Het Lean Huis (ook bekend als Toyota Production System) is een middel om Lean toepasbaar te maken op iedere organisatie. De vorm van het huis is gebruikt om visueel te laten zien hoe je een organisatiestructuur bouwt die zelf ondersteunend is.
Het lean huis is onder te verdelen in 5 verschillende aspecten:
- De doelstellingen van de organisatie
- De fundering op orde hebben; klantwaarde, standaardisatie, continu verbeteren (kaizen) en visual management (bijv. 5S)
- De muren onder controle hebben; kwaliteit en snelheid waarborgen
- Gemotiveerde mensen
- Creëren van toegevoegde waarde
Hoe is het Lean huis ontstaan?
Vanaf de 2de wereldoorlog tot aan de jaren ’70 maakte Toyota zo’n immense groei door dat ze merkten dat het Lean gedachtegoed niet meer over te brengen was naar alle medewerkers. Fujio Cho ontwikkelde daarom het Toyota Production System. In 1996 is dit systeem in het boek Lean Thinking door Jim Womack en Dan Jones omgedoopt tot het ‘Lean House’ en wordt het in steeds meer bedrijven toegepast.
In het Lean Huis begin je, net als bij het bouwen van een echt huis, met een bouwtekening waarin je je einddoel op papier zet. Je begint met de fundering, dan volgen de muren en tot slot komt het dak er op. Bouw je je huis op een andere manier dan stort het vroeg of laat, net als een Jenga puzzel, in.
Het bouwproces in 5 stappen
-
Doelstelling –De bouwtekening
Met zijn MoonSpeech (1962) liet John F. Kennedy heel mooi het belang van een uitdagend doel zien.
Resultaat: In 1969 arriveerde de Amerikaan Neil Armstrong als eerste man op de maan.
Ook in een Lean organisatie is een bijna onhaalbaar doel (Big Hairy Audacious Goal) de basis om:
- Mensen mee te krijgen
- Middelen te organiseren
- Successen te meten.
- Cultuur van continu verbeteren in stand te houden
-
Stabiliteit –De fundering
Je hebt een goede fundering nodig om een mooi gebouw op te zetten. Stabiliteit in een organisatie creëer je door een voorspelbaar en betrouwbaar proces te realiseren, dat is je fundament. Dit vraagt om:
- Standaardisatie(5S)
- Werkafspraken
- Goed inwerken van mensen
- Gelijkmatig verdelen van het werk
- Verlangen om iedere dag een beetje beter te worden (continu verbeteren)
-
Snelheid versus kwaliteit –De muren
De twee pijlers van het Lean Huis zijn kwaliteit en snelheid.
Veel bedrijven hebben tegenwoordig de focus liggen op snelheid. Waarom? Omdat de markt hierom vraagt. Mogelijke gevolgen:
- Resultaat/ kwaliteit loopt terug
- Processen lopen vast omdat je niet bent ingericht op deze snelheid
- Teleurgestelde klanten.
In het Lean Huis werken de pijlers kwaliteit en snelheid samen.
Kwaliteit = Zorgen dat je continu kunt leveren naar de verwachting van de klant.
Snelheid = Precies op tijd leveren van een product of dienst (Just in Time).
Het Lean gedachtegoed legt hierbij éérst de focus op kwaliteit, net als in het verhaal van de wedstrijd tussen de haas en de schildpad. Soms moet je vertragen om te kunnen versnellen! Zorg net als de schildpad voor constante, goede kwaliteit en je zult op termijn je concurrentie achter je laten!
-
De mensen –Het hart van het huis; de keuken
Betrokken medewerkers zorgen voor:
- Betere bedrijfsprestaties
- Sterk merk
- Meer tevreden en loyale klanten
- Uiteindelijk ook meer winst
Taiichi Ohno had dit al eerder door. Voor hem betekende dit dat hij de mensen in het proces betrok en hen de middelen gaf invloed uit te oefenen. Hiermee gaf hij ze de uitdaging om continu kunnen blijven verbeteren. Hij gaf ze het gevoel dat zij de verandering waren; het hart van het huis.
Om Lean succesvol te laten zijn is het van belang om de verandering écht vanuit de medewerkers te laten komen. Dit vraagt om goed leiderschap met wederzijds vertrouwen en natuurlijk een helder gezamenlijk doel om naartoe te werken.
-
Waarde creatie –Het dak
Heb je de tekening, de fundering en de muren staan, dan kan je aan het dak beginnen; het creëren van meer klantwaarde tegen, jawel; lagere kosten. Om dit te kunnen doen is klantfocus nodig. Hoe je dit kunt doen vertel ik mijn volgende blog.
Tip: Door te focussen op wat jouw klant écht wilt kan je processen stroomlijnen (en verspillingen de nek omdraaien), terwijl je aan hun verwachtingen blijft voldoen. Dit bereik je door écht door te vragen wanneer je met de klant in gesprek bent: 5x why
Conclusie
- Het heeft géén zin heeft om te focussen op lagere kosten (het dak) als je Lean huis niet staat.
- Vergeet de medewerker niet!
- Het model dat ontstaan is (uit de noodzaak om de Lean kennis over te dragen in de Toyota fabriek) is inmiddels in iedere branche toe te passen