Samen staan ze binnen Lean management voor een ‘kompas’ dat ervoor zorgt dat je als organisatie gericht blijft op het ‘Ware Noorden’: de missie en visie van de organisatie.
De management tool Hoshin Kanri zorgt ervoor dat jouw organisatie in 7 stappen dichterbij het ‘Ware Noorden’ kan komen. De tool biedt namelijk handvatten voor het creëren van strategische doelen, zo kunnen de missie en de visie van de organisatie worden nageleefd. De onderstaande afbeelding illustreert hoe de stappen verbonden zijn met de Hoshin Kanri matrix (ook wel X-matrix genoemd).
De 7 stappen van Hoshin Kanri
Stap 1: Creëer een aantrekkelijke missie en visie
Om naar het ‘Ware Noorden’ te komen, moet uiteraard eerst duidelijk zijn wat de missie en visie van jouw bedrijf zijn. Wat is de uiteindelijke bedoeling van jouw organisatie? Wat is haar bestaansrecht? Deze stap bestaat vaak uit vele creatieve & iteratieve revisies. Het idee is dat je middels sleutelwoorden en -zinnen de ideale toekomstvisie van jouw organisatie schetst.
Stap 2: Definieer strategische langetermijndoelstellingen
Onderzoek welke strategische langetermijndoelstellingen je wilt realiseren en zorg ervoor dat deze een dynamisch karakter hebben: ze kunnen onderweg veranderen als de ervaring dat vereist. Stel 3 tot maximaal 5 strategische doelen op in lijn met de visie van de organisatie, kijk hierbij 3 tot 5 jaar vooruit en maak ze SMART. Als je kijkt naar de bovenstaande afbeelding (stap 2) is ‘klanttevredenheid > 99%’ een voorbeeld van een langetermijndoelstelling.
Stap 3: Hoe ver komen we dit jaar?
Bij deze stap wordt iets verder ingezoomd door een jaar vooruit te kijken en jaardoelen op te stellen. Een voorbeeld van een jaardoel (stap 3) is: ‘klanttevredenheid > 85%’ of ‘medewerkertevredenheid > 75%’. De centrale vraag is: hoe ver wil je als organisatie dit jaar komen met de langetermijndoelen uit stap 2? De jaardoelen passen uiteraard bij de strategische langetermijndoelen: als de jaardoelen behaald zijn, zijn de langetermijndoelen ook deels behaald. Ook bij deze stap geldt de SMART-methode: wees specifiek en maak succes meetbaar.
Stap 4: Bepaal de belangrijkste verbeterprojecten van dit jaar
Bij deze stap bepaal je de belangrijkste activiteiten (ook wel verbeterprojecten genoemd) die ervoor moeten zorgen dat de jaardoelen uit stap 3 worden behaald. Een voorbeeld van een verbeterproject (stap 4) is: ‘klanttevredenheidsonderzoek’ of ‘medewerkerstevredenheidsonderzoek’. De verbeterprojecten kun je als het ware zien als een ‘to-do lijst’ voor de komende maanden die door meerdere mensen in de organisatie wordt uitgevoerd.
Stap 5: Definieer targets en KPI’s
Op basis van de activiteiten in stap 4 moet je KPI’s en targets opstellen. Bij elke activiteit bepaal je wat het verwachte resultaat is. Om tot realistische KPI’s en targets te komen, kun je jezelf de vraag stellen wanneer het resultaat is behaald en of deze ervoor zorgt dat de jaardoelen worden bereikt. In stap 4 staat bijvoorbeeld de activiteit: ‘OEE verhogen’. De target die daaruit voortkomt is: ‘OEE van > 80%’. Hier is dus bepaald dat de activiteit succesvol is uitgevoerd wanneer de OEE hoger is dan 80% .
Stap 6: Bepaal een projectleider en sponsor voor elk verbeterproject
Zorg dat er voor elk verbeterproject een duidelijke ‘eigenaar’ is, opgedeeld in de ‘projectleider’ en de ‘sponsor’. De projectleider heeft de dagelijkse leiding van het project en is – samen met het team – verantwoordelijk voor het opleveren van de projectresultaten. De sponsor is de persoon in de organisatie die ervoor wil zorgen dat het project succesvol wordt. De sponsor ondersteunt de projectleider gedurende het hele project. In de matrix (stap 6) is te zien dat de verbeterprojecten worden gekoppeld aan de projectleiders en sponsoren.
Stap 7: Het onderling verbinden van de stappen 1 t/m 6
Alle onderdelen van de Hoshin Kanri matrix zijn met elkaar verbonden door verbindingsmatrices. Zo kun je bij de verbinding van de jaardoelen en verbeterprojecten zien dat het jaardoel ‘klanttevredenheid > 85%’ in verband staat met het verbeterproject ‘klanttevredenheidsonderzoek’. Een ander voorbeeld is dat het verbeterproject ‘OEE verhogen’ in verband staat met de KPI ‘OEE van > 80%’. Deze stap is de laatste controle om er zeker van te zijn dat de jaardoelen en verbeterprojecten zijn afgestemd op de langetermijndoelen.
Catchball
Kenmerkend voor de Hoshin Kanri matrix is dat deze gemaakt wordt samen mét de gehele organisatie. Het is een iteratief proces – vaak Catchball genoemd – waarbij de mensen in de organisatie tijdens het maken continue in gesprek zijn en elkaar feedback geven. Aangezien alle niveau’s van de organisatie werken aan de strategische doelen, kunnen zij ook hun input geven.
Kortom, de tool Hoshin Kanri kun je inzetten om op een effectieve manier strategische langetermijn doelen, jaardoelen en verbeterprojecten te realiseren. Hierdoor zorg je ervoor dat jouw organisatie doelgerichter kan werken en zich continu kan verbeteren.
Wil je zelf aan de slag met Hoshin Kanri, volg dan de masterclass.